高校教學評估與檔案建設研究

●趙靜竹

(武警學院訓練部，河北廊坊 065000)

高校教學評估對高校的改革和發展起著積極的推動作用，能有效地促進高校建立、健全質量保證體系，形成自我發展、自我約束的良性循環機制。［1］高校檔案是隨著院校的建立而產生、隨著院校的發展而逐步積累起來的，是對高校教學、科研等重大活動的原始記錄，對于教學評估起著重要的支撐作用。高校教學評估與檔案建設相輔相成，密切相關。為了進一步推動高校教學質量的提升，筆者就高校教學評估與檔案建設之間的關系，以及高校檔案建設在教學評估中遇到的問題進行了分析，并就以高校檔案建設促進教學評估的策略進行了探討。

一、檔案在教學評估中的角色定位

(一)檔案是教學評估材料的來源

在教學評估中，專家組除了采取實地考察、現場聽課、召開座談會等方式外，查閱評估材料是一項重要的工作。不管哪種形式的評估活動，都會有一個評估指標體系。例如，教育部本科教學工作水平評估指標體系包含7個一級指標、19個二級指標，以及44個主要觀測點。對于每個指標體系和觀測點，高校都需要提供大量的材料加以佐證。而這些佐證材料大多直接來自于高校的原始檔案，或是來自于在原始檔案基礎上加工形成的二次文獻。［2］由此可見，高校檔案是教學評估的基石，是評估材料的重要來源，檔案的管理水平和質量高低必然會對評估結果產生直接的影響。

(二)檔案是專家組作出評價的重要依據之一

檔案是高校在教學、科研、行政管理及其他各項活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是高校建設與發展的歷史見證，是高校教學過程的客觀記錄和真實反映，是最可靠的第一手材料。在教學評估工作中，檔案是衡量高校教育教學質量、科研學術水平和管理水平的重要指標，是評估專家組對高校辦學水平和教育質量作出評價的重要依據。毋庸置疑，如果缺少了系統全面的檔案資料作為支撐和佐證，高校很難在教學評估中獲得客觀、公正、全面的評價。本科教學評估中所涵蓋的師資隊伍、實踐教學、課程考核、教學質量監控等多項指標都必須由原始的檔案材料來提供支撐。專家組憑借高校提供的完整系統的檔案材料，再輔之以通過調查、座談等活動獲取的信息，就可以對高校的教學管理水平作出基本的評價。

二、教學評估對檔案工作的促進作用

(一)教學評估增強了人們的檔案意識

盡管教學評估是對高校教學水平、教學質量進行的檢查評估，但從另一方面來說，也是對高校檔案工作的一次全面檢閱。通過教學評估，教職員工能夠看到檔案資料發揮的重要作用，從而進一步提高對檔案工作重要性的認識。可見，評估驗收也為檔案工作提供了一個很好的宣傳平臺。同時，由于教學評估的需要，檔案工作不再僅僅是一項檔案管理部門和專兼職檔案人員的工作，而被提升為全校性的工作。隨著檔案工作的具體要求在教職員工日常工作中的滲透，教職員工的檔案意識潛移默化地得以提高。［3］

(二)教學評估加快了檔案規范化建設進程

教育部決定從2003年開始，建立5年為一期的高等教育本科教學工作評估制度。除此之外，平時還有一些單項評估活動，如重點實驗室評估、兩課教學評估、實驗室評估等。這些評估活動都會設定一些評估指標和具體評價標準，都需要有針對性地準備評估材料，而評估材料的主要來源就是檔案。雖然教學評估指標體系和觀測點并沒有對檔案管理工作提出具體的建設要求和標準，但在客觀上加快了檔案規范化建設的進程。一方面，教學評估對高校的教育教學和教學管理工作提出了更高的規范化、制度化要求。這在客觀上會促進高校有關管理部門改變重教學管理、輕檔案建設的思想，更加重視教學檔案和其他業務檔案建設。另一方面，教學評估也給檔案管理部門帶來了壓力和機遇。通過教學評估，既能全面展示高校檔案建設的巨大成就，也不可避免地暴露出一些問題和不足(如，檔案材料收集不夠全面、管理不夠規范等)。這將促使高校進一步完善檔案工作機制、加快檔案管理的現代化進程，推動檔案工作向科學化、制度化和規范化的目標邁進。［4］

三、檔案建設在教學評估中遇到的問題

(一)評估指標與歸檔范圍不一致

高校檔案按照《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，把高校教學、科研、管理等活動中直接形成的對教職員工、學校和社會有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄歸檔保存起來。其具有原始性、單一性。而評估檔案則按照評估指標體系和數據采集平臺信息進行整理。其最主要的整理原則是便于專家查閱，能說明觀測點信息，同一材料可重復放置在不同的觀測點。［5］可見，高校檔案不等同于評估檔案，兩者的形成背景不同、目的不同，僅憑高校業已形成的檔案無法完全滿足評估工作要求。此外，有些數據是動態的，只能反映某一階段、某一時刻存在的事實，對于這些不斷發展變化的數據很難及時歸檔。因此，為了保證評估材料的系統性和完整性，在整理評估檔案時，往往需要在已有檔案的基礎上進一步整理、充實新的數據和資料。［6］

(二)部分教職員工對檔案重要性的認識不足

雖然教學評估工作使教職員工對檔案工作有了更多的了解和認識，檔案意識有了很大提高。但是，教職員工對于檔案重要性的認識還存在著認識水平不平衡問題。一些教職員工對于與檔案相關的法律法規的認知度依然比較低。不少人不知道《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等法律法規，不了解檔案對社會政治、經濟、文化所產生的重要作用，不清楚院校檔案工作的重要性，更不知道違反檔案法規所要承擔的責任。由于部分教職員工對檔案工作的性質和職能認識不到位，在一定程度上阻礙了高校檔案工作的建設與發展，也給教學評估工作帶來了不利影響。

四、以檔案建設促進教學評估的策略

(一)加強對檔案工作的宣傳與管理

高校要以教學評估為契機，大力宣傳檔案在評估中的地位與作用，提高教職員工對檔案工作重要性的認識。通過卓有成效的宣傳，增強教職員工的檔案意識，調動全校教職員工關心檔案、積累檔案、保護檔案的積極性，大力營造人人關心檔案的良好氛圍，使檔案工作從默默無聞變得有聲有色。

教學檔案是在一線教學過程中形成的，記錄高校教學情況的原始資料，是教學評估的重要依據。因此，為了更好地完成教學評估任務，高校還要有針對性地加強對教學檔案重要性的宣傳力度，切實做好教學檔案的管理工作。不僅要向教職員工明確歸檔內容和歸檔要求，還要做好每個階段的檢查工作，對于發現的問題及時予以解決，確保檔案材料的收集、整理、編目都統一標準、整齊劃一，達到標準化、規范化的要求。

(二)注重教學評估與檔案建設的相互促進

檔案管理部門和教學管理部門要認真分析教學評估指標體系和觀測點的內容要求，修訂調整檔案歸檔范圍，處理好平時檔案建設與評估材料建設的關系，使檔案建設與教學評估指標體系相適應。高校要注意參照評估指標體系有針對性地充實檔案內容，以教學評估促進檔案建設，以完整、準確的檔案信息支撐教學評估工作，實現教學評估與檔案建設相互促進，提升高校教學和檔案管理工作的整體水平。

(三)加強檔案信息資源的整合

高校要充分利用計算機管理和校園網絡資源的優勢，加強檔案工作的信息化、網絡化建設。在檔案信息系統建設過程中，要著重注意以下兩個方面問題。首先，要確保檔案信息系統功能的完善強大，力爭把檔案工作的全部環節納入其中，實現辦公自動化、程序化，提高工作效率。其次，要重視和加強對文書管理的前端控制，在其形成之初就介入檔案管理，進行全程跟蹤管理，實現文檔一體化管理。［7］高校要充分利用校園網等平臺，開發各種專題檔案數據庫(如，科研成果數據庫、重點學科建設數據庫等)，將檔案信息與辦公自動化融為一體。通過檔案工作的信息化、網絡化建設，使檔案信息的產生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、完整、合理的網絡信息系統，把信息及時提供給利用者，實現檔案信息資源的共享，以更好地為教學評估工作服務。

(四)提升檔案工作服務水平

服務是檔案工作的根本目的和永恒主題，是檔案工作發展的強大動力和努力方向。圍繞中心，服務大局是檔案工作的基本原則，也是高校檔案的價值所在。因此，高校檔案管理部門要強化服務意識，不斷提升服務水平。首先，增強檔案工作服務的主動性。檔案管理部門要認真了解和研究檔案利用者的需求，找準檔案工作服務的切入點、結合點，增強為教學、科研和管理工作服務的主動性、預見性和前瞻性;要注重對檔案信息資源進行深層次、全方位整合，通過總結提煉和深度分析，建立健全運轉高效、方便快捷的檔案利用體系，使之成為高校教學科研工作的資源庫。其次，拓展檔案工作服務功能。一是健全檢索系統，編制目錄、索引、指南等檢索工具，全面提高檔案管理部門業務建設的標準化、規范化和信息化水平。二是積極開展編研工作，編輯文件匯編、大事記、年鑒等編研成果。三是對于重大活動、重要項目的建檔工作，檔案管理部門要認真做好指導和跟蹤服務，不斷提高檔案工作服務的及時性、針對性和有效性。

檔案可以為教學評估提供真實、完整、系統的信息和原始數據，是高校順利通過教學評估的基礎和依據。教學評估工作能夠促進檔案工作的發展，提高檔案建設的層次和水平。高校檔案建設與教學評估工作密不可分，相互促進。高校要以教學評估工作為動力，抓住機遇，“以評促建、以評促改”，推動高校檔案建設，促進教學管理的規范化、制度化，進一步提高教學水平。

［1］易朝暉，熊婷．探討高校教學評估對高校檔案管理的作用［J］．湖北廣播電視大學學報，2013，(10)．

［2］俞笑春．本科教學工作水平評估視閾下的地方高校教學檔案建設［J］．新課程研究(中旬刊)，2013，(8)．

［3］蔡光輝．迎評工作對檔案管理的促進作用初探［J］．辦公室業務，2013，(5)．

［4］張予宏．本科教學評估與高校教學檔案建設［J］．鄭州大學學報:哲學社會科學版，2006，(4)．

［5］康艷俠．學校檔案管理與評估工作的關系［J］．河南職工醫學院學報，2013，(1)．

［6］陸蘇榕．從“教學水平評估檔案”看高校檔案的日常管理［J］．教育與職業，2007，(12)．

［7］王立新．淺議高校檔案管理在高校評估中的作用［J］．科技創新導報，2012，(4)．