談談檔案的“現掃現用”

在我國，各級綜合檔案館都要面對檔案需求的動態變化和館藏檔案平均利用率不超過10%的現實，面對檔案數字化能力小和檔案數量大的矛盾，檔案館充分利用計算機網絡優勢，通過“現用現掃”這一小革新解決了大問題，方法簡單，操作方便，值得借鑒。

一、革新源于思變

有一個市級檔案館館藏工人調配檔案涉及100多萬人，利用人多但不重復用。該館及時建立了百萬工人調配檔案人名專題目錄數據庫。但因數據基數大，利用率比例小且時間長，加之一下子掃描上百萬頁有時間和其他難度，當時全部掃描并不是上策。窮則思變，現用現掃應運而生。

現用現掃就是對沒來得及數字化檔案的單件需求，對利用率極低沒數字化檔案的偶爾需求，在庫區現場進行掃描，通過網絡迅速給利用者提供數字化檔案打印件。具體作法是檔案利用接待人員在工人調配檔案專題目錄數據庫（或文件級目錄數據庫）檢索后，通過網絡系統將所需檔號通知檔案庫管員，庫管員調出檔案原件在庫區管理人員辦公室直接掃描，利用網絡打印機直接將所需檔案掃描打印件在檔案利用接待人員處打印機上打印輸出，檔案數據管理人員定期將現用現掃的圖片壓縮進檔案管理系統。這種方式已成為該檔案館解決大部分檔案單件偶爾利用的長期策略，現用現掃件數已超過三萬份，使該檔案館取得檔案全文數字化10%的比例，卻達到提供數字化檔案打印件90%的理想預期。

二、革新好處甚多

現用現掃成為利用先進技術和方法提供檔案的成功典范，受到國家檔案行業領導、專家、學者、實踐人員的一致好評，許多地方都采用了這種方法，主要有三大好處：

（一）現用現掃是保證檔案實體利用安全的最有效方法。由于是庫管人員在庫區掃描檔案，消除了檔案實體離開庫區的風險。同時，只有庫管人員接觸檔案實體，是在可控的范圍內對整卷檔案內容安全和原件實體的保護。

（二）現用現掃是提高檔案接待工作效率的最有效措施。保管檔案與掃描檔案一般同為一人或同一部門（共同管理一個庫房），自然取消了傳統的檔案利用接待人員與庫管人員之間逐卷、逐件、逐頁交接檔案的手續，節省了檔案出入庫兩次盤點檔案時間，工作效率提高數十倍，更有益的是減輕了檔案交接人員檔案安全方面的思想壓力。

（三）現用現掃是加快檔案數字化步伐的重要途徑。“多掃描少復印”應該是檔案館當今提供利用檔案的新理念。以現用現掃替代調檔復印，然后將掃描圖片轉入檔案管理系統，即滿足了用戶當前的需求又擴充了檔案數字化的內容，以后利用再不調檔，一舉兩得。

三、革新所需條件和注意事項

盡管如此，現用現掃也必須具備以下條件才能做好。

（一）進行現用現掃的革新，必須進行檔案館接待利用工作流程的重組，根據本館檔案利用的工作量來合理配置庫管人員，補充完善相關工作制度。這不是技術問題，是需要行政領導做出工作流程重組、部門業務重新分工、人力資源重新配置的問題。

（二）現用現掃必須在計算機網絡環境下進行，否則調檔通知發送復雜和網絡打印無法實現。有的縣市區檔案館人員較少，辦公相對集中，也可以采用直接的方法。

（三）開展現用現掃工作，必須在文件級或專題目錄數據庫建成以后，保證檢索速度而不使利用者等待更多的時間，先檢索出來然后再完成掃描、掛接、入庫等工作。

（四）檔案管理系統內具備掃描功能更好，可直接掃描進入檔案數據庫。利用掃描軟件加工后，掃描文件夾命名一定要以檔號命名，才能保證符合紙質檔案數字化技術規范的要求。

（五）如果只利用一件而調出一卷，給利用者提供服務后把整卷檔案全部掃描進入檔案數據庫更好，可以起到事半功倍的效果。