水利工程項目施工檔案資料的整理

□焦振民（獲嘉縣水利局）

1 引言

施工檔案資料是項目資料的基礎性文件，是整個項目實施過程的記載，重要性是不言而喻。但目前由于行業內沒有較為詳細的系統規定，加上很多人對施工檔案資料理解不一，因此出現了資料質量差別較大、資料不全、主要資料缺失等現象。

2 水利項目施工資料的概念

水利項目施工資料是施工者對于施工全過程信息記載的總和，包括施工者參與項目建設全過程的所有信息。通俗的說就是見到施工資料就能看到施工的全過程，簡單的說就是工程怎樣開始、怎樣組織、怎樣實施，誰檢查認可驗收的，工程是如何計量結算的、質量狀況如何、結論是什么等等都應在資料里全面反映，如果不能反映工程建設全貌就不是完整系統的資料，也就是說資料是不合格的。

3 施工資料應包括的內容

3.1 開工資料

顧名思義，開工資料是工程正式施工前的信息總和，應包括投標情況、施工合同簽訂情況、進場人員、設備材料，施工方組織設計、進度計劃，開工日期等情況以及監理、業主的檢查審核情況，需要強調的是質量安全保證體系的建立、檢查情況尤為重要，如技術安全交底、項目劃分、施工許可備案、圖紙會審等。它是施工單位的組織準備、物質準備、技術準備的信息記錄和監理、業主單位的審核和審查記錄以及必要的法規要求的程序記錄等。

3.2 施工質量控制資料

它是指從正式開工到工程完工驗收的質量控制方面的信息總合。應包括：施工記錄、自檢資料、質量保證資料、質量評定資料、中間驗收評定資料以及施工過程中各種影像資料，尤其是隱蔽工程影像資料。應按照中間驗收或逐級評定要求的所有資料進行歸檔。當然也可按事前、事中、事后質量控制資料進行歸納整理。

3.3 進度控制資料

它是指整個施工過程中進度管理控制的所有資料總合。包括總進度計劃，月、季度計劃報驗審批情況，中間檢查修正情況，中間停復工情況等。

3.4 投資控制資料

對施工單位來說需要歸檔的主要是計量付款資料、變更簽證資料、索賠資料。包括業主、監理、施工方三方共同認可的工程量，付款資料即每次付款報審審批資料，認可的變更、簽證資料以及施工單位的工程結算報審資料等。

3.5 合同管理資料

主要是合同在施工全過程中變化情況的信息總合。應包括圖紙會審記錄涉及到的合同變化、各類會議紀要和變更洽商記錄、補充協議、計日工、現場簽證、索賠記錄、最后的工程結算等。用一句話概括：凡涉及到合同變更的均要歸納整理歸檔。

3.6 驗收資料

包括中間各次驗收、階段驗收以及最終驗收的所有材料總合。如各次驗收鑒定書、施工管理工作總結、總竣工平面圖、竣工單體圖冊、完工工程量清單、竣工結算書等。其中施工管理工作總結要包括工程概況、工程特性、開竣工日期、施工大事記、參與的主要人員情況、設備情況、試驗資料的核查情況、投入情況、實際完成情況等。

3.7 重要的日常管理資料

是指施工單位項目部日常管理信息記錄的綜合需要歸檔的部分。一般包括：施工日記、施工月報、材料進場臺賬、試驗檢驗臺賬、設備運轉記錄、各類試驗檢驗記錄，大型設備安拆檢驗記錄，項目部檢查抽檢有關質量、安全文明施工記錄等等。

4 施工資料歸檔應注意的事項

除了按照《水利工程建設項目檔案管理規定》和《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T1182-2000）進行歸納整理歸檔外。還應注意以下幾點：一是開工前項目經理或技術負責人應充分與監理和業主溝通明確項目劃分要求和資料歸檔要求，并明確各部門職責和設置專門的資料員，保證及時準確、全面收集資料；二是項目部技術負責人應對項目資料整理歸檔的各類資料預先進行明確分類和定位并負總責，以保證工作順利進行；三是資料員要及時整理，發現不合格歸檔資料要及時改正，資料傳遞要有明確規定，收發借閱文件要有專門記錄，以保證簽章齊全、不丟失、不遺失；四是盡量對文字、影像、圖表等資料進行電子文檔備份，方便使用和保存。