現代化醫院檔案管理中的主要問題與應對方案分析

樊 輝

山東省章丘市婦幼保健院，山東章丘 250200

醫院檔案是醫院在各項工作中所形成的信息綜合如具有保存價值的文字、簿冊、圖表、錄像、錄音、光盤等各種門類和載體等，在檢查和評估醫院的工作中醫院工作思想和方法的重現是重要依據，是醫院進行科學研究的工作基礎，是醫院進行宣傳教育的陣地。因此，加強對醫院檔案信息資源的科學化管理、開發和利用，不僅對醫院建設和發展起著積極的推動作用，而且還能客觀反映建設中國特色社會主義進程中的輝煌成就和經驗教訓。目前，對于新時期醫院前進和發展的步伐，大多數醫院傳統的檔案管理模式已經無法適應。因此，挖掘利用檔案信息資源，更新新時期醫院檔案管理模式，對推進醫院現代化建設和發展具有極其重要的意義。

1 檔案工作在醫院發展中的地位和作用

1.1 醫院檔案是反映醫院發展的見證和縮影

醫院作為社會工作的一個特殊行業，承載者記錄社會變遷和保障人民身心健康的偉大重任，而醫院檔案作為一種存儲和加工信息的載體，反映醫院發展信息的內容也越來越廣泛。從以前單一的文書檔案、手寫病歷檔案、照片檔案到今天門類眾多的數字化檔案、科研檔案、影像檔案、縮微膠片檔案、電子病案、實物檔案等。隨著檔案存儲門類的不斷豐富，它詳細、生動地記載著醫院在不同歷史發展時期的進程，客觀反映了醫院經濟運行的發展規律，體現了人民生產生活、醫療保健水平的發展方向[1]。

1.2 醫院檔案是醫院發展不可缺少的重要信息寶庫，是醫院資產的重要組成部分

一方面，可以利用設備檔案、基建檔案、科研技術檔案等信息資源，不斷開拓創新，科學地組織生產和醫療研發，使醫院技術力量更加雄厚，科室布局趨于合理，科研項目廣泛應用，從而取得可觀的經濟效益。另一方面，合理開發利用這些信息資源可為醫院發展決策服務，[1]為醫院提高診療水平服務，為醫院解決各類糾紛服務，為醫院技術革新，清產核資服務，從而直接或間接地為醫院帶來經濟效益。

2 目前醫院檔案管理工作中存在的主要缺陷

2.1 對檔案管理工作重視程度不夠

由于檔案管理工作的主要目的是為各項工作提供服務利用，對于立竿見影的經濟效益和顯著的社會效益難以產生。因此，醫院管理層缺乏對檔案管理工作足夠的重視和支持，普遍存在“重臨床、輕管理，重業務、輕檔案”的意識，認識不到檔案工作對醫院發展的價值和作用，[3]造成檔案工作人員工作熱情和工作主動性逐步減退，創新意識不強，工作業績不突出，導致檔案工作停滯不前。

2.2 醫院檔案管理機構不健全，缺乏標準的歸檔管理范圍

目前，許多醫院未設立專門的檔案管理部門，檔案人員只是由辦公室或行政科室人員兼職，管理內容局限，醫院重要檔案資源如：科研檔案、教學檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人事檔案、病案則分別由各個業務部門管理，各類檔案無法實現集中統一管理，缺乏完整的檔案收集范圍和保管期限，錯過了檔案最佳的收集、整理、歸檔時限，導致醫院檔案文件材料收集內容不夠齊全，整理規程不規范，裝訂質量不過關等檔案基礎質量問題，造成檔案歸檔率和完整率下降，從而影響了醫院檔案質量。

2.3 缺乏專業的檔案管理人才，業務素質偏低

醫院檔案管理工作是一項對政治素質、業務水平要求很高的工作。從檔案的收集、整理到分類、立卷、歸檔，直至開發利用，無一不體現著檔案工作者過硬的專業理論水平和管理能力。而目前，檔案整理工作大多是兼職人員，日常工作繁雜，處理文件時間少，難以做到及時、完整、全面地收集所需歸檔文件。另外檔案工作清貧、乏味，[1]有的人員缺乏對檔案工作的熱愛，不安心本職工作，工作積極性不高，造成檔案人員流動性快，管理經驗不足，嚴重制約了醫院檔案管理工作的發展。

3 改進醫院檔案管理工作的方案

3.1 加強宣傳，弘揚檔案精神，增強檔案意識

做好檔案工作要大力宣傳檔案工作的重要性，秉持“創新、為民、忘我”的新時期檔案人精神，增強醫院領導和廣大干部職工的檔案意識。一方面要通過醫院電子屏幕、宣傳欄、醫院報刊等多種形式，大力宣傳檔案工作法律、法規、方針、政策，弘揚檔案精神。另一方面，要定期召開檔案工作專題會議，研究檔案工作，領導要將檔案工作納入重要議事日程，了解檔案工作中的困難和存在問題，關心、支持檔案工作。每年定期進行檔案業務知識培訓，選派檔案工作業務骨干參加上級檔案部門舉辦的檔案業務理論交流和學習，用先進的檔案管理理論和方法武裝檔案管理人員，以促進醫院檔案管理工作再上新臺階。

3.2 制定健全的檔案管理制度，提高檔案人員的綜合素質

要做好檔案管理工作，醫院制定健全的規章制度是基礎，有了這些制度的約束和管理，不僅可以規范檔案管理人員的工作行為，轉變工作作風，而且可以進一步提高工作質量。通過制定考核和獎懲標準，將檔案工作納入科室工作質量考核內容，定期組織質量控制人員對工作內容進行質量考核，使用工作質量PDCA循環管理辦法，進行計劃、實施、檢查、評價的持續質量改進。[3]并在醫院的人才培養計劃中納入檔案管理人員培養，通過進修學習、職稱晉升、專業培訓及考核獎勵，調動大家做好檔案管理工作的積極性，選用的兼備的高素質人員從事檔案管理工作，同時要重視其它方面的學習，如外語知識、專業知識、計算機能力等的學習，從而使檔案管理人員的綜合素質全面提高。

3.3 嚴格按標準管理醫院檔案，創建檔案工作新局面

醫院檔案部門要科學制定適應醫院檔案管理的《分類編號規則》、《文件材料整理規程》和《工作流程》等一系列科學、規范的檔案管理工作體系，力求存儲信息結構合理、質量優良、種類齊全。做到從收集到分類，從整理到立卷，從歸檔到利用等工作流程科學化、規范化、標準化。隨著檔案門類的增多和現代化檔案管理技術的應用，重點要保證電子公文檔案、磁性載體檔案的管理質量符合要求，粘貼標簽準確，保管時間確切，保護措施得力，儀器設施齊全，從而使紙質檔案、現代化電子檔案、影像檔案、磁性載體檔案均符合檔案管理的標準和要求。[1]使檔案更生動、更形象、更直觀地反映醫院發展面貌，使醫院對檔案的開發利用更方便、更準切、更及時。

3.4 運用科學管理方法，實現醫院檔案管理信息化

充分運用現代化管理模式，配備先進的管理設備是做好檔案信息化工作的重要環節。①檔案室要合理規劃檔案庫房，配備現代化的檔案管理設備儀器如：計算機、空調、溫濕度計、除塵、除濕、烘干、滅火器等，科學控制庫房溫濕度，防止蟲害、火災、潮濕等不良災害的發生。②[1]運用先進的檔案管理軟件和局域網絡與醫院各部門開展檔案收集、登記、著錄、檢索、查找、閱覽等檔案信息資料管理工作。③要努力建設以服務為主導的檔案信息化管理體系，開展為醫院各部門提供檔案信息資料服務工作。發揮膠片、磁盤、光盤、磁帶等新型載體儲存容量大、攜帶方便、便于查找存儲的優點與共享資源優勢，提高檔案提供利用形式的多樣性和廣泛性。④要牢固樹立網絡安全意識，甄別檔案信息資源的開發利用價值，嚴格執行檔案資料保密制度，切實維護好醫院檔案信息的完整和安全。

3.5 樹立服務大局觀念，積極開展醫院檔案的開發與利用

提供利用準確、詳實、豐富的檔案信息資料是檔案管理的最終目的。檔案管理工作人員要牢固樹立服務觀念，根據醫院工作目標和安排，充分利用照片檔案、科技檔案、科研課題檔案、設備檔案、基建檔案的豐富內容，積極為各科室提供有參考價值的檔案資料，開展多種多樣的檔案編研活動，編寫各種專題匯編成果，為臨床、醫療、教學、科研工作等方面提供多層面，全方位的信息資源。同時，還要加強檔案利用反饋信息的管理，充分收集醫院各部門對檔案信息資源的利用需求，做到投其所需，用其所用，為醫院建設和發展提供重要的信息力量支持。

總之，醫院檔案工作是醫院管理的重要組成部分。加強新時期醫院檔案管理工作是適應時代發展的要求，更是醫院進步的體現。[4]檔案管理人員要充分認識到自身的不足和改進的工作的重點，牢固樹立大局觀念，增強檔案意識，探索研究適應醫院發展的檔案管理新模式、新方法，提高醫院檔案服務質量，為醫院檔案事業發展做出應有的貢獻。

[1] 劉穎，崔榮華.企業檔案工作之我見[J].山東檔案，2012（5）：44-45.

[2] 唐傳喜.當今檔案館社會功能定位的思考[J].中國檔案，2012（12）：26-27.

[3]黎帶娣.新時期醫院檔案管理工作的思考[J].中國檔案，2013（8）；55-55.