干部人事檔案信息化管理中的問題及措施

方滿銀

（東莞職業技術學院，廣東 東莞523808）

0 引言

近年來干部隊伍人才流動越來越頻繁，隨著知識經濟的蓬勃發展，我國的干部人事檔案管理工作也迫切需要建立信息化的管理系統，建立信息化管理平臺實現檔案的的信息化收集、整理和利用，為各事業單位干部人事管理工作提供更好的服務。本文在分析目前干部人事檔案信息化管理中出現的問題的基礎上探討了相關改進措施。

1 干部人事檔案信息化管理的意義

1.1 使干部人事檔案管理工作更加高效快捷

隨著人事隊伍不斷擴張，人才流動頻率的大幅度增加，檔案館的簡單管理工作遠遠不能滿足人事單位管理工作的需求。在信息技術飛速發展的今天，科技的發展和計算機的開發應用為檔案信息化管理提供了新的條件和手段，干部人事的檔案亟需實現信息化管理，運用現代化的計算機手段，建立人事檔案信息系統，完善干部人事檔案數據庫[1]。

1.2 便于干部人事檔案信息長期保存、轉移和共享

傳統的干部人事檔案都是以紙質稿存在，每一次的翻閱、檢索和查詢都在無形當中損壞了紙質檔案，因而，紙質檔案并不利于長期保存。而且，隨著干部隊伍人員流動的增加，紙質檔案在轉移和搬遷過程當中容易丟失，造成一些重要的信息流失，而應用信息化對干部人事檔案進行管理，可以一次性地將檔案數據錄入到計算機內，通過計算機軟件進行檔案檢索和查閱，避免了因為長期翻閱檔案而造成的損失，便于檔案的長期保存。

2 干部人事檔案信息化管理的現狀

2.1 管理觀念和方式陳舊

人事檔案的管理是一項專業性的工作，在計算機和檔案管理的專用軟件尚未出現和普及的情況下，傳統的檔案管理工作人員的工作量相當大，不僅需要人工對檔案進行收集和編制，而且每年新的檔案材料都會層出不窮，這些信息如果都由手工書寫、裝訂、裁剪的話，需要檔案管理工作人員極好的耐心和細致的工作，現如今已經完全不能滿足檔案用戶們的需求，這種陳舊的管理觀念和方法已經無法適應新形勢下干部人事檔案工作所需要達到要求。

2.2 資源共享程度低，檔案利用率低

大部分單位雖然在檔案部門配備了計算機，但是當前的檔案管理硬件設施和信息系統軟件都較為陳舊，原有的操作平臺只是停留在初級階段，只提供目錄的存儲和檢索，而且，由于干部人事檔案的信息管理缺乏統一管理和統一標準，各事業單位或各單位部門之間各自為政，缺乏溝通，檔案管理軟件雖多，但是數據庫建設方面各取所需，缺乏統一規劃，各單位的檔案信息管理系統間因為兼容性差，難以實現數據共享，這樣使得檔案信資源的開發利用在一定程度上受到了限制[2]。

2.3 數據庫信息化水平低

干部檔案管理工作很重要的一項標準就是要確保檔案全面、準確、客觀地反應每一個干部的真實情況。現在很多部門的人事檔案管理并沒有形成強有力的機制來進行規范，一些檔案信息管理人員只是錄入一些干部人事的基本數據，使得數據不夠完整，而有時因為避免耗費時間和經歷，完全是按照職工自己所填寫情況進行錄入，而沒有在對其進行核實的基礎上錄入，因而數據不夠準確，另外，由于單位干部人事變動大，很多材料沒有做到及時的更新，最終導致數據庫的信息質量低。

3 干部人事檔案信息化管理策略

3.1 建立完整的干部人事檔案數據管理系統

檔案數據管理系統的建設必須依賴于信息化的操作平臺，因此對各類操作設備進行更新，對軟件系統進行升級是當前建立完整的數據管理系統的重要環節。完整的人事檔案管理系統應該是集信息接收、信息傳遞、信息儲存和信息利用為一體的科學的管理系統。信息的數據庫建設是最為核心的部分[3]，它集合了組織和部門管理工作所需要的全部數據，提高檔案信息的利用率，保障人事檔案信息能夠重復使用，能夠在一定程度和范圍內實現人才信息資源共享。

3.2 加強各部門溝通，實現資源共享

干部人事檔案的管理工作從收集、整理到查詢、利用每一個環節都牽涉到很多部門，因此我們應該加強各個部門的協調和溝通工作，使得干部人事檔案材料進行規范化的收集和歸檔。另外，干部人事檔案信息資源實現共享的核心人物是建立檔案信息數據庫，這就要求各組織需求人事信息的相關部門，將各部門的人力、物力和財力進行有效整合，確保數據信息的全面、完整、準確并符合現實情況，提高數據信息的質量和水平。另外，應該充分發揮網絡的優勢，以信息中心為樞紐，對信息的需求者進行授權或者是分等級開放，使得信息資源在一定范圍內實現共享。

3.3 保障干部人事檔案信息安全

干部人事檔案信息在進行軟件儲存和網絡傳遞過程當中應該確保信息部外露，在為用戶提供人事檔案信息服務時，我們應該注意防止非法用戶進行非法竊聽，防止信息泄露，做好系統用戶的安全管理。可以采取強制身份認證、防密碼偷竊和加密等軟件技術，或者是隔離、災難備份等措施使得人事檔案信息資源的安全性得以保證。如發現用戶越權進行操作或者實行非法操作，應該及時利用軟件加以制止，并對非法操作進行嚴厲打擊。這就需要我國落實嚴格的安全管理制度和安全管理措施，保障干部人事檔案信息安全。

4 結語

總而言之，實現干部人事檔案信息化管理是時代的需要，建立和完善干部檔案管理數據系統，加強各部門的協調實現信息資源共享，保障信息安全，使我國人事單位檔案管理工作盡快走上規范化、法制化和科學化的道路。

［1］歐密.淺談信息時代的高校人事檔案管理[J].北京電力高等專科學校學報，2010，28(2)：23.

［2］陸琦.干部人事檔案信息化管理趨勢研究[J].科技傳播,2010(12)：33-34.

［3］卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].改革與開放，2011（9）：102.