網絡環境背景下檔案工作創新與思考

賴六英

摘 要：過快的社會節奏、過頻的人類活動都會引起信息的積累，這些信息不只來源的層面與領域各不相同，而且形式也呈現出極大的多樣性與復雜性。網絡環境的普及令這些信息在傳遞上更加快捷，也使得信息檔案在保護與利用上呈現出了對創新性的需求。本文將從創新意義與創新方法兩方面對這種大背景下的檔案工作進行解析，希望能為今后檔案工作的發展與進步提供參考，令其順應新時代的變化趨勢。

關鍵詞：網絡環境背景；檔案工作；工作創新

檔案是一種被記錄的信息，也可以說是一種歷史記載，具有直接性、原始性、真實性、全面性，因此具有文化遺產與知識財富的雙重本質。在現代，科技的日趨發達令檔案信息的質與量都呈爆發式增長，而網絡環境的普及也令檔案信息的保存、管理、傳遞、使用、安全等各方面都產生了巨大的變化，這為檔案的管理工作帶來了新的問題與新的思考。所以，檔案工作的創新具有自身獨有的意義與必然性。

1 網絡環境背景下的檔案工作創新意義

1.1 社會對檔案工作創新的需求

檔案作為一種大型信息庫具有社會性和共享性，但長期以來我國的大部分組織或個人都有一個錯誤的認識，以為檔案是一種私有財產，這令我國的檔案工作在相當長的一段時間里處于相對滯后的被動狀態。檔案中的內容與信息需要與社會需求相結合才能令自身的作用與價值得到實現。目前的知識經濟與信息爆炸令社會各界對檔案的社會功用有了一定的認識，因此也產生了對檔案工作社會功能的需求。在這種需求壓力下，檔案工作傳統的重收藏、輕應用模式必須要加以轉變與更新，這樣才能令收藏的檔案具有實際意義。換言之，社會需要新的檔案管理方式與利用方式。

1.2 改革對檔案工作創新的需求

在網絡時代來臨之前，檔案都是以文書檔案的形式來收藏整理的，這種方法雖然在漫長的時間里獲得了極其廣泛的應用，但是依然具有許多無法彌補的缺點，比如在立卷要求方面存在極多的不確定因素，組合標準在客觀上無法統一等。但最大且無法解決的問題還是檔案文件的歷史聯系，傳統的檔案儲存和管理方式無論如何做不到令文件彼此的歷史聯系最大限度地保持下來。網絡時代的來臨可以說帶來了一場技術變革，這種背景下的計算機技術能夠令文件信息的排列組合、文件載體的自身位置兩大要素完全分立，換言之，案卷的存在意義被完全抹消了。在傳統的檔案管理中，作為文件集合體的案卷本身就起到建立文件歷史聯系的作用，其失去存在意義也就意味著文書立卷中最大的難題得到了解決。這種技術的革新令檔案管理工作必須進行創新來適應新的技術并面對新的難題。

1.3 群眾對檔案工作創新的需求

經濟體制的完善與發展會對檔案管理者的諸多思想認識造成影響，比如人生觀、世界觀、價值觀、價值取向、利益關系、信念、理想等，這種情況下就需要檔案的管理者盡可能適應新的形勢與變化。時代不同了，人民群眾對檔案工作的需求自然也就會產生變化，檔案管理人員與檔案本身當然也不能抱著舊有的形式和思想不放，所以根據群眾需求對檔案工作的管理方法做出適當的調整是未來發展的必然趨勢。相關的檔案管理人員務必要在創新工作模式的同時令自己的思想與觀念也得到正確的創新，對新需求下的工作理念和工作態度加以適應，以免滋生出不必要的不滿情緒，對檔案工作帶來負面影響。

2 網絡環境背景下的檔案工作創新方法

2.1 以網絡建設促成檔案工作創新

網絡環境的背景下，如果依然只靠手工來整理與使用檔案信息，不只效率低下，而且可以說是一種資源的浪費。所以檔案工作創新的第一步就是爭取有利的發展條件，構建檔案信息專用的自動化網絡，用以開發利用數量龐大的檔案信息資源。在具體實施上，該項工作要先行建立起相關的數字檔案與數據庫，然后才能令使用網絡的檔案服務得到展開。與此同時，還要強化利用網絡的檔案收集、檔案組織、檔案整理、檔案描述、檔案管理等一系列研究，令網絡化的檔案管理工作能夠實現雙向回饋。

2.2 以資源共享促成檔案工作創新

想要令檔案的資源共享得以實現，單獨某個檔案館的力量是不夠，不只要眾多檔案館共同合作，實現橫向的網絡構建，而且還需要縱向的各個單位予以協助，提供財、物、人等各個方面的支持。檔案的網絡化共享需要的是完整體系的實體基礎，該體系必須自中央擴散到地方才行，可喜的是，這種縱向基礎已經基本得以實現。在這種縱向基礎上建立起橫向的館際間協作聯系，就能形成足以得到實際應用的巨大檔案共享網絡，令原本的檔案管理中各個單位各自分立的不利因素得到控制。

2.3 以在線服務促成檔案工作創新

網絡環境背景的一大特征就是整個社會的全面信息化，這一特征滲透進了人們的學習環境、工作環境、生活環境，令信息時效性的受關注度大幅提升。因此，檔案工作應該從信息獲取的及時性、準確性、全面性三方面入手加以創新，具體來說，就是透過網絡進行在線的檔案服務。這種新的檔案工作形式充分利用了信息的系統與網絡，能夠為用戶們提供更主動、更現代的檔案服務。舉例來說，檔案管理者可以借助網頁專題、MSN、QQ等方式與相關的檔案使用者直接接觸、聯系、溝通，令網絡檔案的可信性與真實性更高，更重要的是，這種服務所提供的檔案可以說具有最強的時效性。

2.4 以工作思路促成檔案工作創新

創新檔案工作的主體歸根結底是人，也就是說，檔案管理者自身的思路打開了，檔案工作的創新才有可能實現。因此檔案管理者不能固步自封，要勇敢地走出去，親自接觸目前的社會需求，了解和調查網絡環境下人們究竟渴求什么樣的檔案信息，需要什么樣的檔案服務，讓這些實際的新信息與新要求打開自己的工作思路，從傳統的日常工作思路中跳脫出來。檔案管理人員要依據這些社會需求來調整自己的工作思路，令檔案工作更貼合這些需求，使創新思路更有實際意義，在市場經濟的激烈競爭中贏得檔案工作的一席之地。

2.5 以宣傳形式促成檔案工作創新

網絡環境帶來了資訊的爆炸，在這種情況下為了確保檔案的社會性與應用性是離不開有效的宣傳工作的。所以檔案工作者對宣傳工作要加以重視并增強參與意識，不只自己要充分了解，更要擴展開去，令更多的人了解檔案的重要價值。這種宣傳不只有利于檔案的功能性與社會性，也對檔案的安全管理工作有正面意義。舊有的宣傳工作中，只單純宣傳枯燥的法規條文的形式需要盡早摒棄，將網絡環境充分地利用起來，采用網頁制作、動畫宣傳等方式將檔案中較為有趣且具有一定價值的部分傳播到網上，令宣傳效果得到增強。新式的宣傳方式能夠為檔案工作帶來更多的受眾，也能促進自身的發展變化，可以說是另一種形式上的檔案工作創新。

3 結語

檔案工作在創新上的影響是雙向甚至多向的，創新后的檔案工作更能適應社會、改革、群眾等多方面的需求，同時能成為網絡建設的推力之一。而另一方面，各方面的需求也能促進檔案工作的發展與創新進程，而且網絡建設本身是新時代的檔案工作中不可或缺的。因此，在檔案工作上實現了創新，可以同時提升社會整體的建設水平，令各方面的發展與進步形成一個良性循環，對我國的社會建設具有非常重要的意義。

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