如何加強秘書人員職業素養建設提升綜合服務水平

湖南 馮革會

優質服務是黨政辦公室工作的永恒主題，推動黨政辦公室各項工作上臺階，關鍵在于秘書人員要努力提高自身素質，不斷提高服務水平。現結合筆者自身經驗，就如何加強黨政辦公室秘書人員的職業素養建設,提高業務能力，談一些自己的看法。

一、培養秘書人員基本素養,提高業務能力

秘書人員工作的全面性,活動的寬廣性及其角色的多變性,決定了秘書人員應具備一定的基本能力。所謂基本能力，主要是指秘書人員的智力，包括敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、豐富的想象能力和科學的思維能力。這是秘書人員吸收外界知識的前提能力，也是其他能力的基礎。除此以外，還必須滿足與秘書本職工作的性質、任務相應的更高、更嚴的要求。

1.抓學習，注重全面性

何謂秘書?古書云:“常管文書并協助領導處理日常工作的人員。”可見秘書辦理文書，擅長書寫文稿,應該是秘書人員最起碼的素質要求。為了提高秘書人員的文稿質量,要特別注意“四抓”:一抓學習練內功。在學習內容上,側重學政策、學理論、學業務、學經濟、學法律、學寫作、學計算機、學現代市場與科技知識,以拓寬知識面；同時,還要在實踐中學習,邊工作、邊學習、邊總結、邊提高,使撰寫的文稿有血有肉；向領導學習,學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧,使文稿內容與領導語言、工作方式達到統一；向同事學習,取人之長,補已之短,努力做一個“全才”。二抓鍛煉增能力。盡可能地安排秘書人員,深入調查研究,吃透“下情”,廣泛獵取第一手資料,既能填充秘書的“資料庫”,增強寫作能力，又能為領導科學決策提供準確、可靠的依據。三抓借鑒采眾長。一方面,要求秘書人員要經常博采來自方方面面、正正反反的信息,汲取精華,為已所用；另一方面,要適時派秘書人員進行學習考察,開闊視野,增長見識、才干。

2.當參謀，提高前瞻性

由于秘書人員直接為領導提供服務,為領導提供精力和智力方面的補充,因而人們常稱秘書為領導的“外腦”,當好“外腦”就是秘書“當好參謀”的應有之義。當參謀，服務決策是秘書工作的第一要務。參謀的重要途徑是信息調研。只有緊緊圍繞工作中心和領導關注的重點、群眾關心的熱點問題，深入基層、深入群眾開展調研，才能形成有價值的調研報告，為領導科學決策提供依據。只有“寓謀”于文件、講話、匯報、論文等材料之中，把有價值的思想和觀點滲透進去，才能達到參謀輔佐的目的。要全面掌握各種影響大局的因素和動向性信息，去偽存真，去粗取精，提煉升華出問題的實質，歸納總結出解決問題的辦法，供領導決策參考。為了切實當好參謀，秘書人員必須熟悉公司情況、領導分工、常用電話號碼等，時刻掌握領導所分管部門的工作動態，以便在必要的時候發揮參謀助手作用。參謀的另一個重要途徑是善言。因此，在恰當的時候為領導進言獻策，是秘書人員發揮參謀作用的一條“便道”。秘書人員要積極鍛煉口才，鍛煉邏輯思維能力，提高“說”的水平，為適時諫言打下良好的基礎。

3.搞服務，增強主動性

秘書工作是以領導工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術。概言之有四個方面：一是爭取同領導者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領導者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領導工作的思路，分析領導的意圖，并加以理解、完善和落實；四是積累和儲存有關工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的準備，工作中才能與領導者有一致的認識，才有共同語言，商量工作時，補充和修正的意見才能提到點子上。

4.抓協調，講求藝術性

辦公室是個“不管部”，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書人員碰上了就不能說不管，管了之后要溝通、協調、解決。協調是一項策略性很強的工作，必須注意方法、講求藝術。方式方法不同，結果大不一樣。秘書人員綜合協調能力的高低，很大程度取決于策略的運用、方法的選擇和“度”的把握是否得當。秘書人員要切實擺正位置、注意方法，處理好公司與其他公司，辦公室與其他部門、上級與下級、領導與下屬等方方面面的關系，做到協調不斜調、幫忙不添亂、解難不增憂、成事不誤事。

5.轉作風，力求高效性

秘書工作是幕后工作，平凡而繁雜，長期周而復始，容易產生倦怠心理，喪失工作的熱情和激情，以致影響工作效率。對此，秘書人員必須本著對自己人生負責的態度，始終保持銳意進取、奮發有為的精神狀態，保持一顆進取心，牢固樹立“秘書工作無小事”的思想，舉輕若重、謹慎工作，養成雷厲風行、馬上就辦的工作作風，努力做到特殊事情變通辦、緊急事情果斷辦、扯皮事情主動辦、大小事情兼顧辦、基層事情優先辦、當日事情當日辦。要發揚奉獻精神，樹立吃苦意識：工作不分份內份外，不分輕重難易，不分上班下班，不分白天晚上，不分節日假日，默默無聞，埋頭苦干，甘當無名英雄。由于秘書人員的“德行”是領導形象的“補充”、企業效率的“折射”、自身素養的“反映”,所以要求秘書人員必須誠實正直，謙虛謹慎，兢兢業業,恪盡職責。

二、理清秘書與領導的關系，提高服務水平

為領導服務是秘書第一位的基本職能，秘書活動是領導的附庸和補充，領導活動規定了秘書活動的基本范圍和利益指向，秘書與領導的關系成為秘書最首要、最基本的社會關系。要理清秘書與領導的關系，從而不斷提高服務水平：

一是領導工作的助手。協助領導處理公務，直接在領導的授意下受理企業發生的行政公務。

二是領導事務的幫手。秘書可以直接處理在企業發生的與領導和領導活動有關部門的事務活動，為領導分身、擋小事，協助領導抓大事，使領導解脫于行政事務的糾纏，集中精力開展領導活動和決策思考。

三是領導思維的腦筋。秘書是領導咨政人員和決策參謀，秘書思維是領導思維的補充和延伸。

四是政策活動的樞紐。在上級與平級、下級，領導與群眾的多維關系中，秘書是傳遞文件、溝通情況的載體，負責疏通公務渠道，強化公務聯系，使上情下達，下情上達。

五是決策決定的督辦員。在領導與企業做出的決策、決定頒布實施以后，秘書直接負有檢查、督辦、催辦、落實的義務和權利。

六是領導信息的資料庫。秘書負有搜集、掌握、儲存大量經濟、行政、社會信息，及時向領導提供必要情況的責任，并掌管企業檔案、文書，保管與工作有關的社會資料。

七是領導公務活動的組織者和隨員。在以公共關系活動形態表現的領導活動和公務活動中，如集會、慶典、宴請、接待、應酬等，秘書是秉承領導意圖的具體組織者，在正式活動場合則要當好領導的隨員。

秘書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結構，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。然而，良好的社交禮儀也決定著秘書工作的好壞，二者缺一不可。

三、培養良好的社交禮儀，提高接待水平

生活中，社交禮儀已成為我們必不可少的一部分，掌握良好的社交禮儀知識是我們走向成功必要的鋪路石。秘書職業和社交禮儀有緊密相連的關系。

1.社交禮儀是秘書的必修之課

作一名合格的秘書，要注意人際親和。對外，秘書代表的是公司的形象；對內，秘書是聯系管理者和員工的紐帶。適當的言辭、優雅的舉止、清淡的裝扮、整潔的衣冠都會給周圍的環境帶來美感、輕松和活力。所以，自信、情緒穩定、理解和信賴他人、合作精神等性格將對工作產生積極的影響。舉止禮儀是“自我心誠”的表現，一個人的外在舉止行為可直接表明他的態度。要塑造良好的交際形象，必須講究禮貌禮節，注意行為舉止，做到彬彬有禮，落落大方，遵守一般的進退禮節，盡量避免各種不禮貌、不文明習慣。

2.社交是做好秘書工作的助推器

社交對于秘書人員來說十分重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手的作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯系事務，自然是“公事公辦”，但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

3.具備良好禮儀素養，打造合格秘書

從某種程度上說，辦公室的秘書可以算是單位的“門面”。因為秘書經常要負責接待工作，人們通過秘書來感知這個單位的整體水準。所以，秘書必須要具備較好的禮儀素養，這是成為一名合格秘書的必要條件。秘書應重視第一印象，學會傾聽他人的談話；學會向他人表達發自內心的贊美；學會保持自然、輕松和愉悅的表情；學會用樸實、親切和準確的言語表達思想。秘書人員要注意塑造自己的外在形象和內在氣質，時刻保持衣著得體、言談文明、舉止大方、行為規范、熱誠待人、豁達大度，真正做一名實干而不張揚、干練而不魯莽、嚴謹而不死板、質樸而不僵化的干才。

總之，作為一名秘書，不只是會整理資料、寫寫材料、掌握幾種辦公軟件那么簡單，要提高自身修養，具備良好的職業道德、禮儀常識及較強的溝通協調等綜合素養及能力，這樣才能更好地服務于領導和企業。

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