淺談人事檔案管理工作的重要性

孟祥國(guó)

（山東省科技館，山東 濟(jì)南 250011）

在現(xiàn)代人的工作生活中，檔案扮演著重要角色。加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要意義和作用，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

1 人事檔案的定義

人事檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記敘和反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它包含以下幾種含義：

（1）人事檔案是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)。是國(guó)家檔案的重要組成部分。我國(guó)的人事檔案主要分為學(xué)生檔案、工人檔案、干部檔案和軍人檔案四種類型。

（2）人事檔案主要來(lái)源于一定單位的人事管理活動(dòng)，是國(guó)家在用人治事，以及處理與人有關(guān)的事情時(shí)所形成的文字資料，如履歷表、職工登記表、考核表、鑒定表、調(diào)資表、干部任免表等有參考價(jià)值的各種文字、表格等數(shù)據(jù)。

（3）人事檔案是反映一個(gè)人的經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實(shí)際、專長(zhǎng)愛(ài)好等情況的原始記錄，是個(gè)人情況的如實(shí)記載。

（4）人事檔案是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文字資料。凡是決定歸入人事檔案的文字資料，必須是完成了審批程序、手續(xù)完備、內(nèi)容真實(shí)、有查考價(jià)值的資料，不是個(gè)人的所有資料都要?dú)w檔。

（5）人事檔案是以個(gè)人姓名為特征、內(nèi)容條理、排列有序而組成的專卷或?qū)?cè)，它的內(nèi)容和成分只能是同一個(gè)人的有關(guān)材料，不允許混雜他人的材料。

2 人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

(1)對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。主要是相當(dāng)一部分人對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，感覺(jué)人事檔案管理工作不是單位的一項(xiàng)主要工作，只是一項(xiàng)普普通通的事務(wù)性保管工作，只要做到不泄密，不丟失就行。能方便查檔，能應(yīng)付調(diào)動(dòng)就可以。從根本講，是沒(méi)有將這項(xiàng)工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，因此往往容易忽略人事檔案管理工作。

（2）歷史遺留問(wèn)題多，檔案不規(guī)范。隨著各單位體制改革的深入，人事檔案遺失，殘缺成了見(jiàn)怪不怪的現(xiàn)象。由于隸屬關(guān)系、管理方式不同、管理人員頻繁更換發(fā)等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)人事檔案管理制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊等問(wèn)題。如人事檔案盒破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒(méi)有規(guī)范整理；歸檔材料規(guī)格不一；有的甚至沒(méi)有科學(xué)的分類和裝訂等等。這其中主要是檔案交接工作存在的問(wèn)題比較嚴(yán)重，往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續(xù)遲遲不辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量不清、責(zé)任不明、界限不清等問(wèn)題。

（3）人事檔案內(nèi)容失真，材料不全。真實(shí)性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的人事檔案材料中真實(shí)性卻不高，有的檔案內(nèi)容前后不符，如時(shí)間方面，出生年月農(nóng)歷、公歷隨意填寫(xiě)，且沒(méi)有說(shuō)明；參加工作時(shí)間、入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致，每次填寫(xiě)往往不一致；姓名改變后不寫(xiě)曾用名，也不加以說(shuō)明等等，著給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒(méi)有缺點(diǎn)；只有成績(jī)，沒(méi)有差錯(cuò)。這些問(wèn)題的出現(xiàn)在與干部職工在填寫(xiě)材料時(shí)沒(méi)有實(shí)事求是，怎么有利于自己就怎么寫(xiě)，有太大的隨意性。人事檔案部門也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，致使人事檔案不能如實(shí)反映本人的真實(shí)情況，給檔案的利用帶來(lái)困難。

（4）人力，物力資源配置不足。由于辦公條件限制，有些單位雖然檔案材料堆積如山，但沒(méi)有實(shí)現(xiàn)三室分開(kāi)，即檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分開(kāi)，人事檔案庫(kù)房沒(méi)有配置防盜門窗、去濕機(jī)、加濕器等硬件設(shè)施。在各種材料的限制下導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響了檔案的美觀、整潔、完整。

（5）檔案管理手段落后，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用，目前，大部分企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理還是僅限于紙質(zhì)管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理，根本沒(méi)有涉及到聲像管理。計(jì)算機(jī)在人事檔案的管理中，只發(fā)揮了簡(jiǎn)單的檔案材料目錄的錄入工作，人事檔案管理信息化功能尚未開(kāi)發(fā)。隨著社會(huì)的發(fā)展，辦公條件的改善，為了更加全面的記錄職工所有的經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢(shì)。

3 對(duì)目前人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力。單位領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作在單位的重要作用和地位，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和部署，注意加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查等工作，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。要主動(dòng)關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)和生活，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作效率的提高。

（2）配備專職檔案管理人員，提高管理人員的素質(zhì)。按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，人事部門要高度重視檔案工作干部隊(duì)伍的建設(shè)，注意挑選責(zé)任心強(qiáng)的黨員干部負(fù)責(zé)檔案工作，加強(qiáng)對(duì)其培養(yǎng)教育，調(diào)動(dòng)與發(fā)揮其積極性與創(chuàng)造性，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)，提高檔案管理的技術(shù)水平。要關(guān)系從事檔案管理人員的生活條件，適當(dāng)給予他們一定的特殊崗位津貼，這樣才會(huì)調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性與創(chuàng)造性，保障檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展。

（3）加強(qiáng)制度執(zhí)行力度，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理。堅(jiān)持“五不查閱”即：無(wú)查閱干部介紹信不準(zhǔn)查，非正式黨員不準(zhǔn)查，本人不準(zhǔn)查，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)查，牽涉到親屬不準(zhǔn)查；“四不借出”即：未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借；“三不轉(zhuǎn)遞”即：個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒(méi)有調(diào)函不轉(zhuǎn)，接受單位不明不轉(zhuǎn)。對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出的檔案嚴(yán)格把關(guān)，履行登記手續(xù)。做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接受材料有登記，查閱、借閱檔案有登記、提供準(zhǔn)確。這樣可以做到避免檔案的丟失、涂改、抽取、偽造等現(xiàn)象，保證檔案管理規(guī)范有序。

（4）提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。根據(jù)我國(guó)的國(guó)情，無(wú)論從哪個(gè)角度講，紙質(zhì)檔案的作用都是不可替代的，但是，隨著我國(guó)人才流動(dòng)向廣度和深度的發(fā)展，單一的紙質(zhì)檔案給人事檔案的管理和利用帶來(lái)了較大的局限性，檔案管理的發(fā)展方向是將先進(jìn)科技運(yùn)用于檔案管理工作之中，一來(lái)可以提高工作效率，二來(lái)使人事檔案能夠最大限度的延長(zhǎng)其壽命。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是我國(guó)人事制度改革與整體發(fā)展的需要，也是檔案信息適應(yīng)日漸增強(qiáng)的社會(huì)客觀需要。在此形勢(shì)下，需要人事檔案管理部門充分利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，把文字、圖片、聲像等資料存于電腦，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，這樣，人事檔案就可以達(dá)到紙質(zhì)與數(shù)據(jù)并存，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性兼具系統(tǒng)性、科學(xué)性、專業(yè)性的工作，在每一個(gè)相關(guān)單位中，都需要領(lǐng)導(dǎo)與其他同事們的重視、支持和配合，這是人事檔案管理工作更好的服務(wù)于本單位的重要前提。同時(shí)，給予人事管理部門相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力等方面的支持，也是加強(qiáng)人事檔案的管理，推動(dòng)人事檔案管理工作順利開(kāi)展的重要保證。隨著人事改革制度的不斷深入，單位內(nèi)部、單位之間、地區(qū)之間的人員流動(dòng)也會(huì)越來(lái)越頻繁，這就對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。此外，如何將記錄單位人員重要信息的檔案資料合理的保存與利用，也更值得我們檔案管理人員深思。但是，只要我們富于創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索，敢于開(kāi)拓，努力實(shí)踐，就一定會(huì)把人事檔案管理工作開(kāi)展的更好。

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