干部人事檔案信息化管理中的問題及措施

方滿銀

（東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 東莞523808）

0 引言

近年來干部隊(duì)伍人才流動(dòng)越來越頻繁，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，我國(guó)的干部人事檔案管理工作也迫切需要建立信息化的管理系統(tǒng)，建立信息化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案的的信息化收集、整理和利用，為各事業(yè)單位干部人事管理工作提供更好的服務(wù)。本文在分析目前干部人事檔案信息化管理中出現(xiàn)的問題的基礎(chǔ)上探討了相關(guān)改進(jìn)措施。

1 干部人事檔案信息化管理的意義

1.1 使干部人事檔案管理工作更加高效快捷

隨著人事隊(duì)伍不斷擴(kuò)張，人才流動(dòng)頻率的大幅度增加，檔案館的簡(jiǎn)單管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人事單位管理工作的需求。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)的開發(fā)應(yīng)用為檔案信息化管理提供了新的條件和手段，干部人事的檔案亟需實(shí)現(xiàn)信息化管理，運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)手段，建立人事檔案信息系統(tǒng)，完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫[1]。

1.2 便于干部人事檔案信息長(zhǎng)期保存、轉(zhuǎn)移和共享

傳統(tǒng)的干部人事檔案都是以紙質(zhì)稿存在，每一次的翻閱、檢索和查詢都在無形當(dāng)中損壞了紙質(zhì)檔案，因而，紙質(zhì)檔案并不利于長(zhǎng)期保存。而且，隨著干部隊(duì)伍人員流動(dòng)的增加，紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)移和搬遷過程當(dāng)中容易丟失，造成一些重要的信息流失，而應(yīng)用信息化對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理，可以一次性地將檔案數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案檢索和查閱，避免了因?yàn)殚L(zhǎng)期翻閱檔案而造成的損失，便于檔案的長(zhǎng)期保存。

2 干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 管理觀念和方式陳舊

人事檔案的管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，在計(jì)算機(jī)和檔案管理的專用軟件尚未出現(xiàn)和普及的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員的工作量相當(dāng)大，不僅需要人工對(duì)檔案進(jìn)行收集和編制，而且每年新的檔案材料都會(huì)層出不窮，這些信息如果都由手工書寫、裝訂、裁剪的話，需要檔案管理工作人員極好的耐心和細(xì)致的工作，現(xiàn)如今已經(jīng)完全不能滿足檔案用戶們的需求，這種陳舊的管理觀念和方法已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢(shì)下干部人事檔案工作所需要達(dá)到要求。

2.2 資源共享程度低，檔案利用率低

大部分單位雖然在檔案部門配備了計(jì)算機(jī)，但是當(dāng)前的檔案管理硬件設(shè)施和信息系統(tǒng)軟件都較為陳舊，原有的操作平臺(tái)只是停留在初級(jí)階段，只提供目錄的存儲(chǔ)和檢索，而且，由于干部人事檔案的信息管理缺乏統(tǒng)一管理和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各事業(yè)單位或各單位部門之間各自為政，缺乏溝通，檔案管理軟件雖多，但是數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面各取所需，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各單位的檔案信息管理系統(tǒng)間因?yàn)榧嫒菪圆睿y以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，這樣使得檔案信資源的開發(fā)利用在一定程度上受到了限制[2]。

2.3 數(shù)據(jù)庫信息化水平低

干部檔案管理工作很重要的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)就是要確保檔案全面、準(zhǔn)確、客觀地反應(yīng)每一個(gè)干部的真實(shí)情況。現(xiàn)在很多部門的人事檔案管理并沒有形成強(qiáng)有力的機(jī)制來進(jìn)行規(guī)范，一些檔案信息管理人員只是錄入一些干部人事的基本數(shù)據(jù)，使得數(shù)據(jù)不夠完整，而有時(shí)因?yàn)楸苊夂馁M(fèi)時(shí)間和經(jīng)歷，完全是按照職工自己所填寫情況進(jìn)行錄入，而沒有在對(duì)其進(jìn)行核實(shí)的基礎(chǔ)上錄入，因而數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，另外，由于單位干部人事變動(dòng)大，很多材料沒有做到及時(shí)的更新，最終導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫的信息質(zhì)量低。

3 干部人事檔案信息化管理策略

3.1 建立完整的干部人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的建設(shè)必須依賴于信息化的操作平臺(tái)，因此對(duì)各類操作設(shè)備進(jìn)行更新，對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)是當(dāng)前建立完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)。完整的人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該是集信息接收、信息傳遞、信息儲(chǔ)存和信息利用為一體的科學(xué)的管理系統(tǒng)。信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)是最為核心的部分[3]，它集合了組織和部門管理工作所需要的全部數(shù)據(jù)，提高檔案信息的利用率，保障人事檔案信息能夠重復(fù)使用，能夠在一定程度和范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人才信息資源共享。

3.2 加強(qiáng)各部門溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享

干部人事檔案的管理工作從收集、整理到查詢、利用每一個(gè)環(huán)節(jié)都牽涉到很多部門，因此我們應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)和溝通工作，使得干部人事檔案材料進(jìn)行規(guī)范化的收集和歸檔。另外，干部人事檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的核心人物是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，這就要求各組織需求人事信息的相關(guān)部門，將各部門的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行有效整合，確保數(shù)據(jù)信息的全面、完整、準(zhǔn)確并符合現(xiàn)實(shí)情況，提高數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量和水平。另外，應(yīng)該充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，以信息中心為樞紐，對(duì)信息的需求者進(jìn)行授權(quán)或者是分等級(jí)開放，使得信息資源在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享。

3.3 保障干部人事檔案信息安全

干部人事檔案信息在進(jìn)行軟件儲(chǔ)存和網(wǎng)絡(luò)傳遞過程當(dāng)中應(yīng)該確保信息部外露，在為用戶提供人事檔案信息服務(wù)時(shí)，我們應(yīng)該注意防止非法用戶進(jìn)行非法竊聽，防止信息泄露，做好系統(tǒng)用戶的安全管理。可以采取強(qiáng)制身份認(rèn)證、防密碼偷竊和加密等軟件技術(shù)，或者是隔離、災(zāi)難備份等措施使得人事檔案信息資源的安全性得以保證。如發(fā)現(xiàn)用戶越權(quán)進(jìn)行操作或者實(shí)行非法操作，應(yīng)該及時(shí)利用軟件加以制止，并對(duì)非法操作進(jìn)行嚴(yán)厲打擊。這就需要我國(guó)落實(shí)嚴(yán)格的安全管理制度和安全管理措施，保障干部人事檔案信息安全。

4 結(jié)語

總而言之，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理是時(shí)代的需要，建立和完善干部檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，加強(qiáng)各部門的協(xié)調(diào)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，保障信息安全，使我國(guó)人事單位檔案管理工作盡快走上規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的道路。

［1］歐密.淺談信息時(shí)代的高校人事檔案管理[J].北京電力高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2010，28(2)：23.

［2］陸琦.干部人事檔案信息化管理趨勢(shì)研究[J].科技傳播,2010(12)：33-34.

［3］卜禹華.加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放，2011（9）：102.