淺談計生檔案管理存在的問題及對策

明萬榮

（棗陽市熊集鎮計劃生育服務中心，湖北 棗陽441200）

當今時代，計算機技術發展日新月異，對傳統檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術、大容量信息存儲技術和網絡技術的迅速發展，利用計算機技術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網絡技術結合，實現檔案管理現代化。

1 檔案管理現代化是解決檔案工作發展中突出問題的必然出路

目前，在檔案工作發展過程中，面臨著許多實際問題，其中突出的有：檔案數量劇增；新型信息介質和記錄方式的出現；如何有效保護檔案，以及如何適應利用檔案的社會需求發生的變化。這些問題強烈地沖擊著傳統的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已適應不了檔案數量劇增和利用檔案數量范圍的迅猛擴大的需求。二是它也是管理傳統的紙質檔案的范圍，而對新型檔案，顯得無計可施，更加適應不了需要。在這種情況下，檔案管理現代化便自然提到日程上來，成為解決檔案工作發展中突出問題的必然出路。

2 檔案管理現代化是我國現代化建設的必然要求

首先，它承擔收藏和保護我國歷史上各個時期形成的檔案的任務，這是負責管理國家寶貴歷史文化財富的重任，是造福于子孫后代的長遠大計。其次它擔負提供檔案，直接為現代化建設服務的任務。檔案是開展各項工作的依據和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經濟效益和社會效益。特別是實施鄧小平同志提出的“科學技術是第一生產力”的科學論斷，開發利用好作為科技儲備形式的科技檔案，對于建設有中國特色的社會主義事業具有重要的戰略意義。

3 檔案管理現代化是檔案工作發展的必然趨勢

在過去的三十年中，現代管理技術和現代科學取得了驚人的發展。一方面，隨著現代科學、生產和社會管理活動的發展，檔案數量劇增。另一方面，隨著現代科學技術的發展，現代信息處理技術也日臻完善和成熟，可以引進和消化運用于檔案管理之中。

在現代技術的應用中，首先當屬電子計算機，它已成為檔案館興衰成敗的關鍵。應用現代科學技術成果，改善檔案保管條件，研究和發展檔案保護技術，也已成為檔案部門的共識和一致行動。檔案部門采用計算機技術進行檔案信息處理，建立和維護檔案信息數據庫等，有效地推進了檔案管理自動化的發展。

4 檔案管理現代化將會提高檔案工作的整體水平，推進全面建設

4.1 提高貯存、收藏能力。縮微技術、光盤技術等行動技術的采用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲和管理提出有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯回溯性信息的基地。

4.2 提高信息處理能力。檔案管理現代化的核心和主要內容是電子計算機的應用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統計分析等。在這些業務中代替某些人操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和服務水平。

4.3 提高檔案信息資源開發利用能力。應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統或專題利用的需要。實現多次重復利用，聯網檢索，為檔案資源共享的實現創造了條件。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息資源，極大地提高了開發能力和效率，進而提高檔案信息的利用率。