林業重點工程檔案的管理

摘要：本文主要從三個方面提出了林業重點項目檔案保管的重要性和如何才能更好地做好檔案管理工作。

關鍵詞：林業；工程檔案；管理

中圖分類號：S7-05 文獻標識碼： A 文章編號： 1674-0432（2014）-15-08-1

根據黨中央、國務院的相關指示和重要通知，林業的發展和生態建設得到我國相關部門高度重視，在當前和未來一段時間是加快林業發展和改革的重要發展機遇。我國近幾年來先后實施了天然林保護、退耕還林、“三北”防護林體系建設、野生動物植物保護、京津風沙源治理以及自然保護區建設、濕地保護等林業重點工程項目，都得到了十分顯著的治理效果。為了保證林業重點項目工程建設中的檔案能夠真實、可靠、完整和有序，各級檔案主管部門和林業主管部門相繼出臺了一系列相關政策法規。同時，也做了大量積極探索工作，逐步總結一些好的經驗教訓，從中我們也發現了不少問題。本文主要對林業重點項目建設中檔案的內涵和管理工作中存在的問題，以及對策建議等方面進行分析和探討。

1 深刻認識林業重點工程建設項目工程檔案管理工作

為了切實做好重點工程檔案管理工作，首先，一定要明確哪些才是林業重點項目工程，只有這樣才能正確選擇出重點林業建設項目，為其開設檔案進行存檔。林業重點工程檔案主要是指林業重點工程施工中所產生的直接或者間接的文字材料和工程圖紙等原始工程資料。林業重點項目工程產生的所有檔案都屬于國家財產，要與其他門類的檔案進行統一管理和收藏。林業重點項目的檔案管理更加專業和實用，它的經濟效益與社會效益要比一般的檔案具有更高的價值。如果想做好管理林業重點工程檔案的工作，就必須引入科技檔案管理人才參與到整個工程建設中，讓負責的工作人員及時主動歸檔，便于以后使用和方便查詢。隨著市場經濟的高速發展，林業生態建設行業的競爭也日益激烈，科技檔案管理與市場經濟也建立起了深入聯系。所以，檔案管理人員一定要保持高度的市場競爭意識。那么，怎樣才能把林業重點工程檔案管理到位，讓林業重點工程中產生的檔案能夠充分得到利用，這些都是對我們科技檔案管理人員提出的新考驗和機遇。

2 改變現有工作方式，變被動為主動

以往的檔案室科技檔案的歸檔方法基本是：要等工程項目完工以后，由工程的技術人員把他們的施工過程形成相應的文件材料，然后提交給相關的檔案管理部門。經過檔案工作人員核對后確認無誤在建立卷宗歸檔。如果發現所提供的材料不全，負責歸檔人員需再次向工程技術人員進行索要。而有的時候我們會遇到這樣的情況，因為這個工程已經結束，該名技術人員已經開始進行其他新的工程項目，對已經提檔備案的工程表現得不是非常積極，這種情況下我們就很難保證應歸檔文件材料的完整性。同時，作為一項重點工程項目在建設的過程中肯定要經歷非常多的環節，并且它的工程周期也很長。如果從立項、可行性研究、批復、設計、施工、竣工、初驗、終驗等一系列環節入手，檔案人員就必須一直跟蹤該項目，只有這樣才能及時準確的收集每一個階段所產生的科技文件資料，隨時進行立卷歸檔，才能做到隨時收集隨時歸檔，出現問題可以及時聯系有關人員進行處理，可以十分輕松地保證所歸檔的文件材料齊全并且完整。為了更好地做好檔案管理工作，我們印制和發放了《林業重點工程管理辦法》手冊。進一步明確規定了林業重點項目工程技術檔案的收集范圍和歸檔方法。同時，建立了科技檔案歸檔制度以及檔案人員的“一票否決權”，既在工程完工驗收時，檔案資料不完整的工程項目檔案管理人員有權力不予驗收。我們在檔案管理上做到有章可循，同時對檔案管理人員的基本素質也做了一并要求。作為一名檔案管理人員一定要有高度的責任心和事業心，要積極主動的對工程各個階段進行跟蹤，并時常要和工程技術人員進行溝通，了解工程的實質性進展，對所收集來的資料要做到心中有數。按照規定每一個項目都要配一名專（兼）職檔案員，在工程建設中組織技術人員學習檔案管理知識，從而讓大家了解檔案管理的深刻意義。通過學習使工程技術人員提高檔案管理意識，進而配合檔案管理人員完成檔案收集和管理工作。目前，每一項工程在告于段落或者完工后，工程技術人員會主動將工程資料上交到檔案管理部門進行歸檔，如果遇到工程資料不全時，工程技術人員也會主動幫助尋找，保證了檔案資料的完整。使科技檔案的歸檔工作從原來的被動接受轉變為主動配合。

3 逐步建立和完善各項歸檔制度

建立和完善各項歸檔制度有利于提高檔案管理的各項工作。近幾年來，隨著林業建設的不斷發展，重點工程項目的檔案也在不斷增加。我們根據實際情況對科技檔案管理制度做出了相應的調整和修改，同時我們在檔案的歸檔上、檔案的保管保密以及借閱制度上都做了一定的修改和完善。隨著檔案管理的各項制度的建立和完善，為我們的檔案管理工作帶來了很多便利。檔案管理工作作為林業重點項目工程的基礎工作，我們要加強對工程檔案的管理力度，實現林業重點工程檔案管理的規范化、科學化和制度化，作為檔案管理人員還需要不斷努力學習相關業務知識，不斷更新自己的知識結構，努力完善各項管理制度，為林業建設服務做出更多貢獻。

作者簡介：訾艷艷，大專學歷，宜君縣國有棋盤林場，助理工程師，研究方向：林業發展。