強化檔案管理 助推企業文化建設

胡仙鳳

(中國核電工程有限公司鄭州分公司,河南鄭州 450052)

強化檔案管理 助推企業文化建設

胡仙鳳

(中國核電工程有限公司鄭州分公司,河南鄭州 450052)

企業檔案記錄著企業發展的過程，并直接服務于企業文化建設；企業文化建設亦豐富著檔案利用學的內容。本文基于對企業檔案與企業文化關系的分析；闡述了企業檔案在企業文化建設中的重要作用；然后就企業檔案管理如何助推企業文化建設，提出了幾點對策建議。

檔案管理 關系 作用 企業文化

在經濟社會快速發展的今天,企業文化建設已成為企業可持續發展的戰略要素,“文化治企”勢在必行;而企業檔案管理是企業文化建設的重要內容之一。因此, 研究和探討企業檔案管理與企業文化建設的關系,認識企業檔案在企業文化建設中的作用,使企業檔案管理在企業文化建設中的作用得到更好的發揮,對進一步完善企業文化體系,促進企業的經營發展,使企業進一步壯大,都有著至關重要的作用。

1 企業檔案與企業文化內涵及其內在聯系

企業檔案是在企業各項活動中直接形成并保存備查的各種文獻載體形式的歷史記錄,是企業寶貴的不可再生性資源。

企業文化是指企業全體員工在長期的創業和發展過程中形成并共同遵守的思想作風、基本信念、價值觀念、行為準則和最高目標,它具有鮮明的時代特色,是企業的靈魂。

蘊藏在企業檔案中的企業信息是企業文化建設的源泉和動力。企業檔案不僅生動、鮮活地記載了企業的成長發展歷程,更為企業文化建設提供了真實、可靠的資料,成為企業文化建設的“添加劑。

就企業檔案的內容而言,其本身就是一種企業文化現象,可直接服務于企業文化建設;企業文化建設亦進一步豐富了檔案利用學的內容。可見,二者存在必然的聯系,是相輔相成的關系。因此,搞好企業檔案管理,對豐富企業文化、建設企業文化有著積極的推動作用;注重了企業文化建設,亦能夠豐富充實企業檔案的內容。

2 企業檔案在企業文化建設中的地位和作用

隨著市場的激烈競爭,企業文化愈來愈成為企業強大的軟實力,也日益成為企業管理的最高境界。企業檔案因其所具有的真實性、多元性和潛在的創造性,在企業文化建設中也扮演者越來越重要的角色。

2.1 企業檔案記錄和反映了企業文化建設的歷史

企業檔案作為記錄企業成長、發展歷程的載體,是企業發展的歷史長卷,內容本身具有豐厚的文化特性。其構成以科技檔案為主體,包括工程設計、經營生產、財務管理、勞動工資、黨政工團各方面,是知識資產和信息資源的重要組成部分,并以文字、圖片、影音資料、實物的形式真實地記錄和再現了企業發展過程中的點點滴滴,反映了企業建設發展歷程,是企業可持續發展的重要資源,其豐富的內容無不處處展示出獨有魅力的文化特色。

以筆者所在單位為例,伴隨著核工業的創建和發展,已走過了近60年的發展歷程,從京城起步到荒漠戈壁、青海高原,從塞北大漠、蜀水巴山到立足中原,先后經歷兩次創業、三次搬遷、數次體制變革。這期間形成了大量的文書材料、財務報表、音像資料等不同時期、不同門類的珍貴歷史檔案。

這些檔案作為企業發展和文化的載體,鐫刻著企業成長、發展、壯大的歷程,記錄著企業建設過程中的重大事件、重要人物、產品和技術,珍藏著許多專家級的人物,蘊含著許多可歌可泣的珍貴史實,凝聚和反映著一代又一代核工業人的價值觀念和精神文化,譜寫著幾代人譜寫敬業報國、不斷進取、無私奉獻的史歌。

2.2 企業檔案可以為企業文化建設提供素材

企業檔案經過管理員的梳理和價值判斷,“留其精華,去其糟粕”,并加以規范地歸檔和整理,科學精心地保存,主動方便地提供利用,使企業檔案為企業文化建設提供了大量的歷史文獻。可利用各種載體檔案,編纂成內容豐富、形式多樣的編研材料,為企業文化建設提供詳實的素材。

前幾年筆者在參與本單位編史修志資料收集和編寫工作時,查閱了檔案室各時期生產與經營、管理、黨群等諸方面的資料文件,跨度達五十余年,收集了史志編纂所需要的很多珍貴素材和文獻資料。

經過全體編纂人員的辛勤耕耘,順利完成了80余萬字《五十年光輝歷程》的編寫工作,系統完整地展現了本單位發展的脈絡和歷程。近幾年,筆者所在單位也積極開發檔案信息資源,先后編纂了《企業宣傳冊》、《司情介紹》、《大事記》等。

可以看出,企業檔案為企業文化建設提供了素材,充分利用檔案的素材,為繼承發揚企業歷史文化優秀遺產,亦為企業文化建設提供新思想,豐富企業文化建設的內容。

2.3 企業檔案具有文化教育的價值

當企業選擇其價值觀后, 就要通過一定的方法將其輸送給員工。在這些方法中,企業檔案發揮著無可替代的作用。充分發揮檔案工作者編寫的檔案參考資料和企業的實物檔案,來宣傳企業文化的內容和要求,使之人人皆知,以創造濃郁的工作氛圍。企業檔案記錄著企業的創業史,用它來宣傳企業文化更具有說服力。

充分利用企業檔案來進行員工的培訓與教育。可以通過陳列、展覽企業的各類檔案,如黨和國家領導人視察本企業的照片和音像檔案、各項工作的成果和榮譽檔案,來啟示和鼓舞企業員工,使員工認同企業所倡導的理念和文化。結合企務公開的要求,在做到內容規范、形式規范、程序規范的基礎上,建立企業現行文件開放式閱覽室,以增強企業決策的透明度,尊重員工的知情權,體現員工的參與權,充分獲取員工的理解、支持、配合,形成企業發展的合力。

3 強化檔案管理,助推企業文化建設

“國民之魂,文以化之;國家之神,文以鑄之。”十年發展比經濟,百年發展比文化,打造先進的企業文化戰略都勢在必行,筆者所在的單位也正在著力推進企業文化建設的實施工作。這其中需要發揮企業檔案資源有效利用性作用,為助推企業文化建設做出貢獻。

3.1 做好企業檔案的收集和積累,豐富檔案信息資源建設

在企業發展過程中,會形成各類資料,檔案工作者應當站在一個新的高度,樹立“大局意識”,增強“創新意識”,樹立“精品意識”,體現“發展意識”,求真存實,彰顯史料魅力,分門別類地保存所需的資料和素材。同時,在企業文化建設實施過程中,及時收集企業文化建設中形成的檔案, 做好跟蹤歸檔和科學管理,以維護檔案的完整和安全,豐富檔案信息資源建設。

在筆者參與編史修志過程中,深有體會。鑒于史志時間跨度長、涉及內容多,需要收集素材多、繁且全面。由于時代久遠、且屢次搬遷,加上當時檔案保管意識和保管手段及條件的限制,很多有價值的文字資料、圖片、實物資料的史料無處可尋,未能完全收錄和體現,造成無法彌補的遺憾。

所以,做好企業檔案的收集和積累,是發揮其作用的前提。

3.2 做好企業檔案信息資源的開發利用,使“死”檔案變成活信息

充分利用檔案文化資源的優勢,加強與企業文化宣傳部門的溝通合作,積極開發深層次的檔案信息資源,參與企業文化的宣傳,改變檔案“養在深閨人未識”的狀況,為企業文化建設做好專題服務工作。

經過數十年的發展,企業歷史底蘊厚重,珍藏著許多專家級的人物,也塵封著許多可歌可泣的珍貴史實。我們要挖掘、提煉這些文化資源,并進行藝術加工、再現,借鑒歷史、服務現在、開創未來、垂鑒后世,成為能支撐文化產業發展的資源。提取出最能代表企業精神和價值觀的典型代表,編史修志,編寫先進人物宣傳冊,發揮行業歷史貢獻及英模人物在企業文化建設中的引領作用。

此外,企業利用檔案信息資源,充分挖掘企業的品牌價值,樹立特色鮮明的企業形象,進一步提升企業社會地位,增加企業的文化附加值。

3.3 做好企業檔案室文化建設工作,使之成為傳播企業文化的窗口

規范的企業檔案室,保存了包括文書、科研、會計、基建、設備、聲像、實物等各種門類和載體的檔案。

這些檔案記錄了企業發展的全過程。要充分發揮檔案的作用,圍繞企業中心工作,開展多種形式的檔案收集、整理、開發和應用工作,真正使檔案室成為企業的信息基地、歷史和文化資料中心,成為教育啟發員工,切實形成進取精神的有效資源;成為塑造企業形象、傳播企業文化的窗口。

以史為鑒,可以知興衰”。檔案是企業的寶貴財富,是記錄歷史、傳承文化、服務發展的重要信息資源。在當前企業面臨加快發展重要戰略機遇期,隨著體制機制改革的深化和發展方式的加快轉變,企業文化的作用將越來越凸顯。

加強企業檔案管理,深入挖掘優秀基因,科學整合文化資源,積極推進文化融合,培育新時期企業文化,為企業發展提供軟實力支撐。建設更適應企業發展、增進員工團結協作的企業文化,是每一位企業檔案工作者的職責和義務。

[1]吳紅.《檔案與文化》,《中國檔案》,2006年第5期.

[2]丁華東,沙菲.《論檔案專業文化的自覺與建設》,《檔案學通訊》,2009年第2期.

[3]李云峰,高崇巖,楊萌.試論企業檔案與企業文化建設.檔案學通訊,2003(1).

[4]張玲,馬驍勇.《加強企業檔案信息資源管理,促進企業文化建設》,《中國商貿》,2009(21).

[5]王芳.《淺談企業檔案文化在企業文化建設中的作用》.2011年第24期.