醫院護士檔案系統在護理管理中的應用

肖保娟

護理信息化建設是護理工作適應社會發展需求的必經之路，也是護理學科發展的方向［1，2］。近幾年來，護理人員的層次結構不斷變化，新護士大量增加，使護理人才檔案量大而且分散，管理復雜［3］。因此，如何科學合理地管理醫院護士檔案信息，及時獲得最全、最準確的信息顯得尤其重要。我院是一所三級甲等綜合性教學醫院，有2 700多張床位，1 301名護理人員，人員信息復雜，查詢困難。為了便于對護理人員信息進行統一的管理，準確、及時地獲得有關資料，我院2011年6月開始著手建立醫院護士檔案系統，參照紙質版醫院護士技術檔案，建立電子版的醫院護士檔案系統。該系統的使用實現了護理部人、財、物和時空的優化管理，對全院護士信息化管理提供了技術保證，取得很好的效果，現介紹如下。

1 護士檔案設計

該檔案系統主要包括基本信息檔案、其他信息檔案、在職情況檔案、系統字典建立、系統數據維護、數據查詢統計6大模塊。各模塊下分別有多個瀏覽界面。

1.1 基本信息檔案

1.1.1 護士信息錄入界面 可新增加護士的信息，包括護士的基本信息（執業證書號、所屬部門、所屬科室、上傳照片等）、個人信息（姓名、性別、護士類型、民族、出生省份、出生城市、身份證號碼、出生日期、政治面貌、單位職務、聯系電話、手機、電子郵箱、家庭住址等）、教育背景（基礎學歷、畢業院校、參加工作時間、入院時間、外語程度、學術團體任職情況等）、備注（是否離職等）等情況。

1.1.2 信息查詢修改界面 對已錄入護士的信息進行審核，發現問題在該界面進行修改或查詢，如護士離職、轉科等可及時進行信息的調整。所有資料永久保存。

1.2 其他信息檔案

1.2.1 學歷提升界面 可查詢全院護士學歷提升情況，包括學歷名稱、畢業學校、畢業日期等。

1.2.2 職稱晉升經歷界面 記錄護士職稱晉升情況，包括職稱、晉升單位、晉升時間等。

1.2.3 工作單位簡歷界面 記錄護士工作單位情況，包括工作起始時間、工作終止時間、工作單位及備注說明等情況。

1.2.4 配偶信息界面 記錄護士配偶姓名、工作單位、職務等情況。

1.3 在職情況檔案

1.3.1 培訓內容記錄界面 記錄護士工作期間參加醫院及院外培訓情況。

1.3.2 考試科目記錄界面 記錄護士參加全院理論及操作考試科目。

1.3.3 考試成績記錄界面 記錄護士入院以來理論及操作考試成績，如心肺復蘇、靜脈輸液、口腔護理、導尿等常規技術操作。

1.3.4 學術活動記錄界面 記錄護士參加全國全省學習班等學術活動情況。

1.3.5 論文發表記錄界面 記錄發表論文標題、發表刊物、發表日期、作者排名等情況。

1.3.6 科研課題記錄界面 記錄完成課題名稱、課題主管部門、立項時間、結題時間、排名等情況。

1.3.7 科技成果記錄界面 記錄完成科技成果名稱、獲獎年度、成果級別及類型、本人名次等情況。

1.3.8 論著發表記錄界面 記錄發表論著名稱、出版社、年份、字數、作者排名等情況。

1.3.9 個人獲獎記錄界面 包括立功、嘉獎、優秀等情況。

1.3.10 個人教學記錄界面 記錄個人承擔的教學任務、教學時間、教學對象（中專、專科、本科、進修生）、教學內容、學時等。

1.3.11 年度在職教育學分界面 記錄護士每年度繼續教育是否合格。

1.3.12 年度考核記錄界面 記錄護士年度考核情況（稱職、優秀、合格、基本合格等）。

1.4 系統字典建立

1.4.1 部門字典界面 可查詢所在部門編號：“1”表示內科，“2”表示外科，“3”表示外圍，“4”表示其他。

1.4.2 科室字典界面 可查詢科室編號：“1”表示心血管科監護室，“2”表示心血管科介入室。

1.5 系統數據維護

1.5.1 新增操作員界面 可新增操作員。操作員基本上是護理部成員及各科護士長，如新增護士長，操作人員可進行相應的調整。

1.5.2 操作員權限界面 設置操作員的操作權限，限制基本信息檔案、其他信息檔案、在職情況檔案、系統字典建立、系統數據維護、數據查詢統計6大模塊的修改及瀏覽權限。

1.6 數據查詢統計

1.6.1 個人信息查詢界面 可根據部門、科室、編號、姓名等限制條件，查詢護士的具體信息。

1.6.2 信息統計匯總界面 根據限制條件（技術職稱、基礎學歷、最終學歷、護士類型、培訓信息、考試成績、學術活動等）匯總護士的具體信息進行歸納。

1.6.3 修改密碼界面 設置安全密碼，防止信息的泄露。檔案系統是一個在線系統，只有在能上網的前提下才能運行。設置安全密碼，可以防止不良的網絡環境導致護士個人信息的泄露，保護隱私權。

2 檔案系統管理

每年護理部會定時更新護士信息，動態記錄護理人員業務工作情況。信息公平、公開，各科護士長具有瀏覽權限，一旦發現信息不正確，及時匯總上交護理部，護理部經過核實確定無誤，給予更改。

3 體會

3.1 方便快捷，提高工作效率 檔案系統的建立極大地方便了護理管理者對全院護士的管理。管理者只需在辦公室輸入護士的姓名或編號就可以隨時了解護士個人的工作表現及晉升情況，動態掌握人員情況，解決了以往人員資料繁多、查詢困難的局面，節省了時間、人力、物力，提高了工作效率。

3.2 利于對信息的篩選和歸納 本系統還制作了“導出”這一功能，極大地方便了護理管理者對信息的總結和歸納。如你需要全院“主管護師”的名單，只需在統計分析一欄，按照“職稱”這一限制條件進行搜索，馬上就可以得到全院主管護師的信息并自動生成表格，極大地方便了管理者。

3.3 利于選拔優秀人才 將全院護士的檔案信息進行統一管理，全面、客觀地為管理者提供護理人員不同側面的信息，如將護理人員的理論及操作考核成績、個人獲獎情況、個人教學記錄等納入考評，與職稱晉升和轉聘掛鉤，為護理部及科室年終總結、個人述職提供了數據資料。檔案系統真實記錄了護理人員成長的軌跡，利于選拔、聘用優秀人才，克服了以往管理者在人員管理中的主觀性和隨意性，提高了決策水平，使醫院的護理人力資源在良性競爭中不斷自我優化。

3.4 便于護理人員的培訓與培養 管理者可以通過篩選和歸納功能來綜合分析醫院不同年齡段、不同學歷、不同職稱和不同工作經歷的護理人員情況，結合醫院未來發展方向，有目的性地培養人才，設置合理的人才梯隊。同時還可以客觀了解護士繼續教育情況，針對性安排護理人員接受學習，提高學習效果。

3.5 體現人性化管理 檔案系統的建立，管理者能掌握護士的個人情況及家庭情況，便于建立和家庭的聯系，幫助解決生活中的困難。隨著護理隊伍的不斷壯大，年輕護士占據了很大比例，作為管理者應多關心他們的日常生活、學習、工作及情感，讓她們體會到既是下屬又是朋友的關系。管理者不斷地從“人”的需要角度出發滿足護士的需求，增強集體凝聚力，激發下屬人員的敬業精神，提高護理質量。

3.6 利于資料保存 護理人員信息量大，紙張保存隨著時間的流逝易變黃、老化或丟失。利用網絡進行檔案管理，延長了保存期限，避免了受外界環境因素影響，節省了人力和物力。

3.7 需專人維護 該系統前期是由軟件開發公司進行維護，合同期滿由我院信息科進行維護，但是信息科負責全院信息系統，包括門診掛號系統、住院部的醫囑系統等，工作量較大。因此，設置通曉計算機的高水平護理人員對該檔案系統進行維護顯得尤其重要。可以建議護理部成立一個專門的信息小組負責該系統的管理、維護以及信息的錄入工作。

4 小結

信息技術的飛速發展帶動了全球醫療信息化的建設步伐，護理信息化也被越來越多的專業人士所重視，希望借助信息科技提升護理管理水平［4］。醫院護士檔案系統的使用不僅優化了護理部人、財、物和時空的管理，也為客觀反映每位護理專業人員的工作績效、為綜合評價護士的業績提供依據，具有科學性和實用性，值得借鑒和推廣。

［1］ 李利.信息化建設在優質護理服務中的重要作用［J］.護理研究，2012，26（10B）：2759－2760.

［2］ 許玲.護理信息化管理中常見差錯分析及管理對策［J］.護理實踐與研究，2012，9（9）：95－96.

［3］ 曹榮桂，王環增.醫院管理學［M］.北京：人民衛生出版社，2003：54－55.

［4］ 朱建英，宮克，葉文琴，等.建立護理人員檔案管理模式的探討［J］.中國護理管理，2004，4（11）：41－42.