如何提高中小企業工作效率

毛倩

摘 要：本文分析了現代企業工作落實中存在的困難。主要針對中小企業的弱點——員工素質高低不齊，來尋求克服這一難題，提高工作效率的方法。并提出了通過對工作任務的詳細剖析，將工作任務分解，以達到簡化工作的辦法。另外，借助現代IT技術的發展與日新月異的軟件技術，在工作分解的基礎上，將企業的日常管理工作搬遷到移動平臺上，使整個企業的工作在標準有序的環境下展開，提高工作的落實率。從而將傳統的自上而下的企業管理模式變為自下而上的自發型運作模式。

關鍵詞：工作分解；落實；移動管理軟件

傳統的企業組織結構都是正金字塔狀的，董事長或總經理在最頂層，統領全局，其下是幾個部門經理，負責向他匯報。部門經理手下又管理著幾個主管，負責向他匯報、接受他的指揮。管理層級再依次向下分生。

這樣的組織結構也就奠定了企業自上而下的管理模式。作為一個層級的領導，有任務，有工作，通常只能交到下一層級的幾個人手中，真正能向他直接匯報、負責的也就是那幾個人。當最高層的領導把一個任務交給了下屬，最終需要由最基層的工作人員來完成時，如果領導想知道這項任務的工作進度或者聽取反饋報告，就需要層層匯報，一級級反饋，費心而耗時，浪費人力資本。上級不能隨心所欲的監督或者了解下屬的工作進度，對于下屬來說，也缺少了積極性。

1 工作效率的影響因素

影響一個企業的工作效率的主要因素有員工技能、外部環境、內部條件以及激勵效應。員工技能是指員工具備的核心能力，是內在的因素，經過培訓和開發是可以提高的；外部環境是指組織和個人面臨的不為組織所左右的因素，是客觀因素，我們是完全不能控制的；內部條件是指組織和個人開展工作所需的各種資源，也是客觀因素，在一定程度上我們能改變內部條件的制約；激勵效應是指組織和個人為達成目標而工作的主動性、積極性，激勵效應是主觀因素。

影響組織績效的關鍵因素主要有以下五個方面：

①工作者本身的態度、工作技能、掌握的知識、IQ、EQ等等；

②工作本身的目標、計劃、資源需求、過程控制等；

③包括流程、協調、組織在內的工作方法；

④工作環境，包括文化氛圍、自然環境以及工作環境；

⑤管理機制，包括計劃、組織、指揮、監督、控制、激勵、反饋等。

在這些影響因素存在的前提下，找尋一種高效的管理方法來實現工作的落實就是現代企業最需突破的難關。對于大型企業來說，他們坐擁優秀的人力資源以及巨大的財力，更有豐富的管理經驗，要提高企業的工作效率有許多辦法。然而對于中小企業來說，他們擁有的資源就相對較少，也很難吸引最優秀的人才，體制的建設亦不完善，在這些條件的制約下，中小企業要想提高工作效率，通常只剩口頭上的空談，很難有顯著的效果。

2 工作明晰化是工作落實的前提

要做到工作的落實，最重要的是工作任務的明確與工作過程的督導。明確工作任務不是簡單的交代一句，也不是只針對結果的定義，而是對工作的整個過程的詳細描述。一般企業對崗位工作的描述都比較粗糙，在日常工作過程中大多依靠員工的主觀能動性來完成工作。工作任務只有細致才會明確，只有細致才會簡單。工作細分是為了簡化工作，為素質不高的員工降低工作難度，發揮工作人員的主觀能動性。而工作的督導則是敦促工作完成的客觀動力。督導的重點不在于監督，而在于指導。本承著管理的核心是服務的思想，督導的重點在于即時幫員工克服工作中遇到的困難，所以督導的及時性很重要。

我所想到的辦法是將每一個工作可以串成不同的流程，而每一個流程中的每一個環節都有具體的落實方法，將這些落實方法進行詳細的描述，將大大降低工作的難度。

下面以招聘管理的流程為例，來進行詳細的工作細分。

首先，通過查閱人力資源管理工作描述方面的書籍，以及企業的內部資料，我們通?？梢钥偨Y出企業各部門的所有日常工作，以及這些工作的作業標準。參考企業的相關規定與制度，我們可以得到一項工作的流程，如招聘管理的一般流程即是：提交招聘需求→人力資源部經理審核→總經理審批→擬定招聘方案→發布招聘信息→簡歷初篩→準備面試→進行面試→錄用決策→發送錄用通知。

在確立了總體流程以后，就是對流程中的每一個環節進行具體描述。

要進行具體描述，首先要明確這一項工作的責任人是誰——是哪個部門、哪個崗位的工作。如招聘管理流程中的第一項“提交招聘需求”，應當是各需求部門的工作，由各部門的工作人員來進行表單呈遞；第二項“人力資源部經理審核”則是人力資源部經理的工作。

明確了責任人之后，就要察看流程中上下環節的關系，確定這一環節工作人員與相鄰環節的哪些工作人員需要發生關系。在招聘管理流程中，第一項“提交招聘需求”需要與下一環節的責任人人力資源部經理發生聯系，而與上一環節沒有聯系。

接下來就要進行這項工作的具體描述，如下：

工作任務描述說明（第一項）：

1.各部門根據下一年度的整體業務目標和現有人力資源狀況，擬定人員增補需求，填寫“人員增補申請表”。

2.向人力資源部提交“人員增補申請表”，并向人事經理說明需要增補各崗位人員的原因。

3.準備詳細的職位說明書和任職資格說明書。

4.等待審批結果。

工作任務描述說明（第二項）：

1.聽取用人部門經理對增補人員需求的說明。

2.核查用人部門申請招聘人數是否超過公司年度招聘份額。

3.組織人力資源部審查該用人部門所要求增補的各崗位新員工人數是否符合該部門發展需求。

4.對于超額申請或不符合需求的情況，在與用人部門協商后對“人員增補申請表”做出調整。

5.審批“人員增補申請表”。

6.將“人員增補申請表”提交至總經理辦公室。

7.向總經理匯報相關情況，等待批復。

在工作任務描述清楚了以后，還有一個重要的要點，即工作結果的界定。工作結果界定的標準可以幫助工作人員更好的理解辦事目標，也易于工作考評的進行。

3 利用移動管理軟件提高工作落實率

將所有工作進行了分解之后，把一個個的工作流程上載到移動平臺上，利用現代技術，IT云概念，制作出一種軟件，在手機、平板等移動設備上運行，即可以實現管理人員對手下工作人員工作進度的實時管控，各級工作人員也可隨時將工作成果上載到云平臺上，從而實現企業日常工作的實時交流。這正是基于移動臺的工作管理新方法。

把企業的日常管理工作搬遷到移動平臺上，將使整個企業的工作在標準有序的環境下展開，大大提高工作的落實率。從而將傳統的自上而下的企業管理模式變為自下而上的自發型運作模式。

雖然前期的企業工作梳理，以及編入程序是個異常工程很浩大，但是這種方法一旦成熟，一定可以開啟企業管理的新紀元。

參考文獻

[1]黃治淮. 中小企業人力資源管理制度范本與表格大全，化學工業出版社

[2]吳冬梅. 崗位分析與崗位評價， 機械工業出版社

[3]孫宗虎. 人力資源部規范化管理工具箱. 第3版，人民郵電出版社

[4]李晶. 人力資源部管理制度范本大全，鷺江出版社