提高高校財務檔案管理人員業務能力的幾點思考

王文杰

（濰坊學院，山東 濰坊 261061）

一、高校財務檔案管理工作的重要性

隨著我國國民經濟整體實力不斷提高，國家的各項社會事業蓬勃發展，特別是其中的高等教育事業，在黨和國家相關政策支持下，高等教育從規模數量到內涵發展，都取得了令世人矚目的成績，為我國改革開放和經濟建設培養輸送了大批優秀的高層次專業人才。高等教育的飛速發展，得益于國家支持，其中重要的一條就是財政資金方面的有力保障。據國家統計局2013 統計數據測算，至2014下半年，我國建有近3500 所左右的公立高等院校，在校生接近2400 萬人，推算到學校辦學經費、教職工工資、福利補貼、醫療服務、生活服務實體、基礎建設以及建筑設施、儀器設備、圖書資料、科研、知識產權等等財政資金運行方面，中國的高等教育從財務管理角度來說，稱得上是一個數字規模龐大的經濟體，圍繞高等教育所做的財務管理具備規模性和一定的行業性特點。鑒于此，為保證高等教育財政財務管理法制化、科學化，進一步規范高等學校財務活動，促進高等學校發展，國家財政部和國家教育委員會于1997 年研究制訂并頒布了《高等學校財務制度》，要求各級高校執行，其他各級職業院校參照執行。

由此可見，從國家層面上和法制層面上都非常重視高校財務管理工作。在新的政治經濟發展形勢下，特別是十八屆四中全會召開以后，全面推進依法治國成為我國各個事業領域首要重要任務，貪腐和違法違紀事件以及學術腐敗行為等在高教領域時有發生，高校財務管理工作更需建章立制，依法而行。深化高校財務管理改革，依法嚴肅執行國家財經紀律，貫徹執行國家有關法律、法規和財務規章制度是高等學校財務管理的基本原則，也是保障高等教育健康發展的重要基礎。圍繞上述原則以及“依法多渠道籌集事業資金；合理編制學校預算，并對預算過程進行控制和管理；加強資產管理，防止國有資產流失；建立健全財務規章制度，規范校內經濟秩序”等方面的高校財務管理主要任務，在發揮財務管理系統綜合作用方面，有一項工作不容忽視，那就是財務檔案的管理建設工作。

高等學校財務檔案是真實記錄和準確反映高校經濟活動的極其重要的歷史資料和詳實證據，涵蓋了高校從基礎建設到專業學科建設等圍繞高等教育活動領域所發生的所有的國有資產變更情況和財政資金運行情況，它也是高等學校整體檔案中非常重要的組成部分。可以這樣認為，高等學校財務檔案是否真實、完整、準確，檔案管理是否科學、規范、齊全，是直接影響高校財務管理工作嚴謹性、合法性以及高等教育健康向上、依法發展的重要因素。

二、高校財務檔案管理工作的主要內容

全國高校類型眾多，管理體制多樣，辦學資金來源渠道多，學校經營性收入以及社會其他投入增多，再加上不斷推進的各類學校內部財務管理和分配制度改革，使得高校財務管理工作向著多層次、多方位的綜合管理方向發展，但高校財務管理的核心工作還是財務工作，相對應的財務檔案的管理建設工作也以財務會計檔案管理為主。

因此，高校財務管理檔案工作的主要內容分為三個方面：首先，應注重建立健全財務規章制度文檔，包括國家、主管部門以及校內的有關規范各類經濟活動的文件文稿、合同文本、會議紀要；還包括各類財務會議、年度預決算情況、與學校資源配置情況和國有資產管理情況等工作相關的文件資料等等，基本以文宗檔案為主。其次，是較為專業的會計檔案，根據《會計檔案管理辦法》中的相關規定應建的檔案。如會計憑證類的原始憑證、記賬憑證等，會計賬薄累的明細賬、固定資產賬等，財務報告類的月季年度報表、財務報告等，還有其他類的與財務或國有資產相關的會計檔案材料。第三，是會計電算化的檔案，也就是財務的電子檔案。它包括電子介質類如磁盤、硬盤、磁帶、聲影像、電子掃描件和配檔紙質等，還有資源類數據備份和升級前備份、經維護管理員簽字的系統管理維護記錄、各種版本的系統和網絡軟件相關材料，所有的電子檔案均要有紙質備份以抵御電子檔案帶來的財務管理風險。

三、高校財務檔案人員應具備的基本業務素質

由于財務管理工作和財務檔案管理的重要性，就對財務檔案管理人員基本業務素質提出了相應要求，結合實際工作和財務管理技術的不斷發展需求形勢，在高等學校財務檔案管理工作中就要具備以下幾點業務素質。

第一，要有堅定的政治信念和較高的政治素養。由于財務管理工作具有很強的政治性、政策性和法律法規要求，財務檔案管理人員必須具備堅定的政治立場、嚴謹的工作作風以及堅強的原則性，同時具備先進的人生觀和價值觀，關心學校教育事業發展，熱愛本職工作。

第二，必須具備較強的檔案管理專業知識和財務管理知識。要熟練掌握檔案管理技術技巧，熟知檔案管理學、檔案保護學、圖書情報學、目錄學、檔案文獻編篡學、檔案法以及財會學、財務法律法規等復合知識。

第三，具備一定的文字處理和編輯能力，對檔案分類管理必須有相應的文字說明和記錄；同時要盡量擴大自己的知識領域，使自己能夠應對日新月異的知識更新發展，達到工作要求。

第四，要具備計算機操作能力和網絡信息技術應用能力，在財務管理信息化、電子化工作中管理處理好電子檔案管理備份和風險防控工作，確保財務檔案管理的安全性。

第五，要有良好的工作溝通能力、人際關系處理能力，切實樹立服務意識，既保證原則性、嚴密性又能為高等教育事業發展做好服務工作，不斷提升個人工作水平和人文素養，善于同各級部門和各專業人員溝通和交流，保證檔案管理工作的材料收集、保管、歸檔、使用合理流暢，各部門工作關系融洽。

四、提高高校財務檔案管理人員業務能力的途徑和方法

雖然各個高校目前普遍認識到了財務檔案管理的重要性，加強了一些基礎設施建設，但是在人員配備上還遠談不上專業化。這首先是因為人員崗位編制緊張，許多重要部門都是兼職檔案管理員在從事檔案管理工作；其次是財務管理檔案有著鮮明的專業性、特殊性，目前尚無培養具備檔案學、圖書目錄學、文獻檢索學、金融財會學等交叉學科知識的復合型人才專業設立。所以，大部分高等學校都立足現實，在現有的財務工作人員或圖書檔案管理員以及學校的其他文職人員中，選擇基本符合條件的充實到財務檔案管理隊伍中。鑒于此，努力提高他們的業務能力，高質量保證財務檔案管理順利運行，就成為了目前高校人事部門和財務部門以及檔案管理部門的當務之急。

一般來說，業務能力提高的途徑和方法有以下幾種：

第一，高校有關業務部門要開展常態化校內培訓工作，形成有效機制，有組織地使高校財務檔案管理人員得到高質量、有實效的學習指導。必須針對現有人員實際情況，列出實用性培訓學習菜單，達到揚長補缺、綜合提升的學習培訓效果。

第二，學校需有組織有計劃地安排財務檔案管理人員外出學習和跨專業進修，特別是到一些財務檔案管理技術先進的同類型高等學校財務部門和檔案館，學習經驗、觀摩做法、熟悉工作流程，較快提升工作人員的檔案管理的實際操作能力。

第三，加強對財務管理人員的業務考核，從制度上鼓勵他們迅速提升綜合業務能力，特別是在職稱晉升以及各種專業技術能力證書，如財會類、計算機類、檔案文管類的各級別資格證書或業務能力證書取得方面，實行獎勵激勵措施辦法。

第四，財務檔案管理人員自身必須重視業務學習。無論原來從事何種工作，面臨新的崗位必須迎接新的挑戰。首先自學要有計劃性，要結合自身實際制定自學計劃并確保落實執行；其次，必須重點加強法律法規、金融財會、檔案目錄以及計算機技術的學習；再次是一定要重視信息化運用能力、外語能力和工作創新能力的學習提高。

如果財務管理工作人員能有較好的工作成長學習環境，能有堅持不懈的恒心，好學求知的虛心和積極向上愛崗敬業的事業心并能做到以上幾點學習要求，就一定能使自身業務素質得到不斷提升。

總起來說，只有財務檔案管理人員的整體業務素質提高了，財務管理工作才會有堅實的發展基礎，財務管理工作也才會為高等教育健康有序發展保駕護航，起到應有的基礎保障作用。

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