社會保障電子檔案管理研究

丁 靜

（菏澤市人力資源和社會保障局，山東 菏澤274000）

社會保險業務檔案包括參保勞動者的基礎信息、保險繳納記錄、待遇領取核準材料等，這些信息和材料關系著勞動者的直接權益，其記錄的準確安全性最終影響參保勞動者社會保險待遇的享受與否等切身利益。而人力資源與社會保障經辦機構必須要實現對勞動者終身性服務，因此，人力資源與社會保障部門要記錄、跟蹤勞動者的相關信息，并極力確保這一類檔案的安全、正確和完整，以此為基礎來為勞動者提供服務和保障。

隨著日益更新的社會信息化和網絡化，電子檔案的使用成為不可避免的趨勢。電子檔案的使用可以十分明顯的提高檔案利用率，減少業務人員的工作量，成為實際工作中受歡迎的檔案形式。

1 社會保障中電子檔案的必要性

電子檔案就是將有保存價值的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據歸檔之后形成的數字檔案[1]，具有智能化、網絡化等特征。電子檔案的使用可以提高檔案利用率，符合日益更新的信息社會發展趨勢。

社會保障電子檔案就是將檔案文件電子化的民生檔案，這種檔案關乎公眾一生的利益，其管理過程主要是基于社會保障行業檔案管理業務平臺，由社會保障業務經辦人員利用計算機、系統軟件、網絡平臺及其他外圍設備，進行社會保障行業檔案信息的收集、整理、儲存、更新和維護等操作。社會保障電子檔案的使用可以提高社會保障業務檔案利用效率。

我國參保勞動者的增加、社會保障事業的發展對社會保障服務提出了更高的要求，社會保障中電子檔案的使用為實現異地查保、繳納、發放等提供技術支持，為參保勞動者提供更為便捷的服務，因此是社會保障事業發展的客觀要求。

2 目前社會保障中電子檔案的現狀

國際上關于電子檔案的研究和應用集中在圖書館、醫療等方面，我國則由于檔案學與圖書館學專業研究的相對分離致使電子檔案研究相對滯后。近年來國家各級檔案機構也積累了一定的電子檔案館建設以及文獻遺產保護方面的實踐經驗，但是在其他需要電子檔案的部門和領域，比如公共服務領域、社會保障領域中電子檔案的研究與使用尚且不足。

2.1 社保電子檔案發展不均衡

目前我國社會保障電子檔案的建設和使用在不同地區發展很不平衡，即使在電子檔案建設和使用較發達的地區，也大多只是電子形式的簡單存儲，其資源庫與業務平臺沒有關聯，沒有達到不同地區的統一標準和互動共享。不同縣市、不同保障種類間數據庫不能共享，同一人員在不同數據庫中存在重復基礎信息，這種各自獨立的狀態影響了社保的整合，成為了參保勞動者的進行繳納、查詢信息的障礙，更是造成了資源的重復開發建設和人力財力的浪費。

2.2 電子信息本身特質阻礙了社保電子檔案的推廣

電子檔案的數字化與網絡、智能化，導致了電子檔案的不穩定性。電子檔案修改痕跡容易隱藏，降低了電子檔案的準確性。電子信息內容存儲依賴的載體對存儲條件要求較紙質高、受技術限制使用壽命較紙質短等因素也是電子檔案推廣緩慢的原因。

另外，電子檔案的管理范圍仍然沒有形成統一的標準、對于電子檔案的認識的局限性、專業的電子檔案管理人才缺乏、電子檔案的真實性存在缺陷等也成為阻礙電子檔案推廣的不利因素[2]。

3 業務經辦人員在使用中的體驗

根據人力資源與社會保障行業檔案管理業務中的實際需求和辦事流程，可以發現，使用電子檔案管理系統對電子檔案進行管理在很大程度上減輕了工作量，在部分業務方面達到了更加高效、便捷的為公眾服務的效果。尤其是使用查詢系統，在嚴格遵守國家人力資源與社會保障相關法規及檔案管理規范的前提下，可以極為快速的為前來辦理業務人員查詢所需信息，當場解決了部分社保檔案查詢方面的問題，這種實時性、在線性的檔案查詢方式極大的節省了時間，使參保勞動者非常滿意。但社會保障中電子檔案的管理與使用仍有其局限性，需要進一步完善。

3.1 社保電子檔案管理缺乏共享性

社會保障電子檔案的管理工作主要是使用平臺中的電子檔案管理系統，完成檔案的輸入、審查、復核、待遇發放、統計、匯總以及查詢等業務。

但目前沒有全國統一操作平臺，統一數據庫。現購商業平臺不能實現數據共享，接口通用等功能，其可擴展性、可移植性、可維護性以及穩定性都有待改進。社會保障電子檔案管理系統需要繼續改進，加強人機交互性、達到公共資源共享的功能，為異地查保、繳納等業務提供技術支持。

3.2 社保電子檔案的使用有局限性

近年來，電子檔案的使用已經能夠實現為參保查詢勞動者基礎信息、保險繳納記錄，待遇領取核準等功能，但在實際操作中尚不能作為完全依據。部分公眾對電腦記載信息不完全認可，有爭議時依然以紙質檔案為準。另外，由于電子檔案信息庫建設的年數短，沒有實現檔案的標準化管理，導致目前部分參保勞動者的歷史待遇發放不能顯示，可追溯性低。

傳統思路認為檔案必需實行“雙軌制”，實行紙質與電子相結合的檔案管理與使用方式。有的學者認為這種認識的不足造成了資源的重復開發與建設，浪費了人力和財力，呼吁檔案管理者和領導改進認識，摒棄“傳統思路”。但是在實際工作中，并不能達到完全脫離紙質檔案，單獨依靠電子檔案完成相關業務。這種檔案的信息化不可一蹴而就，需要技術的提高和文化的積累才能實現。

3.3 規范社保業務經辦人員行為

在政府信息公開和以人為本的行政理念下，我國的檔案管理趨向于向檔案服務轉變。依據國家人力資源與社會保障相關法規及檔案管理規范，檔案管理者需要將相關信息主動公布，并為公民依照法律申請提出的查詢、拷貝等業務提供服務。部門要切實維護和實現民眾的各項權益，業務經辦人員要對參保勞動者的信息進行隱私保護，禁止向非其本人及授權人員透漏相關信息。

部門需要從業務實際出發，培訓專業檔案人員。檔案管理人員需要不斷學習，提高有關技術能力，成為符合社保檔案管理工作要求的專業人員。社保檔案管理業務人員要做到嚴格規范自身操作行為，如使用保密設置，禁止非業務人員本人操作電腦；不在檔案管理專用電腦上隨意安裝不明程序；禁止使用專用電腦訪問外網；不在專用電腦上輕易使用移動存儲設備拷貝數據等。

3.4 完善電子檔案操作系統

在電子檔案管理系統中對業務流程規范設置，檔案信息的存儲、修改等操作必須經過多重認定，由個人、單位、保障機構確認后，通過建檔、初審、復核程序后，方可入庫。并設置原始數據，在電子檔案管理系統中設置記錄操作日志功能、數字簽名等模塊，記錄業務經辦人員操作歷史，杜絕篡改信息。

4 改進與展望

即使目前公眾對于電子檔案的信任度低，但隨著社會的信息化，電子檔案庫建設的準確與完善、其可信度將會大幅度提高。電子檔案的使用者、管理者以及參保者對電子檔案更加清楚的認識，不再將電子檔案視為紙質檔案的附屬品，更加認同電子檔案的使用。作為社會保障服務平臺之一的電子檔案管理系統必將在人力資源與社會保障行業的信息化建設中發揮更大的作用，使檔案的使用達到最大價值。

［1］CJJ/T117-2007電子文件歸檔與電子檔案管理規范[S].

［2］李琪.電子檔案管理及其風險控制分析[J],圖書與檔案,2013,07：287.

［3］羅芳,謝鈺榮.電子檔案安全管理措施的研究[J].蘭臺世界,2013,05：76-77.