房管檔案信息化建設

陳璐瑤

（煙臺開發區住建局，山東 煙臺 264006）

0 引言

隨著現代信息技術的發展，各行各業都處于數字化信息社會的環境之中。電子文件的大量出現，對傳統的檔案管理理論及其方法有嚴峻的挑戰。近年來，隨著房產行業的快速發展，房產管理檔案在住房保障、交易評估、權屬登記、私房落政、舊房改造、市場調控、優秀歷史建筑保護和訴訟仲裁等方面的作用日顯突出，政府、社會對房管檔案規范化、信息化管理的要求和需求日益迫切。黨的“十六大”明確指出：“信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇”，并及時提出要“以信息化帶動工業化”戰略決策，將信息化建設列為國民經濟和社會發展的重要內容。因此，房管檔案工作必須跟上國家信息化建設步伐，實現檔案信息化建設與國民經濟和社會需要同步發展，筆者就房管檔案信息化建設談談粗淺的認識。

1 房管檔案信息資源建設

房管檔案，是各級房產行政管理部門在管理過程中，經過收集、管理、鑒定，按照一定的程序和手續形成的反映房產狀況的有保存價值的文字材料、圖紙、磁介質磁盤等各種載體的材料。房管檔案信息化建設，是指以計算機技術為基礎，結合網絡等各種高新科技，將房管實體檔案轉化為計算機數據，并通過計算機系統對檔案數據進行信息化管理的過程。房管檔案信息化不僅能夠規范、簡化房管行業檔案管理的過程和手段，提高房管檔案保管與利用的效率，而且能為政府機構間共享數據、方便公眾查詢、深化檔案編研利用提供有效的技術支撐。房管檔案資源信息化的核心內容即檔案信息資源的建設，而檔案資源信息化的對象主要是檔案資源。因此，房管檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化內在質量，關系到檔案資源的有效開發和利用程度。首先，房管檔案信息化離不開現代信息技術的支持。無論是檔案資源加工的數字化，還是檔案信息傳輸的網絡化，都是以計算機技術、通信技術以及相關信息技術為工作手段和技術基礎的，檔案資源信息化離不開信息技術在檔案領域的應用。房管檔案信息化建設通常所用的信息技術主要包括數據技術、數據庫技術與數字化技術、網絡及數字通信技術、數字信息存儲技術等；其次，信息設備是實現房管檔案信息化的物質支持。基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、檔案數字加工的輸入、輸出、存儲、傳輸及其他設備；最后，充足的高質量的房管信息資源是信息化的基礎。檔案的信息化建設，檔案部門對本單位的檔案信息資源進行合理配置、分工協調，形成檔案信息資源庫，以有效提供房管檔案信息。只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫，才能有效地實現房管檔案共享。

2 加強房管檔案標準化的建設

房管檔案專業工作的標準化，就是制訂、修訂各種類別、各種層次的檔案專業標準，將其付諸實施的工程。既要按照國家推薦信息化管理的標準，又要根據房管系統業務特點和自身需要來定制相關管理標準系統，并在實踐中不斷進行完善。在信息化建設前，要根據檔案法律法規和《電子文檔歸檔與管理規范》等相關文件，結合房管檔案實際情況，指定電子檔案管理標準的實施細則，使信息化建設方案既符合國家的標準，又有鯉魚實際的操作。夯實實體檔案管理，加強檔案的收集、整理和保管工作。必須認真組織力量，深入探索，把握房管檔案信息化建設的特點和規律，加速推進房管檔案信息化建設。逐步實現房管檔案管理的規范化、系統化和科學化。要建章立制，進一步強化檔案信息化建設和制度規范，制定和完善房管檔案標準化建設和管理的法規標準，使檔案信息化建設駛入規范有序的發展軌道。健全組織領導，推行責任領導管理，將檔案工作人員納入目標管理，完善內部監督管制約機制，并將檔案歸檔人員納入年度考核范圍內，狠抓歸檔管理，認真把好檔案的歸檔關，嚴格房管檔案收集、分類、整理、立卷、保管等規范操作，做到收集齊全、整理規范、編號科學、保管安全。

3 房管檔案信息化安全保障系統建設

實施檔案信息網絡管理必須努力確保檔案信息的安全。房管檔案信息化管理實現了工作方式的現代化，進一步規范了工作流程，提高了工作效率，促進了檔案信息資源的共享與互通，但同時也對網絡的安全管理提出了更高的要求，這包括信息系統硬件、軟件、數據和網絡等方面的安全。與一般信息相比，房管檔案信息材料對安全、保密等方面要求更為嚴格，而計算機網絡的開放性、集成性、共享性等特點，又使上網檔案信息的安全受到一定的威脅。因此，要訂立詳盡的責任制度、安全保密制度，完善權限分級體系。實施檔案網絡信息化管理必須努力確保房管檔案信息的安全。首先，必須對檔案信息進行分析，分清開房檔案信息和非開放檔案信息，確定非開放檔案信息的保密程度以及對不同利用者的限制范圍；其次，制定嚴格的安全管理制度。應從機房管理、軟件管理、監督管理等幾個方面著手維護計算機系統的物理安全。其次，用戶分類、設置權限。既要保證有權用戶對房管檔案信息的有效利用，又要研制用戶的使用權限，保障檔案信息的安全可靠；最后，數據備份，防止電子文檔信息的丟失或失真。同時，要設置網絡防火墻，對傳輸的數據加密，并做好病毒防治等工作。只有保證系統的安全順利運行，房管檔案管理現代化的目標才能得以實現，否則一切都無從談起。

4 房管檔案管理人員隊伍的建設

房管檔案涉及到個人隱私、商業秘密和國家機密，需要檔案管理人員具有正確的政治方向和良好的職業道德；房管檔案信息建設，需要檔案管理人員具有相應的檔案管理和信息技術等方面的知識。因此，要進一步加強房管系統檔案管理人員的教育培訓，通過崗位培訓、繼續教育、專題講座、交流考察等方式不斷提高房管系統檔案人員在檔案管理、房產業務、計算機操作、網絡應用等方面的技能。因此房管系統檔案人員隊伍應加大新鮮血液的注入，吸納既懂房管行業檔案管理工作又熟練掌握信息技術的復合型人才，以適應房管檔案信息化建設的需要。

總之，只有在加強房管檔案信息資源建設、檔案標準化建設、檔案信息安全保障系統的建設等多方面多下功夫，不斷摸索和積累經驗，我們的房管檔案管理工作才能適應現代化管理需求，且可獲得自身的持續健康快速發展。