談?wù)剻n案的“現(xiàn)掃現(xiàn)用”

在我國(guó)，各級(jí)綜合檔案館都要面對(duì)檔案需求的動(dòng)態(tài)變化和館藏檔案平均利用率不超過(guò)10%的現(xiàn)實(shí)，面對(duì)檔案數(shù)字化能力小和檔案數(shù)量大的矛盾，檔案館充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)“現(xiàn)用現(xiàn)掃”這一小革新解決了大問(wèn)題，方法簡(jiǎn)單，操作方便，值得借鑒。

一、革新源于思變

有一個(gè)市級(jí)檔案館館藏工人調(diào)配檔案涉及100多萬(wàn)人，利用人多但不重復(fù)用。該館及時(shí)建立了百萬(wàn)工人調(diào)配檔案人名專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。但因數(shù)據(jù)基數(shù)大，利用率比例小且時(shí)間長(zhǎng)，加之一下子掃描上百萬(wàn)頁(yè)有時(shí)間和其他難度，當(dāng)時(shí)全部掃描并不是上策。窮則思變，現(xiàn)用現(xiàn)掃應(yīng)運(yùn)而生。

現(xiàn)用現(xiàn)掃就是對(duì)沒(méi)來(lái)得及數(shù)字化檔案的單件需求，對(duì)利用率極低沒(méi)數(shù)字化檔案的偶爾需求，在庫(kù)區(qū)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行掃描，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速給利用者提供數(shù)字化檔案打印件。具體作法是檔案利用接待人員在工人調(diào)配檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)（或文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)）檢索后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將所需檔號(hào)通知檔案庫(kù)管員，庫(kù)管員調(diào)出檔案原件在庫(kù)區(qū)管理人員辦公室直接掃描，利用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接將所需檔案掃描打印件在檔案利用接待人員處打印機(jī)上打印輸出，檔案數(shù)據(jù)管理人員定期將現(xiàn)用現(xiàn)掃的圖片壓縮進(jìn)檔案管理系統(tǒng)。這種方式已成為該檔案館解決大部分檔案單件偶爾利用的長(zhǎng)期策略，現(xiàn)用現(xiàn)掃件數(shù)已超過(guò)三萬(wàn)份，使該檔案館取得檔案全文數(shù)字化10%的比例，卻達(dá)到提供數(shù)字化檔案打印件90%的理想預(yù)期。

二、革新好處甚多

現(xiàn)用現(xiàn)掃成為利用先進(jìn)技術(shù)和方法提供檔案的成功典范，受到國(guó)家檔案行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專家、學(xué)者、實(shí)踐人員的一致好評(píng)，許多地方都采用了這種方法，主要有三大好處：

（一）現(xiàn)用現(xiàn)掃是保證檔案實(shí)體利用安全的最有效方法。由于是庫(kù)管人員在庫(kù)區(qū)掃描檔案，消除了檔案實(shí)體離開(kāi)庫(kù)區(qū)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，只有庫(kù)管人員接觸檔案實(shí)體，是在可控的范圍內(nèi)對(duì)整卷檔案內(nèi)容安全和原件實(shí)體的保護(hù)。

（二）現(xiàn)用現(xiàn)掃是提高檔案接待工作效率的最有效措施。保管檔案與掃描檔案一般同為一人或同一部門(mén)（共同管理一個(gè)庫(kù)房），自然取消了傳統(tǒng)的檔案利用接待人員與庫(kù)管人員之間逐卷、逐件、逐頁(yè)交接檔案的手續(xù)，節(jié)省了檔案出入庫(kù)兩次盤(pán)點(diǎn)檔案時(shí)間，工作效率提高數(shù)十倍，更有益的是減輕了檔案交接人員檔案安全方面的思想壓力。

（三）現(xiàn)用現(xiàn)掃是加快檔案數(shù)字化步伐的重要途徑?！岸鄴呙枭?gòu)?fù)印”應(yīng)該是檔案館當(dāng)今提供利用檔案的新理念。以現(xiàn)用現(xiàn)掃替代調(diào)檔復(fù)印，然后將掃描圖片轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，即滿足了用戶當(dāng)前的需求又?jǐn)U充了檔案數(shù)字化的內(nèi)容，以后利用再不調(diào)檔，一舉兩得。

三、革新所需條件和注意事項(xiàng)

盡管如此，現(xiàn)用現(xiàn)掃也必須具備以下條件才能做好。

（一）進(jìn)行現(xiàn)用現(xiàn)掃的革新，必須進(jìn)行檔案館接待利用工作流程的重組，根據(jù)本館檔案利用的工作量來(lái)合理配置庫(kù)管人員，補(bǔ)充完善相關(guān)工作制度。這不是技術(shù)問(wèn)題，是需要行政領(lǐng)導(dǎo)做出工作流程重組、部門(mén)業(yè)務(wù)重新分工、人力資源重新配置的問(wèn)題。

（二）現(xiàn)用現(xiàn)掃必須在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，否則調(diào)檔通知發(fā)送復(fù)雜和網(wǎng)絡(luò)打印無(wú)法實(shí)現(xiàn)。有的縣市區(qū)檔案館人員較少，辦公相對(duì)集中，也可以采用直接的方法。

（三）開(kāi)展現(xiàn)用現(xiàn)掃工作，必須在文件級(jí)或?qū)ｎ}目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建成以后，保證檢索速度而不使利用者等待更多的時(shí)間，先檢索出來(lái)然后再完成掃描、掛接、入庫(kù)等工作。

（四）檔案管理系統(tǒng)內(nèi)具備掃描功能更好，可直接掃描進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。利用掃描軟件加工后，掃描文件夾命名一定要以檔號(hào)命名，才能保證符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求。

（五）如果只利用一件而調(diào)出一卷，給利用者提供服務(wù)后把整卷檔案全部掃描進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)更好，可以起到事半功倍的效果。