試論高校檔案館的數字化建設

李菡

摘 要：高校檔案館是高校所有信息的聚集地，反映著學校的主要信息，記載著學校的過去和現在，甚至是將來。在信息網絡風靡全球的今天，高校檔案館要迎合新形勢的發展，就必須要充分借助信息網絡，施行檔案館的數字化建設。

關鍵詞：檔案館；數字化

1 高校檔案館數字化建設的內容

第一，檔案制作的規范化。制定科學合理的檔案制作規范，如文字檔案的制作格式標準、圖像檔案制作的清晰度標準等，實現對各類檔案制作的規范化管理。

第二，檔案管理的科學化。盡量使用高穩定性和安全性的檔案儲存介質，儲存前還應該借助相應的軟件對檔案做編目處理，提升檔案的利用率；創建完善的檔案收集、整理、分類、歸檔、服務等全套制度，嚴格執行。

第三，檔案服務的信息化。將紙質檔案資料轉化為數字化信息，借助校園網和校際聯網實現檔案資料的信息化傳播，讓檔案信息需求者足不出戶就可以利用檔案，節省更多的時間和精力。

第四，檔案數據的精細化。根據檔案數據的類別、用途、來源等進行精細化管理，創建層次清晰、結構統一的檔案數據資料庫，并且借助相應的管理軟件將這些數據庫連接在一起，實行統一的管理。

第五，數字化檔案信息的安全性。主要是安裝殺毒軟件避免病毒侵襲；做好防護防盜措施，避免黑客侵襲；做好各種安全措施，避免不法人員破壞管理系統；強化檔案館工作人員的培訓和教育，避免因工作人員的失誤或錯誤而導致檔案信息受損。

2 高校檔案館數字化建設的誤區

第一，跟風思想。在數字化建設的大環境下，高校檔案館應積極實施檔案信息的數字化建設，但這并不是一味跟風忽視自身實際情況，并不是“打腫臉充胖子”投入大量人力、物力和資金，導致檔案館其他工作受到影響。

第二，理念偏差。隨著高校檔案資料的多樣化發展，必然要借助數字化建設保存一些重要檔案，但這并不意味著所有檔案都應該進行數字化管理。對于一些證書、獎杯、字畫等，就更是適合實物存世，就算要借助網絡儲存也應該是電子版。因此數字化建設中要避免出現理念偏差。

第三，觀念落后。很多高校管理人員觀念較為落后，對數字化時代的認識不足，就算進行檔案館的數字化建設也難以徹底落實，通常都是你推我、我推你，或是只會嘴上功夫，不能落實。

第四，主次不分。高校檔案的管理通常是分為四大類，即綜合檔案、學生檔案、實物檔案和聲像檔案。學校在進行檔案數字化建設的過程中要分清楚哪些檔案可以進行數字化建設，哪些檔案沒有數字化建設的必要，不能主次不分、胡亂一把抓，浪費資源，效果也不明顯。

3 高校檔案館的數字化建設

第一，創建覆蓋全校的網絡，督促師生使用數字化信息。全校都被網絡覆蓋，學生和教師都可以隨時隨地搜索需要的信息，方便學習和辦公；同時各個部門之間也可以借助網絡傳遞文件、信息、資料等；學校下達的通知、任務等也可以借助網絡實現，既省時又高效。

第二，制定健全的建設制度。高校檔案館的數字化建設具有極高的系統性和綜合性，建設過程中需要投入許多的人力、物力和資金。所以，學校必須要制定一套健全的建設制度，對電子文件的收集、整理、歸檔、查詢、使用等各個環節都要有明確、嚴謹的制度，確保整個建設過程的規范性和統一性。

第三，科學選擇數字化建設策略。科學的數字化建設策略便于檔案信息資料的整理、檢索以及系統性，對各類信息都可以有明確的查詢途徑。各個高校檔案館可以結合自身的發展方向和檔案的分類情況，創建從檔案目錄到內容的多樣化信息數據庫，提升檔案信息查詢服務的效率。就理論層面來說，數字化策略可以分為五種：其一，將所有的檔案資料做數字化處理；其二，重點擇選不同于其他高校檔案館或是其他高校檔案館沒有的檔案資料做數字化處理；其三，選擇價值高的檔案資料做數字化處理；其四，選擇使用率高的檔案資料做數字化處理；其五，需要時才將檔案資料做數字化處理。在實際選擇的時候，各個高校可以根據自身檔案館藏的特點、基礎設備、資金等情況，選擇一種或是多種，最終形成自身的檔案數字化建設策略。

第四，培養優秀數字化檔案管理人才。高校檔案館的數字化建設必須要有優秀的人才做基礎。檔案館的數字化建設綜合了多種學科知識，如管理學、計算機學、檔案學等，這些都決定了必須要有優秀的、綜合型的人才才能滿足建設要求。很長一段時間高校檔案館都因為各種原因（如資源限制、重視度不夠等）而忽視了管理人才的培養。當前，全球都步入了信息化時代，高校檔案館要進行數字化建設就必須要重視管理人才的培養。各個高校領導要制定相應的培訓計劃，對檔案館員工展開有計劃性、有針對性的培訓工作，逐步提升檔案館員的綜合素質和能力，促進高校檔案館的數字化建設。

綜上所述，高校檔案館的數字化建設是新形勢發展的必然趨勢，各個高校必須要結合自身實際情況和檔案館藏的特點，選擇適合自己的數字化建設策略，這樣才能提升高校檔案資料的管理質量和利用效率。

參考文獻

[1]郭未艾.高校檔案館數字化建設建議[J].科技信息，2008（29）

[2]趙紅，姬曉鵬.高校檔案館數字化建設中的問題及對策[J].城建檔案，2012（01）