如何做好區(qū)建設(shè)工程檔案管理，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)

摘 要：在城市建設(shè)過程中，形成的對(duì)于這些資料的記載即是城市建設(shè)的檔案。它是歷史的原始真實(shí)記錄，是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)及信息資源。隨著城市化和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，檔案的管理有著越來越大的意義。本文針對(duì)如何做好城市建設(shè)的檔案管理工作提出了一些措施，旨在更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：制度化；再教育；與時(shí)俱進(jìn)

1 提高管理意識(shí)

城市建設(shè)檔案的管理是一個(gè)要求性較高的工作。管理員需要具備端正的工作態(tài)度和強(qiáng)烈的責(zé)任感，這是最基本的一點(diǎn)。除此之外，要想科學(xué)有效地做好城市建設(shè)檔案的管理工作，管理員還需要提高自己的管理意識(shí)。在當(dāng)代，要想完成好建設(shè)工程的檔案管理工作，至少應(yīng)該具備三種管理意識(shí)：第一點(diǎn)，公共性的管理意識(shí)。即管理員要有社會(huì)公眾的意識(shí)，打破局限于城市建設(shè)這樣的部門，而要形成服務(wù)于整個(gè)社會(huì)的意識(shí)。這種公眾性的管理意識(shí)就闡述了管理的范圍不是單一的某一部門，而是整個(gè)社會(huì)；第二點(diǎn)，服務(wù)性的管理意識(shí)。區(qū)城市建設(shè)檔案室是國(guó)家的事業(yè)單位，檔案管理員應(yīng)該擯棄自己政府工作人員的身份，轉(zhuǎn)化到服務(wù)的角色中去。只有管理員自我定位好，才能在工作中戒驕戒躁，扎實(shí)的做好檔案管理的工作，服務(wù)于大眾，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的建設(shè)；第三點(diǎn)，現(xiàn)代化的管理意識(shí)。隨著社會(huì)的發(fā)展，管理員也要不斷地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的知識(shí)，不斷地提高工作的效率，更好的為社會(huì)服務(wù)。總而言之，管理員在工作中要不斷地提高強(qiáng)化以上的三點(diǎn)管理意識(shí)，逐步完善城市建設(shè)的檔案管理工作，使之成為社會(huì)必不可少的信息整合渠道。

2 建立制度化的管理模式

首先，在建設(shè)工程資料的歸檔方面要制度化。在歸檔工作的地位方面，務(wù)必要強(qiáng)調(diào)歸檔工作的重要性和必要性。將建設(shè)工程的檔案管理加到工程建設(shè)的基本程序之中，將建設(shè)工程的檔案管理加到基礎(chǔ)建設(shè)的相關(guān)工作人員的工作職責(zé)之中，將建設(shè)工程的檔案管理加到建設(shè)工程的設(shè)計(jì)以及合同的履行環(huán)節(jié)之中；在歸檔工作相關(guān)環(huán)節(jié)參加方面，務(wù)必要做到責(zé)任到人，全面到位。區(qū)城市建設(shè)檔案室的相關(guān)工作人員，不僅要參加到建筑工程中設(shè)備的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，還要參加到驗(yàn)收建筑工程的環(huán)節(jié)，參加到鑒定建設(shè)工程的科研成就的環(huán)節(jié)，提高城市建設(shè)檔案的完整性和全面性；在歸檔工作的開展順序方面，要做到和建設(shè)工程的同步性。區(qū)建設(shè)行政主管部門在移交建設(shè)工程施工報(bào)建管理檔案后，管理員就要開始對(duì)建設(shè)工程竣工檔案的歸檔工作做準(zhǔn)備。工程施工時(shí)，管理員則應(yīng)注重現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查工作。工程竣工后，要及時(shí)組織建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。建設(shè)工程檔案應(yīng)該要做到及時(shí)的歸檔，對(duì)違反者采取相應(yīng)的處罰措施。

其次，檔案的查閱、利用也要實(shí)現(xiàn)制度化。在遵守《深圳市檔案館檔案利用規(guī)定》、《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，建立起便捷的查閱、利用制度。對(duì)符合規(guī)定的檔案利用者熱情招待，通過電腦檢索信息，從而更加快速、準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)資料的調(diào)閱；除此之外，區(qū)城市建設(shè)檔案室的工作人員也應(yīng)該更加主動(dòng)積極的編寫建設(shè)工程的資料，提供信息檢索多渠道，使得城建檔案更多的滿足相關(guān)的技術(shù)性需求，充分發(fā)揮城建檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3 加強(qiáng)安全防護(hù)措施

在城市建設(shè)檔案管理工作中，檔案的安全是尤為重要的。只要其中的一個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，則就有可能導(dǎo)致安全系統(tǒng)的崩潰。因此，檔案管理員應(yīng)該從全局出發(fā)，立足于整體，建立起全面有效的防護(hù)措施。首先，防護(hù)的主體方面。應(yīng)該要調(diào)動(dòng)全體的相關(guān)工作人員，從檔案的收集、整編、署錄、消毒、入庫(kù)管理到利用者都應(yīng)該成為防護(hù)的主體，謹(jǐn)記安全的意識(shí)，做好防護(hù)工作；其次，防護(hù)的對(duì)象方面。不僅確保以文字形式存在的檔案資料的安全，也要維護(hù)數(shù)字檔案的信息安全和周圍環(huán)境的安全；再次，防護(hù)的措施手段方面。要引進(jìn)安全的防護(hù)技術(shù)和安全設(shè)備進(jìn)行防護(hù)管理。除此以外，在對(duì)安全體系進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估上、對(duì)安全防護(hù)措施進(jìn)行組織和實(shí)施上、建立評(píng)價(jià)安全的標(biāo)準(zhǔn)上，都也是安全防護(hù)措施的重要部分。根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料顯示，絕大部分的已發(fā)生安全事件都是可以通過人為的防護(hù)管理而有效規(guī)避的。所以，在檔案的安全防護(hù)方面，要把技術(shù)和法律法規(guī)齊頭并進(jìn)，在技術(shù)、制度、法規(guī)等方面全面防護(hù)；最后，防護(hù)的策略方面。應(yīng)該積極的重視預(yù)防的作用，提高主動(dòng)性，做好預(yù)先防護(hù)的基礎(chǔ)上，對(duì)一些由于不可抗力因素造成的受損資料進(jìn)行全面修復(fù)。

4 提高自身素質(zhì)，接受再教育

城市建設(shè)檔案室的工作者要積極參加檔案主管部門的后繼再教育課程。根據(jù)自己工作的內(nèi)容選擇合適的再教育課程，再教育比一般的學(xué)校教育更具有直接性和目的性。所以檔案管理員應(yīng)該要結(jié)合自己的工作實(shí)際，把再教育和實(shí)際工作相聯(lián)系起來，真正做到學(xué)以致用。首要的一點(diǎn)是，管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案的專業(yè)性知識(shí)，提高自己的專業(yè)水平，養(yǎng)成良好的專業(yè)素養(yǎng)；接著，管理工作者也應(yīng)該重視相關(guān)科目的學(xué)習(xí)。由于城市建設(shè)檔案管理工作會(huì)涉及到包括竣工圖紙、電子竣工圖、合格標(biāo)簽、影像檔案等在內(nèi)的很多技術(shù)專業(yè)，所以這就要求管理者也要重視對(duì)這些相關(guān)技術(shù)的學(xué)習(xí)；再者，在新時(shí)代背景下，管理工作者對(duì)計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)也是非常必要的。

5 與時(shí)俱進(jìn)

5.1 培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理能力

傳統(tǒng)的檔案形成過程的每一個(gè)步驟，如立草稿、資料修改、打印、整理這些都是以人工的抄寫為主的。但是，在如今信息化的時(shí)代，這些需要繁瑣的人工的工作是終將會(huì)被淘汰的。電子信息技術(shù)在建設(shè)工程檔案管理的工作中的應(yīng)用就可以完成這些工作的自動(dòng)化。這就要求我們的檔案管理工作者能夠充分掌握這些現(xiàn)代化的管理手段。信息化的社會(huì)就要求著檔案管理的工作也要朝著信息化的方向發(fā)展。管理員就要在平時(shí)的工作中養(yǎng)成學(xué)習(xí)的習(xí)慣，一邊學(xué)習(xí)一邊操作。不僅要提高自己的業(yè)務(wù)水平，也要重視學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建適應(yīng)時(shí)代的檔案管理的知識(shí)儲(chǔ)備，不斷培養(yǎng)自身管理檔案的現(xiàn)代化管理能力。

5.2 利用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理

建設(shè)工程的檔案包含了很多的信息資源，但是，對(duì)檔案進(jìn)行整理卻是一件非常繁瑣的工作，需要很多的重復(fù)工作。如果充分利用檔案管理軟件系統(tǒng)化整理署錄歸檔的話，就可以減少很多的工作量，起到事半功倍的作用。比如說在通過人工來立卷的時(shí)候，各個(gè)不同的工作者可能標(biāo)準(zhǔn)不一進(jìn)行立卷工作。這樣就沒有一個(gè)統(tǒng)一的分卷標(biāo)準(zhǔn)，所以在查閱使用的時(shí)候便會(huì)造成查閱者的不便。但是，如果通過計(jì)算機(jī)系充化來立卷署錄，就可以打印出各個(gè)類別條目，而不是傳統(tǒng)的按照“卷”來查閱。再者，計(jì)算機(jī)立卷也可以按照各個(gè)文件資料形成時(shí)間的順序打印，規(guī)避了由于人為的原因給工作帶來的不利影響，也可充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化的優(yōu)勢(shì)，不僅減少了人工的操作，同時(shí)也提高了檔案管理的工作效率，更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

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[3]吳娟.城市建設(shè)檔案管理工作如何與時(shí)俱進(jìn).[J]城建檔案.2010年第11期.

作者簡(jiǎn)介

葉文波（1972-），男，籍貫：廣東深圳，學(xué)歷：大專，主要研究方向：城市建設(shè)檔案的收集管理。