淺談加強深圳市機關文件集中管理工作

黃小莉

摘 要：在信息技術飛速發展，電子文件檔案對傳統紙質檔案產生具大沖擊的今天，紙質檔案以其穩定性好、不易修改等優點突顯其獨有的價值，但其對存檔空間的巨大需求，給保管單位帶來許多實質性的困難。筆者結合工作，就2007年來實施深圳市試行的市屬機關、團體、事業單位文件集中管理工作情況，作以下思考。

1 文件集中管理工作背景

2004年年中，20多個政府部門正式遷入市民中心集中辦公，各單位普遍面臨檔案用房緊張問題，這也給各部門如何管理好檔案提出了新的課題。2007年4月，市檔案館搬入市民中心，開始了接收市民中心集中辦公單位文件工作，文件集中管理工作正式啟動。為做好文件集中管理工作，深圳市檔案局先后印發了《深圳市市屬機關、團體、事業單位文件集中管理暫行辦法》、《深圳市市屬機關、團體、事業單位文件接收整理規范》《深圳市市屬機關團體事業單位文件集中管理辦法》的通知等文件，對文件集中管理的整理方法與管理方式進行規范。

2 現行文件集中管理的特點

2.1 定期移交

目前各單位向文檔中心移交的文件范圍為《檔案分類方案》中的黨群工作、行政管理、業務管理等文書檔案。市文檔中心每年發出移交計劃和時間表，要求各單位按計劃開展文件移交工作。定期移交文件，加強了檔案工作的計劃性，扭轉了文件收集整理不及時造成的文件散失、長期保存在個人手中的現象從長遠看，對檔案的完整性的保護起了重要的作用，文件檔案存放交由文檔中心專門統一保管，減少了由于各種原因對檔案造成的損害。

2.2 緩解各單位壓力

對機關各單位來說，文件集中管理最主要的特點是減輕了人手和庫容方面的壓力。首先，駐市民中心的大部分單位無專門的檔案庫門，文件分散在各個業務室，儲存、溫濕度控制等條件均無法達到檔案保管的要求。其次，在政府機構精簡的環境下，許多單位檔案人員多為兼職，平時工作太忙，檔案管理工作也是見縫插針，整理工作更無從談起。文件集中管理實施后，各單位只需要對照文件移交標準，對文件進行簡單梳理、編號，編制移交目錄即可移交，減輕了人手的壓力。

2.3 文件鑒定

文件鑒定就是對檔案的價值進行判斷，挑選出有價值的檔案保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。集中管理的文件由文檔中心保存10年，在文檔中心保管滿10年后，由文檔中心、文件移交單位、市檔案館三方人員共同組成鑒定工作小組進行保管期限的鑒定，判定有保存價值的文件則向市檔案館移交，無保存價值的文件，經征詢文件移交單位意見后，按照規定予以銷毀。十年后再進行文件價值的鑒定，并由三方人員共同鑒定，既避免了文件保管期限誤判的情況，又保存了真正有歷史價值的檔案。

2.4 文件查詢

移交的文件在短期內就會被掃描，并進行細化的著錄，然后錄入內網的文件查詢系統。所謂細化的著錄，與我們傳統只針對文件正文標題錄入不同，是正文為主體，連同附件以及相關內容文件都作為關聯補充方式的單獨條。文件查詢時，只需查詢到正文標題，相應的附件信息就會被單獨列出，打破了傳統的通過文件標題想像內容文件查找障礙，整個文件的框架一覽無余。經著錄后查詢到的文件，文件內容可以打印、拷貝，極大的提高了利用效率。實際中，大多數查檔的目的只是閱讀文件內容，并無印證文件真實，加蓋與原件相符的印章的需求，因此檔案的信息化減少了對原始檔案的反復利用，有利于原始檔案的保存和保護，而利用電腦查詢省事省力，也提高了工作效率。

3 目前存在問題

3.1 移交整理仍存壓力

1、按目前文件移交的要求，各單位除收集齊全，仍需進行初步分類整理、編制移交清冊，對各單位來說，仍有一定的整理壓力，目前部分單位仍須聘請中介機構進行整理移交，造成了重復勞動，資源浪費。

2、在辦公自動化、無紙化辦公環境下，大量在OA系統產生的電子文件，其文件內容、領導簽名、電子公章的等合法性問題，均需要研究解決。目前被認可的電子簽名等方式大多用于個人和商用，在政府公文方便，尚無比較明晰的法律法規出臺。

3.2 文件鑒定問題

由于移交時只是初步分類整理，各單位并未對文件的保管價值做出鑒定，分類方案對保管價值的界定也比較模糊，加之各單位文件保管人員對分類工作的了解程度參差不齊，分類方案也只是參照國家方案的樣版與以加減，在業務文件分類方面并未能更好的反映出單位的實際情況，加之檔案員對一些業務工作形成的專業檔案無暇管理，有機構改革、部門職能調整時沒有能及時調整分類方案，也給日后的檔案鑒定工作造成一定難度。

3.3 文件查詢利用問題

目前文檔中心對移交的文件提供內網查詢、傳真、電子郵件等服務方式，使文件利用工作更加便利，但查詢系統只綁定一個固定IP，對系統要求比較高，且內網查詢只支持簡單查詢，面對與日劇增的數據量，支持力度明顯有點單薄。

4 相關建議

由于檔案信息是數字化的信息、可以被復制、不留痕跡地被修改，計算機的病毒、磁場、電磁脈沖都對數字化信息和計算機系統具有破壞性，在計算機硬件設備和系統軟件更新、升級過程中，檔案信息的數據轉換也容易丟失，當發生這樣的問題時，檔案信息的恢復、核實和重建就必須完全依賴于原始檔案。原始檔案是檔案信息的基礎和重要來源，具有不可取代性，檔案信息與原始檔案共存。筆者認為可從如下幾個方面加強管理與完善。

首先，文檔中心可調研各單位OA設計特點，指導OA文件保存方式，對領導簽名、公章、電子文件合法性等具體問題進行明確，建立通用的數據移交標準，直接接收OA的數據進行打印整理，簡化紙質文件移交的整理壓力。

其次，文檔中心指導各單位對分類方案進行更科學、合理、細化的修改，有針對性的就文件分類、保管期限界定工作對各單位文件保管工作人員進行培訓。機構改革的單位應制定并報送更新的檔案分類方案、文檔中心對檔案分類方案進行專業的審查、備案。

第三，整合檔案利用系統，在統一框架下分別建設進館檔案查詢系統、集中管理文件查詢系統以及即將進駐檔案儲存中心的業務系統，通過網絡身份認證技術、訪問控制技術等有效保密措施，在確保檔案信息的安全前提條件下，解決進館檔案、集中管理文件、各單位自行保管的短期文件、業務文件查找方法不一致，檔案、文件查詢割裂引起的各種問題，盡可能減少現場查詢造成的人力和時間的耗費。