淺析科研單位的科研項目檔案管理

丁 霞

（核工業理化工程研究院，中國 天津 300180）

1 當前科研單位科研項目檔案管理中存在的主要問題

1.1 首先對科研項目檔案的重要性認識不夠

科研項目檔案管理是從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入庫的全程管理。多數科研單位普遍存在重科學研究輕檔案管理的現象，部分主管領導或項目執行者，從項目立項之初就沒有及時通知檔案部門，在研制過程中，科研人員又非常看重自己的科研成果，出于保密或者其他原因的考慮，把自己的科研文件私自保管，不愿意放到檔案管理部門，沒有在部門內部進行統一的存放和管理，容易丟失檔案，導致項目檔案的不完整。有的檔案即使交到相關的管理部門，由于管理人員缺乏認識，對檔案的價值和作用認識不足，拖延時間，降低資料的時效性，有損檔案的完整性。

1.2 其次科研項目檔案管理不規范，案卷質量不高

科研項目檔案與普通的文書、基建等類檔案是有區別的，有它的獨特性。但有些科研單位一直沿用多年前檔案工作制度及標準，已經不適宜現階段產生的項目檔案的歸檔要求，自然導致科研項目檔案許多方面管理的不規范。客觀的降低了工作效率，造成大量信息資源的閑置，科研項目檔案的利用多數處于被動階段，很不規范。

1.3 科研項目檔案管理隊伍不穩定，專業知識匱乏

項目檔案管理員大多由承擔項目的研究部門辦公室人員兼任，他們身兼多職，過重的工作任務使他們不能將檔案工作擺在首要位置。這些單位經常是臨時抱佛腳，檔案工作有檢查任務時臨時抽調人員突擊，檢查過后，各回各位，人員很不穩定。一些檔案專職管理者專業知識匱乏，缺乏熱情，甚至把檔案工作當成一塊跳板，一旦機會到來馬上跳槽，檔案人才流動頻繁、檔案保管條件落后，難以為單位發展提供優質服務。

2 針對科研單位項目檔案管理的問題提出的解決對策

2.1 開展多種方式宣傳檔案工作，提高各級領導及項目管理者對項目檔案重要性的認識

我們除了日常工作中的檔案宣傳外，還采取了以下幾種潛移默化的宣傳方式，取得了好的效果。我院每年定期組織與項目有關的各級領導及參與項目檔案的管理專兼職人員學習檔案的法律、法規及檔案組卷基本知識，提高對檔案重要性的認識。針對我院重大項目的驗收在立項初組織臨時培訓會。其次加強與項目管理者的工作接觸，在工作中融入有效的項目檔案內容，讓其了解項目檔案的重要性。再次在檔案的利用過程中，通過查、借閱檔案，讓他們認識到項目檔案的利用價值。通過以上方式的開展，潛移默化的加強了檔案的宣傳，使大家體會到科研項目檔案的重要性。

2.2 規范管理，提高檔案質量

2.2.1 規范健全項目檔案管理制度，正確掌握檔案收集、整理方法

建立規范的科研項目檔案工作制度，項目檔案工作才有章可循，因此，制定規范的歸檔材料收集制度是必須的，嚴格按照文件材料的分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、光盤等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。

其次，制定規范的科研項目檔案的整理制度。要嚴格按照科研項目檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。

2.2.2 嚴把項目檔案資料預驗收關

按照國家及集團相關規定在各自的職責范圍內嚴把項目檔案資料的預驗收關。根據國家及集團規定“項目檔案驗收是科研項目竣工驗收的必備條件之一。未經檔案驗收或檔案驗收不合格的科研項目，不得進行或通過科研項目的竣工驗收。”本單位在項目竣工后，由科研管理部門組織，檔案部門參與對相關部門產生的科研項目檔案歸檔材料進行嚴格審查，預驗收結束后將存在的問題以書面形式反饋給相關歸檔單位，限期整改。按要求整改結束后，檔案人員再確認，待符合要求后，再行簽字，方能通過本單位的預驗收。隨后檔案部門向上級主管部門申請檔案專項驗收。

2.3 加強培訓,提高科研項目檔案人員的專業素質

為了使科研項目檔案管理人員掌握技能提高業務素質和能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度：一是；要積極參加上級和主管部門舉辦的專業培訓班，新人進入要進行崗位培訓。二是，派項目檔案管理員到檔案先進單位認真觀摩學習取長補短。三是，訂購檔案專業刊物，鼓勵專兼職檔案員開展自學活動。四是，實行崗位輪換制。項目組的檔案管理員，隨時到檔案館（室）學習檔案業務知識，檔案部門的項目管理員前往項目組進行監督、指導歸檔立卷工作的同時，學習一些有關項目的相關知識。五是加大科研項目檔案工作規范化管理力度，把科研項目檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內進行考核。科研項目檔案管理人員的成績要與檔案工資掛鉤，能夠有效地促進科研項目檔案工作管理水平。

2.4 科研項目檔案實行現代化的信息管理

信息化是當今社會發展的趨勢，要想確實提高科研項目檔案的有效管理，就必須實現項目檔案的現代化管理，充分利用微機檢索技術、網絡技術等信息資源保護好原件，滿足不同利用者對項目檔案的需求，不斷擴大區域共享和合作，逐步實現信息的數字化、檢索自動化、利用網絡化、使用信息接收、存儲和提高利用一體化。科研單位要把科研項目檔案的資源開發和利用作為重點工作認真落實好，加大信息存儲量，發揮科研項目檔案的最大利用率。

3 結束語

科研項目檔案的記載是科研院所歷史發展的表現，可以直接傳承單位的文化，對單位的發展具有直接影響和重要作用。做好科研院所項目檔案的管理工作具有深遠意義。首先，可以發揮科研院所的科研實力，使先進的科學技術真正起到引領作用，實現科研院所的全面發展。其次，可以最大程度加快科研成果轉化的速度，促進社會生產力的發展，實現科學技術的價值，提高科研單位競爭力。

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