大學生電子檔案在企業招聘中的作用探索

◆楊鵬瑜 陳秀敏

(廣州大學華軟軟件學院)

隨著信息化技術的發展和使用，高校的政務管理和學籍管理也逐步信息化，給高校日常管理帶來越來越多的便利，提高工作效率。然而，大學生檔案管理卻還延用著傳統紙質檔案的管理模式，檔案管理員工作理念還停留在檔案“看管”的層面，不能發揮其為就業服務的功能。目前，我國的高等教育已經進入了大眾化階段，大學生的就業壓力越來越大，已成為社會關注的焦點。依托信息化技術，建立大學生電子檔案信息系統，為大學生與用人單位提供交流平臺，發揮大學生檔案為就業服務功能具有深遠的意義。

一、傳統檔案管理在就業服務中的現狀分析

1.管理模式落后，制約其就業服務功能

經過企業走訪調查發現，除了國家政府機關、大型國有企業比較重視應屆畢業生入職前的檔案查閱外，眾多的民營企業和私營企業很少在招聘時進行案查閱。檔案查閱更多是放在入職后或是轉正時，檔案利用滯后情況嚴重，不能真正發揮其為就業服務的功能。究其原因，主要與我國學生檔案管理模式有關。其一，高校學生檔案管理模式及觀念比較陳舊，檔案管理員對檔案管理只停留在“看管”的層面，很少對企業開放學生在校檔案查閱服務。如果企業想查閱學生檔案，則必須向各高校就業指導部門、系部、檔案室等相關部門提交申請，涉及部門多，手續繁瑣;其二，根據我國人事檔案管理規定，除國家機關、國有事業單位(或其上級單位)，大中型國有企業單位有人事檔案管理權外，一般私營企業、外資企業和合資企業是不具備人事檔案管理權。因此，很多企業在招聘和錄用大學生時，都很難有機會看到大學生個人在校期間的檔案。檔案功能只是停留在資料的收集，不能發揮其在就業服務的功能。

2.檔案內容陳舊，可利用率低

目前，高校學生檔案絕大部分還是延用傳統的管理方式，檔案內容陳舊，與社會需求脫節，可利用率低。首先，檔案資料單一，內容陳舊。高校學生檔案主要包括高校招生錄取材料、黨(團)材料、獎懲材料、學籍表、成績單和體檢資料等;其次，檔案管理與就業市場需求脫節。高校檔案管理人員大多不參與學生就業指導工作，他們認為自己的工作就是管理好檔案就可以了，不會主動去了解就業市場，影響其對大學生檔案在就業中的作用認識;再次，傳統的紙質檔案容納信息有限，統一化、標準化的檔案內容又使得檔案管理流于形式，空洞無物，不能真實反映學生個性特征和個人能力。然而，用人單位除了了解畢業生的學業成績和專業能力外，更想深入了解他們在校期間的綜合表現。然而這些資料在傳統紙質檔案中無法記錄，難以考察，致使用人單位無心去查閱畢業生紙質檔案，紙質檔案失去了原有的價值，降低了紙質檔案的利用率。

3.評價主體單一，缺乏可信度

高校大學生檔案評價延用傳統評價方式，主要是學校對學生的評價，沒有形成學校、教師和學生多種主體共同參與，交互作用的評價模式。這種評價模式由于參與主體單一，忽視了學生和教師的評價價值，容易出現評價的片面性。此外“檔案優化”現象嚴重。個別高校則為追求高就業率，促使畢業生順利就業，不惜為學生進行“檔案優化”。例如，《高校畢業生就業推薦表》“優化”?！陡咝．厴I生就業推薦表》是畢業生在校期間最為重要的綜合評價材料，也是企業錄取畢業生時的重要參考依據。但在院系推薦意見欄中，出現了不同程度的“優化”，或是使用統一的評價模板，評價不能體現個性差異。以上的行為在高校中屢見不鮮，致使檔案信息的真實性大打折扣。這不僅影響到用人單位選拔優秀人才，而且干擾了畢業生就業市場的公平競爭。

二、大學生電子檔案在企業招聘中的作用

1.提高效率，降低招聘成本

電子檔案借助信息技術優勢來管理每名大學生大學期間的成長檔案，能詳細地記錄了每名學生在校期間的學習情況、獎懲情況、實踐活動情況、心理情況及誠信記錄等。企業在招聘時可以通過指定的網絡端口進入學校畢業生資源庫，可以快捷查詢畢業生們的信息材料，并結合崗位職業能力要求設置篩選條件，從中篩選出符合條件的學生進行面試。這比一個個查看畢業生紙質材料或紙質簡歷更加便捷和節省時間，提高招聘效率，降低招聘成本。

2.有利于用人單位全面了解學生綜合能力

面試是每個畢業生進入公司工作，獲得就業機會的必經環節。用人單位通過和畢業生面對面的面試只能獲得對學生的直觀印象，而對于學生本人大學期間的學習情況、專業競賽、社會實踐和誠信等綜合素質卻很難以一時進行考察。大學生電子檔案則系統記錄著學生在校期間的學習、生活、實踐和誠信等情況，可以更全面展示畢業生的綜合素質和整體形象，有助于企業在招聘中更為直觀而全面了解學生綜合能力，提高招聘成功率。

3.為用人單位與畢業生提供信息交流平臺

電子檔案系統不僅可以反映學生本人大學期間的學習情況，同時還能完整，清晰反映學生品德表現、干部經歷和社會實踐活動等綜合素質的情況，是畢業生學習成長的一個記錄，也是非本人提供，是為他證的證據。其可以作為向用人單位自我推薦最具權威性的憑據，也是用人單位挑選人才的主要依據。高校通過建立在校生電子檔案，并向合作企業開放畢業生電子檔案查閱服務，使畢業生檔案信息得以在畢業生和用人單位之間進行有效交流，有效地幫助畢業生實現就業，為用人單位與畢業生提供了信息交流的平臺。

4.提高“人—職”匹配度

企業招聘的主要途徑有:現場招聘會、內部選拔、網絡招聘、推薦、中介、媒體等，當中效率最高為“推薦”。它的好處在于推薦者一般比較熟悉招聘企業的具體要求和待遇情況，同時對被推薦者的職業能力和綜合能力也比較了解，所以在推薦人員時也會有的放矢。電子檔案則類似于推薦者的角色，它可以根據企業的招聘要求，通過信息處理技術，在現有的畢業生數據庫中“推薦”出與招聘條件高度匹配的畢業生供企業招聘。而經“推薦”選出來的畢業生，其個人的職業能力和求職意愿與企業需求吻合度也相對會高些，從而提高“人—職”匹配度。

三、完善大學生檔案管理，發揮其為就業服務功能

1.與時俱進，實現檔案信息化管理

21世紀是信息化時代，信息技術的運用給社會帶來了眾多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐漸運用信息技術進行管理。例如:高校的政務管理和教務管理工作均進行了不同程度信息化管理。然而，大學生的檔案管理還延用著傳統的管理方式，影響了學生檔案在就業服務中的作用發揮。為了更好地服務于畢業生就業，大學的學生檔案管理部門應當與時俱進，借簽國外檔案管理的先進技術，實現以計算機為主要管理手段的檔案信息化管理。這不但能使學生檔案管理更加規范化和有序化，極大地擴充大學生檔案的信息量，還能為用人單位提供便捷、真實、可信的畢業生信息，使其更好服務于就業工作。

2.轉變觀念，擴充檔案內容

要完善大學生檔案管理，體現其就業服務功能，除了進行信息化管理之外，還要擴充檔案內容，使其更加全面展現學生個人綜合素質。要首先從觀念上做轉變，傳統檔案管理只是把學生檔案看作是學生學籍資料的簡單積累，到了畢業時才把所有的資料進行收集歸檔，這樣的檔案管理方式使得檔案變成一個“靜態”的資料袋，不能反映學生的全部，更不能體現學生的個性化差異。檔案管理部門應樹立新的檔案管理理念，根據社會發展和用人單位的需求，擴充檔案內容，為用人單位招聘高校畢業生提供更為全面、權威的信息。

3.創新機制，實現全程化管理

畢業前的資料集中匯總和整理歸檔是傳統檔案管理的慣例操作方法，檔案管理員的職責只是簡單的檔案看管和畢業前的檔案歸檔。這種傳統的檔案管理模式不能充分調動檔案管理人員的工作積極性，影響其工作效果和為就業服務的功能發揮。為更好調動檔案管理員的工作積極性，形成就業工作全員參與的工作機制，我們要創新機制，實現檔案管理全程化。

首先，建立以高考電子檔案為基礎的初期電子檔案。2001年始，各省陸續實行網上高考招生，考生檔案進入了電子化階段?？忌催M入大學之前，高校老師就可以通過考生電子檔案提前了解每名學生高中期間的學習情況。這為輔導員和班主任老師進行新生管理、學生干部選拔和軍訓工作提供了便利。

其次，建立大學生在校期間學習成長電子檔案。在高考電子檔案的基礎上，為每位在校大學生建立個人學習成長電子檔案，檔案包括學習成績、干部經歷、獎懲情況、實踐活動、心理健康、誠信記錄、職業規劃和師生評價等內容。詳細記錄了學生從入學至畢業期間每個階段的學習、生活、實踐和教育評價，真實反映學生的成長過程，有利于企業更加全面了解學生綜合素質。

最后，建立畢業生信息反饋檔案。電子檔案的好處在于方便管理和保存，學生畢業后電子檔案還可以繼續發揮其就業服務功能。建立畢業生信息反饋檔案則是利用電子檔案方便管理和保存的特點，便于高校對畢業生就業情況進行后續跟蹤，了解市場對人才需求的要求，并根據反饋信息，在教學計劃、教學內容、教學方法和手段等各個教學環節進行調整，主動適應人才市場，培養學生綜合素質和基本技能。

總之，在信息化時代，利用信息技術進行大學生檔案管理，建立大學生電子檔案，是社會經濟發展要求，也是順應用人單位的需要。它不僅提高檔案管理效率，促進大學生進行職業規劃，還為畢業生和用人單位提供招聘交流的平臺，有利于畢業生就業，有利于用人單位選拔人才，同時還有利于促進高校自身建設。

［1］賈洪芳.北京大學:電子學檔打開大學生求職“窗口”［J］.中國教育網絡，2012，(4).

［2］陸淼焱.強化高校畢業生檔案管理，服務大學生就業工作［J］.百色學院學報，2009，(12).

［3］王莉.強化學生檔案管理 促進大學生就業［J］.科技創業，2009，(2).

［4］朱湘暉.以市場需求為導向的高職院校學生檔案管理探析［J］.保險學院學報，2009，(12).

［5］王德欣.做好學生檔案工作為大學生就業服務［J］.中國檔案，2005，(10).