推進衛校檔案管理 數字化進程之我見

黑龍江 李亞男

隨著教育體制改革的不斷深化，衛校畢業生的就業模式發生了根本變化，學生檔案的數字化管理隨之提上議事日程，為方便學生查詢，滿足用人單位需要，學生檔案的數字化建設勢在必行。學生檔案管理工作的根本目的是為利用者（學生、用人單位等）提供及時、準確、快捷的服務信息。了解檔案利用者的利用需求，找準檔案服務利用者的切入點，有利于實現檔案信息供求的良性循環，使學生檔案管理工作更貼近社會、貼近現實，實現與利用者“零距離”接觸。

學生檔案作為一種原生信息資源，它是教育、教學、科研的重要歷史資料，數字化建設隨著信息化的快速發展，其重要性更凸顯出來，學生的檔案管理不再是單純的紙質保管，它更需要向數字化管理邁進。

一、學生檔案數字化管理的必要性

傳統的學生檔案管理是純粹的紙質檔案管理，紙質檔案不僅占用空間大、易變質、不易攜帶，且不便于利用查找；而電子檔案內存容量大、易保管，且便于攜帶，它是未來學生檔案保管的重要手段。

二、衛校檔案管理人員現狀

（一）檔案管理人員專業管理能力參差不齊

現階段，檔案管理人員基本上都是半路出家，屬于非檔案專業，有的也只是受過幾天的培訓，因此面對檔案管理數字化進程的起步、發展，檔案管理人員的管理技能有待提高。專業素質相對較低，工作質量不高都影響了中專衛校的檔案管理工作。因此，中專衛校應建立一支專業的檔案管理隊伍。

（二）檔案管理人員的流動性較大

檔案管理人員的流動性較大，業務銜接不利，相對制約了中專衛校的檔案管理工作。

三、學生檔案數字化管理的模式

學生檔案數字化管理主要是以現代化通信、計算機網絡、多媒體信息技術為基礎，建立計算機網絡平臺，以建立好的各種檔案信息庫為資源，合理運用現代化管理手段提高檔案管理水平。現考慮從兩個方面入手。

第一，利用現代化的高科技技術來提高中專衛校的檔案管理水平。中專衛校可以通過添置一些現代化的檔案管理設備，例如檔案檢索，檔案的縮微技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現代化的檔案保護技術，通過這些技術使得檔案管理工作從純粹的手工管理向現代化管理轉變。

第二，通過現代化的管理手段進行中專衛校的檔案管理工作。中專衛校要積極減少學校各個部門間的重復勞動，通過計算機對檔案信息進行統一的管理，對檔案信息的轉化及利用實行一體化的管理。

四、推進衛校檔案管理工作應采取的措施

（一）加強檔案管理相關知識的學習

檔案人員應加強檔案管理相關知識的學習，通過舉辦專門的檔案業務知識培訓及邀請專家進行講座，不斷提高業務技能，并鼓勵檔案管理人員通過學校教育、自學考試、函授等方式提高自身素質。增強其檔案管理的專業水平，夯實檔案管理方面的理論基礎，逐步掌握信息技術，及時解決在學生檔案數字化建設和管理中遇到的種種困難，建立健全數字化學生檔案管理系統，培養檔案管理人員的責任心和主動性。

（二）提高檔案管理人員的業務技能、強化信息收集的敏感度

捕捉信息，掌握第一手資料。增強時效意識，適應業務發展的需要，建立起信息靈敏、反應快捷、優質高效的檔案工作服務機制，實現與用人單位需要的檔案信息零距離接觸。增強檔案工作的預見性、針對性和時效性，做到耳聰目明，保障檔案利用者的各種需要。

檔案管理人員必須具有廣闊的視野和信息的收集能力以至于信息收集的敏感度，在日常的信息中要準確的把握和捕捉有用的信息或者所需要的信息。這是中專衛校進行檔案管理工作是否具有主動性的關鍵，它決定著學校檔案管理工作的進一步發展。

（三）加強檔案管理人員的安全管理意識

中專衛校的檔案管理工作應該擴大歸檔的范圍，并且積極更新檔案管理知識，促進檔案工作的信息化建設，推進中專衛校檔案工作的可持續發展。同時，中專衛校要做好檔案庫房的安全防護，特別是火災等，確保各級各類檔案的安全與質量。

檔案利用是檔案工作的出發點、歸宿及生命力。注重質量意識，不斷提高檔案工作的服務質量。檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案工作者必須樹立服務思想，明確服務方向，端正服務態度，服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度。

五、與時俱進，建立管理中專衛校的長效機制

在新形勢下，中專衛校的檔案管理工作要與時俱進，積極創新建立檔案管理的長效機制，主動為學校的各項工作服務，將一些優秀的檔案管理資源進行轉化，綜合利用其有效的價值，不斷開創中專衛校檔案管理工作的新局面。