如何加強企業退休職工人事檔案管理工作

劉靜

摘 要：隨著人口老齡化、城鎮化、就業格局變化等社會問題以及企業改革力度的不斷加大，企業員工辦理退休、提前退休的現象逐漸明顯，企業退休職工隊伍日益龐大，企業退休職工人事檔案管理工作也成為社會關注的焦點。這項工作涉及到企業、個人、社會等多方面利益，解決好這一問題對于促進社會穩定、和諧具有極大的意義。隨著國家對于社會保障工作的投入和相關政策的出臺以及近些年企業對于社保工作的重視，使得這一工作進展順利并取得了初步效果，但是由于我國企業發展起步晚，很多工作還沒得到具體執行和落實，很多問題亟待解決。本文從目前企業退休職工人事檔案管理工作現狀、意義并提出措施。

關鍵詞：加強；企業退休職工；人事檔案管理

企業退休員工為企業發展做出了很大貢獻，解決好退休職工相關工作不僅關系到退休職工的社會保障和退休生活，更是對國家以人為本的科學發展觀的深刻實踐，有助于縮減社會差距、提高社會公平、緩解社會矛盾、提高百姓的幸福指數，同時更是企業建立健全企業的管理機制，完善企業后勤保障工作，促進企業成熟運營的重大舉措；退休職工檔案管理工作是解決企業退休職工工作的重要組成部分，涉及到員工的重要信息和退休后生活息息相關，加強企業退休職工人事檔案管理工作對于解決這項工作有極大的推動作用。

1 目前企業退休職工人事檔案管理工作現狀

（1）檔案管理設備落后、保管環境差，檔案材料殘缺。社區管理檔案管理因為數量不確定不成規模，同時沒有專項經費也缺少專門的存放地點，大部分只是同其他別類文件存放在一起，缺少檔案管理的“八防”要求也沒有達到標準，設備殘缺或者沒有相關設備，由于火災、溫差、干濕度以及管理不善造成了重大損失，因為檔案信息關乎到退休員工薪金、社保、醫保、工資調整等多個問題，最后很多材料不齊全，存在空白需要填補的情況給日常工作增加了很大難度。

（2）檔案管理人員不專業。目前大部分的企業還沒有成型的檔案管理機制和制度，很多負責檔案管理工作的人員沒有經過專業的檔案管理培訓業務不熟悉、不專業，員工往往身兼數職且多為企業臨時聘用的員工，所以檔案管理具有不穩定性，交接工作也存在疏漏。其次關閉、倒閉的企業人事檔案沒有專人負責看管，部分員工身兼數職輪流看管，做不到全職負責工作，存在流于形式、虛有其表，一旦有玩忽職守的情況出現會造成很大的損失。

（3）目前管理基本處于原始手工階段，目前絕大部分的工作基本是通過計算機來操作的，而檔案管理工作很多還停留在原始手工階段，首先是大批量、集中化信息得不到統一的處理，信息錄入慢、不全面等現象出現，其次很多紙質檔案經過磨損會造成損害，對于檔案管理也是一種損失，缺少電子版、電子化很難適應社會和企業的發展。

2 加強企業退休職工人事檔案管理工作的意義

檔案包含加強企業退休職工人事檔案管理可以保障退休職工的檔案信息的安全性和隱私性，保障員工在退休、離職之后的利益不受損害；因為社會保障工作一直是社會熱點的敏感話題，也是提升百姓幸福指數而必須要解決的問題，加強這項工作可以促進社會穩定和社會和諧，解決因為勞工關系、員工與企業矛盾帶來的社會問題，緩解社會壓力；最后來講加強企業退休職工人事檔案管理工作也是企業所必須值得關注和完善的，也是企業走向成熟的必由之路。

3 加強企業退休職工人事檔案管理工作的措施

對于退休職工的人事檔案管理工作要有一定的流程及相關標準作基礎，對于檔案管理損壞的防治、檔案壽命的延長、檔案安全的維護都有嚴格的要求。工作人員要了解和研究檔案損壞的原因和周期，采取專門措施及方法來最大程度的消除各種不利因素的影響，從而把檔案損壞的自然因素降低；檔案管理不能只防不延，還要從源頭上解決問題，采用電子化、現代化的措施來延長檔案的壽命。最后就是做好檔案管理的安全保衛工作，以上工作措施具體細節如下：

檔案管理的原則：以防為主、防護結合；一視同仁、安全保衛；細心認真、全面嚴肅。

（1）建立專門機構和庫房，統一化管理。建立社區檔案管理部門，將所有退休職工檔案整理分門別類根據單位或企業編號及職工姓名順序進行編排，各單位的單獨存放，根據不同退休時間進行分化并實行統一管理。

（2）加強資金投入，按照現代化檔案管理標準和要求建設，將現有員工資料制定編制并申請上報，相關部門做好登記工作。引進先進檔案管理設備必須達到防蛀、防盜、防高低溫、放光、防水、防火、防鼠等八防的標準并配備除濕器、空調、溫濕度記錄儀、恒溫儀等現代化設備。

（3）設置專用的檔案查詢室及檔案管理辦公室，做好現有檔案備份工作以備意外出現有資料可詢，定期開展檔案資料的檢查和維護工作，對已損害的資料進行整理、修復，對于不同時段檔案接收工作進行整理和記錄工作，確保對于退休職工檔案管理信息無漏記或缺記的情況發生；搞好檔案室的清潔工作和保衛工作，安排工作人員對檔案室進行定期的清潔打掃，保持檔案室的清潔、衛生，對于清潔工作也要注意，切記不要因為人為無意識損害造成的損失；另外還要做好檔案管理的保衛工作，因為檔案信息涉及很多重要信息，所以要做到專人負責，閑人免進、信息保密，如果對信息查閱要做好來客登記工作，作好記錄。

（4）引進先進的檔案管理系統來改善落后的局面，輔助以電子計算機為基礎設備來改善原有檔案手動化，對現有檔案進行文字排版并進行電子錄入和電子存檔，做到永久保存并方便隨時翻閱。

（5）將各企業、單位退休職工的檔案詳細信息包括姓名、年齡、工作單位、住址、聯系方式、實際退休日期、出生日期等統一專人錄入存儲，實現各企業和政府聯網，并將這些信息與社保部門和醫院登記，方便日常工作高效便捷服務，為退休員工制定專人專證和密碼，通過網絡即可查詢自己的有關信息。

（6）建立一支專業管理隊伍。要聘請有責任、思想道德品質優良、有專業技術和相關工作經驗的人才來參與到管理檔案工作，責任到人并實行定期考核工作實行競爭上崗，避免消極怠工和員工工作不當帶來的損失，同時使原有員工身兼數職的工作和管理狀態得到改變，使工作得到開展。

（7）對于退休職工檔案管理工作神圣而嚴肅，無論是國家、社會還是企業、社區單位都要加強對于這一工作的重視，增加對于這項工作人力、財力、時間、精力的投入，確保此項工作順利開展。

4 結語

檔案管理工作細致入微涉及方面廣具體復雜但是又切實關系到退休員工的利益，關系到和諧社會的建設，更關系到國家以人為本的政策，解決好這個問題既是企業的發展的必經之路也是社會進步的表現。在開展工作的過程中，街道和社區領導要高度重視這項工作，積極實踐、努力解決，充分利用國家政策和社會資源來妥善安置、管理退休職工檔案工作，促進工作的順利開展。

參考文獻

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