對檔案信息電子化的相關思考

劉艷

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理走上信息電子化的道路已是必然。本文就檔案信息電子化的必然性、優越性、現狀和優化途徑作簡要探討，期對檔案信息電子化有益。

關鍵詞：檔案信息；電子化；發展

檔案信息電子化，就是用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為計算機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。以計算機為中介的活動增加，加速檔案信息電子化進程，其積極作用日益突出。如何優化檔案信息電子化發展是檔案管理的重要課題。

1 檔案信息電子化的必然性

1.1 信息技術發展是支撐

隨著信息技術日新月異，計算機技術廣泛應用，公務活動中交流溝通的手段逐漸由傳統的紙質形式走向以計算機為中介，以文字、圖像、聲音等為表現形式的電子文檔。檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替。現有的檔案管理模式已不能適應當前檔案管理工作，促使檔案信息電子化建設提上日程。

1.2 電子文件的便利是動力

電子文件從起草、修改到印發依靠計算機，其便于修改、復制的特性使得原始記錄性的紙質檔案不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。傳統的檔案工作不得不引進現代化技術。

1.3 提升信息資源保有量和保存質量的必然要求

檔案工作主題是利用并服務檔案資源，最終目的是方便社會利用，實現信息共享。一般檔案館（室）都藏有數以萬記的資料、文件，這為提供便捷信息服務帶來困難。只有實現檔案信息電子化才能沖破檔案利用的局限，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質服務。

2 檔案信息電子化的優越性

2.1 提高檔案信息的時效性

檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用計算機完成信息加工程序，快捷地出版二次文獻，縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，遠比“選題-選材-編輯-出版”的手工信息加工模式來得快。

2.2 節約檔案管理成本

手工編研信息成果出版需較多經費，但目前乃至今后相當長時期內，國家給檔案部門撥較多經費進行信息編輯是不現實的，而檔案信息電子化可一次投入，多次產出，改變信息加工受經費限制的局面。因此少投入、多產出管理模式的優越性顯而易見。

2.3 提升檔案部門工作效率和影響

實現檔案信息電子化即可實現信息成果的多份拷貝?？截愋畔⑹羌涌煨畔鞑ビ行緩?。檔案管理部門如果能及時將所掌握的信息實現信息拷貝則會大大加快信息的傳播速度，便于更快、更全的將信息傳送至其他單位、個人，從而擴大社會影響，拓寬服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到提高。

3 檔案信息電子化的現狀

3.1 檔案管理技術不夠

目前，大多數檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單。所開發的檔案軟件也缺乏通用性，并且缺少相關的計算機管理軟件系統，就不能利用計算機完成信息管理工作。

3.2 基礎檔案規范不夠

由于歷史原因，館（室）藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，系統軟件移植性差。檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準。

3.3 檔案的技術標準、組織工作程序不嚴

檔案的技術標準、組織工作程序未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

3.4 檔案管理人員素質不夠

許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，即使引進了現代化設備，也不能充分其發揮作用。

4 檔案信息電子化的優化途徑

4.1 加強相關投入

加快檔案信息化建設步伐，資金投人、設備購置、技術發展至關重要。各級領導應充分認識檔案作用，不斷加大投入?；A設施上，應先把硬件設施搞好，再考慮網絡建設。檔案部門可借鑒已有成果和經驗，與辦公自動化、互聯網等連通，以部門局域網為基礎，連接計算機網絡、數據庫系統。同時，還應加大計算機技術投入，確保充分利用資源做好相關工作。積極開發利用通用檔案管理軟件。

4.2 強化基礎檔案管理

對現有館（室）藏紙質檔案，要積極地給予合理分類，確保檔案收集完整性和規范性。還應積極加強與相關單位的溝通協調，避免重復收藏造成浪費。為了使紙質檔案成為網上信息資源，就必須有選擇地進行數字化處理，使之符合信息化環境和目標的要求。同時，還要做好電子文件轉化為檔案及長期保存工作。

4.3 嚴格檔案技術標準、組織工作程序

檔案標準化工作對于規范檔案業務技術行為，正確處理檔案業務技術中的具體關系，具有重要的指導和保障意義。檔案行政管理部門要在充分利用已有標準規范的基礎上，根據實際加快檔案信息資源管理標準規范的制定，逐步推出適合實際的規范標準，形成國家、行業、企業標準的不同規范，完善檔案信息化建設的標準規范體系。同時還應加強檔案管理領域內電子化管理的法律法規工作。如通過法律法規規范明確電子簽名有效性的問題等。

4.4 推進檔案利用網絡化

網絡技術為檔案信息資源共享提供了最佳技術。檔案信息利用網絡化是檔案信息化實現的重要標志之一。目前，我國的絕大多數檔案館還不能通過利用網絡來公布館藏，發布信息。即便是建有網站的檔案館，其功能也較差。例如，大多數檔案網站沒有網上查詢功能，即便有查詢功能的也只能用檔號等專業方式查詢，這給普通利用者帶來極大不便。所以，在網站建設方面應加大力度，盡快建設。

4.5 提升檔案管理人員素質

實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，必須加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，這才是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。

參考文獻

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