淺談基層單位建立綜合檔案室的必要性

于濤

綜合檔案室是國家各機關、企事業單位，統一保管和管理本單位各種門類檔案的獨立實體。建立綜合檔案室，就是將一個單位里的文書、會計、科技及其它門類、載體檔案集中起來統一保管和管理，并提供利用為單位服務。建立綜合檔案室的必要性主要表現在以下幾個方面：

一、有利于對檔案工作的組織領導

檔案工作是各單位的一項基礎工作，基層單位領導應將檔案工作列入議事日程，經常督促、檢查，解決工作中存在的實際問題，而建立綜合檔案室是各單位做好檔案工作的前提。建立綜合檔案室，檔案實行集中統一管理，能夠幫助單位領導準確地掌握和處理單位的檔案信息，有利于對全局工作的控制和協調，便于領導及時決策和綜合治理。有利于對單位檔案工作實行統一指揮和管理決策；有利于及時貫徹黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策，強化對檔案工作的領導。

二、有利于檔案的收集、整理和安全保管

在一些檔案沒有實行集中統一管理的基層單位，由于沒有綜合檔案室和專職檔案人員，各部門形成的檔案由若干個兼職的檔案人員分頭管理，檔案的收集、整理和保管沒有保障。責任心強的部門收集齊全些，否則差些。有的個別單位文件資料散失嚴重，形成的材料不少，保存下來的卻是寥寥無幾。基層單位建立綜合檔案室，配備專職檔案員，實行定崗定責，檔案人員認真履行職責，經常對檔案工作的各環節進行督促、指導，可以改變過去那種似乎有人管，實際又無人管的局面，保證單位形成的檔案及時收集、歸檔。可以集中財力、物力解決檔案室的設備、有利于對檔案的保護、延長檔案壽命。

三、有利于檔案管理的規范化和標準化

在一些基層單位檔案分散管理，由于沒有一個統一的組織機構，沒有制定相應的管理制度，使檔案工作無章可循。有的單位即使制定了制度，也是紙上談兵，不能認真監督執行。事業單位檔案實行集中統一管理后，建立了綜合檔案室，從組織機構上有了保證。檔案人員可以專心研究開展檔案工作的計劃措施，制定檔案的收集、整理、借閱等各項制度、標準。檔案工作實行制度化、規范化、標準化，充分發揮檔案部門的職能作用，按照統一的規章制度和管理辦法，對各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔進行科學管理和系統分類整理，確保歸檔案卷質量，使檔案工作有條不紊地進行。

四、有利于檔案人員的穩定與業務素質的提高

檔案工作是一項專門業務，也是一門技術工作，檔案人員不是一朝一夕輕而易舉就能掌握和勝任的。檔案人員要有較高的技術水平和業務素質，才能不斷提高整個單位檔案工作水平。在分散管理的形式下，檔案數量少、工作量小。檔案人員多而兼職造成了精力分散，經常是兼而不管，而且不穩定，檔案管理工作難有建樹。實行集中統一管理，建立綜合檔案室，檔案數量和工作量逐步增加，設立專職檔案人員已成必然。這樣，就改變了檔案人員兼職過多，無時間顧及檔案工作的被動局面。檔案人員可以有充分的時間進行檔案整理和管理工作，有精力鉆研檔案業務，不斷提高業務水平，逐步實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化。也便于落實專業人員的崗位責任制，易于保持人員相對穩定，實現檔案工作人員專業化。

五、有利于檔案信息的開發利用

保管檔案的目的是為了利用。建立綜合檔案室，集中統一管理檔案，有利于檔案信息的開發利用。事業單位形成的各種信息都可以從檔案室獲得，再也不用東奔西找了。另外檔案人員也熟悉了全部檔案情況，可以主動向利用者介紹情況提供服務。檔案人員可以系統地編制各種檢索工具，利用所保管的檔案資料編寫各種參考資料，方便利用者從不同范圍、不同角度利用檔案，有利于提高檔案利用的查全率和查準率。

從以上分析可以看出，事業單位建立綜合檔案室，檔案實行集中統一管理，既滿足了單位現實發展的需求，又有利于單位長遠規劃的決策，利在當代，功在千秋。endprint