對檔案信息電子化的相關(guān)思考

劉艷

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理走上信息電子化的道路已是必然。本文就檔案信息電子化的必然性、優(yōu)越性、現(xiàn)狀和優(yōu)化途徑作簡要探討，期對檔案信息電子化有益。

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；發(fā)展

檔案信息電子化，就是用計算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。以計算機(jī)為中介的活動增加，加速檔案信息電子化進(jìn)程，其積極作用日益突出。如何優(yōu)化檔案信息電子化發(fā)展是檔案管理的重要課題。

1 檔案信息電子化的必然性

1.1 信息技術(shù)發(fā)展是支撐

隨著信息技術(shù)日新月異，計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用，公務(wù)活動中交流溝通的手段逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式走向以計算機(jī)為中介，以文字、圖像、聲音等為表現(xiàn)形式的電子文檔。檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替。現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作，促使檔案信息電子化建設(shè)提上日程。

1.2 電子文件的便利是動力

電子文件從起草、修改到印發(fā)依靠計算機(jī)，其便于修改、復(fù)制的特性使得原始記錄性的紙質(zhì)檔案不復(fù)存在。電子文件是計算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。傳統(tǒng)的檔案工作不得不引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)。

1.3 提升信息資源保有量和保存質(zhì)量的必然要求

檔案工作主題是利用并服務(wù)檔案資源，最終目的是方便社會利用，實(shí)現(xiàn)信息共享。一般檔案館（室）都藏有數(shù)以萬記的資料、文件，這為提供便捷信息服務(wù)帶來困難。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化才能沖破檔案利用的局限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2 檔案信息電子化的優(yōu)越性

2.1 提高檔案信息的時效性

檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用計算機(jī)完成信息加工程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)，縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，遠(yuǎn)比“選題-選材-編輯-出版”的手工信息加工模式來得快。

2.2 節(jié)約檔案管理成本

手工編研信息成果出版需較多經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后相當(dāng)長時期內(nèi)，國家給檔案部門撥較多經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，而檔案信息電子化可一次投入，多次產(chǎn)出，改變信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的局面。因此少投入、多產(chǎn)出管理模式的優(yōu)越性顯而易見。

2.3 提升檔案部門工作效率和影響

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化即可實(shí)現(xiàn)信息成果的多份拷貝。拷貝信息是加快信息傳播有效途徑。檔案管理部門如果能及時將所掌握的信息實(shí)現(xiàn)信息拷貝則會大大加快信息的傳播速度，便于更快、更全的將信息傳送至其他單位、個人，從而擴(kuò)大社會影響，拓寬服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到提高。

3 檔案信息電子化的現(xiàn)狀

3.1 檔案管理技術(shù)不夠

目前，大多數(shù)檔案館（室）對計算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單。所開發(fā)的檔案軟件也缺乏通用性，并且缺少相關(guān)的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，就不能利用計算機(jī)完成信息管理工作。

3.2 基礎(chǔ)檔案規(guī)范不夠

由于歷史原因，館（室）藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序不嚴(yán)

檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

3.4 檔案管理人員素質(zhì)不夠

許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，即使引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，也不能充分其發(fā)揮作用。

4 檔案信息電子化的優(yōu)化途徑

4.1 加強(qiáng)相關(guān)投入

加快檔案信息化建設(shè)步伐，資金投人、設(shè)備購置、技術(shù)發(fā)展至關(guān)重要。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識檔案作用，不斷加大投入。基礎(chǔ)設(shè)施上，應(yīng)先把硬件設(shè)施搞好，再考慮網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。檔案部門可借鑒已有成果和經(jīng)驗(yàn)，與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)等連通，以部門局域網(wǎng)為基礎(chǔ)，連接計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。同時，還應(yīng)加大計算機(jī)技術(shù)投入，確保充分利用資源做好相關(guān)工作。積極開發(fā)利用通用檔案管理軟件。

4.2 強(qiáng)化基礎(chǔ)檔案管理

對現(xiàn)有館（室）藏紙質(zhì)檔案，要積極地給予合理分類，確保檔案收集完整性和規(guī)范性。還應(yīng)積極加強(qiáng)與相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，避免重復(fù)收藏造成浪費(fèi)。為了使紙質(zhì)檔案成為網(wǎng)上信息資源，就必須有選擇地進(jìn)行數(shù)字化處理，使之符合信息化環(huán)境和目標(biāo)的要求。同時，還要做好電子文件轉(zhuǎn)化為檔案及長期保存工作。

4.3 嚴(yán)格檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序

檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作對于規(guī)范檔案業(yè)務(wù)技術(shù)行為，正確處理檔案業(yè)務(wù)技術(shù)中的具體關(guān)系，具有重要的指導(dǎo)和保障意義。檔案行政管理部門要在充分利用已有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際加快檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，逐步推出適合實(shí)際的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，形成國家、行業(yè)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不同規(guī)范，完善檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。同時還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)域內(nèi)電子化管理的法律法規(guī)工作。如通過法律法規(guī)規(guī)范明確電子簽名有效性的問題等。

4.4 推進(jìn)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案信息資源共享提供了最佳技術(shù)。檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化實(shí)現(xiàn)的重要標(biāo)志之一。目前，我國的絕大多數(shù)檔案館還不能通過利用網(wǎng)絡(luò)來公布館藏，發(fā)布信息。即便是建有網(wǎng)站的檔案館，其功能也較差。例如，大多數(shù)檔案網(wǎng)站沒有網(wǎng)上查詢功能，即便有查詢功能的也只能用檔號等專業(yè)方式查詢，這給普通利用者帶來極大不便。所以，在網(wǎng)站建設(shè)方面應(yīng)加大力度，盡快建設(shè)。

4.5 提升檔案管理人員素質(zhì)

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，必須加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，這才是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。

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