淺析檔案管理的創新與服務模式的改革研究

呂歡弟

（東莞職業技術學院 廣東 東莞523808）

0 引言

檔案對于任何個人以及單位組織而言，是記錄其參加社會活動所產生的原始文件資料。因此，強化檔案管理工作，是當前社會環境下的要求。所以必須使用全新的管理方法和措施，從實際情況出發，改變服務模式，以期能夠更好的符合個人以及機關單位對檔案管理工作的迫切要求。

1 檔案管理創新

從檔案管理的創新方面來分析，主要從檔案管理的體制以及檔案管理的方式入手，具體如下。

1.1 檔案管理的方式創新

從檔案管理的方式來分析，首先必須要實現檔案管理的數字化，隨著網絡科學技術的快速發展和進步，這些發達的技術為檔案管理數字化的實現打下了堅實的基礎。在檔案管理工作中，利用信息分享，數據庫管理以及其他方面的功能，可以在很大程度上摒棄之前滯后的檔案管理紙質化的方式，通過數字化的檔案管理，從而能夠有效的提升檔案管理工作的整體工作效率以及質量；其次是應用現代技術方法，那么必須要做到利用當前先進的科學技術方法來健全檔案管理資源化的科學配置，另外在機關單位內部中構建計算機信息網。構建數字化的管理數據庫系統，對數據進行全面的總結和歸納，同時設立信息快速搜索系統，及時的對系統中的資源進行更新和升級，以期更好的滿足工作需求。另外在構建科學化的檔案管理體制之后，可以為檔案信息管理資源設置健全的保密制度。另外還可以構建機關組織內部和外部的檔案管理網站系統，可以向外界提供機關單位內部的信息分享以及信息下載，咨詢等相關方面的服務，這樣不僅有利于檔案部門進行自身宣傳，同時也能夠讓社會大眾更加充分的了解和清楚檔案管理工作[1]。

1.2 檔案管理的體制創新

對于檔案管理而言，只有在制度上實現創新，才能夠在本質上實現檔案管理的創新。具體來說，首先要著力構建科學的檔案管理工作體系，其主要的基準是確保檔案管理的有效性，簡潔性以及互通性等其他方面的要求。這就需要在具體的檔案管理創新過程中，保證檔案管理工作可以較好的完成，另外使用全新的管理方法，努力提升檔案管理工作的整體水平和質量。另外還應該大力把握檔案管理工作的投入費用。隨著社會競爭壓力的不斷加大，檔案管理工作必須全面的控制資金投入費用，這樣才可以較好的提升相關企業以及組織的經濟回報。所以檔案管理工作應該科學的配置人才，物力以及其他方面的資源，以期使用較低的投入，換回較高的回報；其次是要不斷引入競爭制度，檔案管理工作在工作體制上，要深入的體現人才資源的價值，營造一個良好的工作條件以及發展平臺，激發檔案管理工作人員的工作的積極性，著力提升人才在企業以及機關單位發展中的重要地位。建立系統嚴格的員工獎懲制度，以此來實現工作人員以及相關企業和單位組織相互之間的共贏。當然對于在一些檔案管理工作中出現的不良工作習慣，必須加以教育和懲罰。可以在檔案管理工作中納入競爭激勵機制，采取公平的對外招聘的方法，吸納最優秀的人才，對于一些綜合能力較低，無法勝任檔案管理工作的人員予以解聘。這樣就可以在一定程度上激發員工不斷努力前進，消除一些不良的工作習慣，讓檔案管理工作人員可以時刻的感受到競爭的壓力，從而能夠在很大程度上提高檔案管理的工作水平。除此之外，在實際的檔案管理工作過程中，相關的企業和機關組織應該大力倡導員工發揮創新性，在檔案管理工作中提出一些自身的看法和好點子，以期能夠促進檔案管理工作的不斷健全和改進。把檔案管理工作人員的創新能力以及獎懲機制進行有效的融合，進而改善檔案管理工作的不良作風和習慣，這樣可以更加有助于實現檔案管理的創新[2]。

2 檔案服務模式的改革

從我國目前的檔案管理工作的現狀來看，檔案管理工作中還出現了諸多問題，譬如服務不完善，效果不明顯等其他方面問題。因此必須針對于這些方面的內容進行檔案服務模式上的改革，堅持以人為本的理念，充分的發揮檔案管理工作自身的意義。首先必須對于檔案用戶具體要求進行深入的分析，積極額提供相關的檔案信息服務。對用戶的類型群體進行全面的研究，總結和整理出不同檔案用戶的基本類型，信息需求，心理特征以及其他方面的內容，構建用戶資料檔案，同時以此作為主要的引導指標來創新服務模式，使用積極服務用戶，完善服務體制的模式來創新檔案管理內容和方式；其次提供不同類型的檔案信息的研發和應用方法，制定開放檔案目錄，專題目錄,同時進行迅速的刊發，以期讓使用者能夠及時的使用。公布，印發檔案編研成果,加強檔案信息傳播作用，從一定程度上達到檔案管理使用人員的實際要求和目標。另外進行不同形式的檔案咨詢服務工作，全面的體現檔案工作者的積極主動性[3]。

3 結語

綜上所述，本文主要從當前檔案管理工作的實際內容入手，研究檔案工作的創新手段和服務模式的改革方法。在當前信息化膨脹的社會，檔案已經開始被愈來愈多的企業以及相關的單位組織所關注。所以,為了能夠更好的加速檔案管理以及相關服務工作的發展速度，應該從信息化時代發展的環境出發，實施一些高效的方法和手段，對常規的檔案管理以及服務模式進行深入的創新。

［1］李旭華，張巧巧.企業檔案管理創新與服務模式研究[J].經營管理者，2014,4（15）.

［2］費玉琪.企業檔案管理的創新與服務模式[J].東方企業文化，2014,1（8）.

［3］張秀華.企業檔案管理創新與服務模式研究[J].現代商貿工業，2013,12（1）.