淺析企業科技檔案的信息化建設

摘 要：隨著社會科學技術的發展，檔案管理實現了收、管、用的全程信息化。企業科技檔案的管理牽涉到了企業的核心科技機密，是企業管理的重要組成部分，加強企業科技檔案的信息化建設是現代企業發展的必然選擇。筆者基于對檔案信息化建設的研究，分析了現今的企業科技檔案信息化建設中存在的問題，并就這些問題提出了具體的改進措施。

關鍵詞：企業；科技檔案；信息化；建設

當今社會是信息化社會，信息化建設水平的高低已成了科學技術發展水平高低的一個重要標志。企業科技檔案信息化建設有著自身的特點，在這一過程之中將面臨著一系列的技術問題和規范問題，建設者要針對這些問題，充分的對科技檔案信息資源進行整合和開發，為使用者提供最為便捷、高效、快速的服務。

1 企業科技檔案信息化建設過程中存在的問題

1.1 科技檔案信息化建設缺乏標準規范

從目前企業科技檔案信息化建設的現狀來看，我國諸多企業的科技檔案信息化建設還處在起步階段。首先，企業之間缺乏必要的聯系，建設標準不統一，例如在計算機軟件使用方面，不同的企業采用不同的軟件系統，限制了信息的自由傳輸。其次，企業科技檔案信息化建設中的基礎設施落后，如電子存儲設備老化、計算機軟件、硬件滿足不了信息數據庫建設的需要等。

1.2 科技檔案信息資源整合力度不夠

在科技檔案信息化建設的過程中，企業之間缺乏信息網絡合作意識，不能有效的協調檔案信息資源，長效溝通機制建設滯后。上述現象直接導致了檔案信息資源難以有效的整合，限制了科技檔案信息服務質量的提升，更間接影響到了科技成果檔案服務于生產，應用于生產。一定意義上來講，科技檔案信息資源的整合缺失會造成很多低水平的檔案信息進行重復性的開發，即浪費的資源又致使信息化建設成本升高。

1.3 科技檔案信息的安全管理存在漏洞

在科技檔案信息資源的開發和利用過程之中涉及到信息數據的傳輸、修改、存儲等一系列的問題，而這些問題一旦被人為的非法利用，將會存在很大的安全隱患。從目前的情況看，科技檔案信息的安全性主要受到以下現象的挑戰：人為篡改或偽造檔案數據信息、網絡黑客的攻擊、木馬病毒的入侵、存儲手段落后易造成數據丟失、安全保障技術更新速度慢等。

1.4 科技檔案信息化建設的人才隊伍有待加強

科技檔案信息化建設在我國起步較晚，再加上受到總體工作條件和工作環境的限制，致使信息化建設中的人才隊伍建設面臨著嚴重的問題，其主要表現在以下兩個方面：一是檔案信息化建設人員的素養普遍較低。很多信息化建設人員沒有經過系統的專業訓練和高校教育，在基本技能操作和操作規范方面存在很大的不足。二是綜合型人才的缺乏。信息化建設是一個系統的過程，需要建設者具備系統開發、信息導航、系統建設、軟件開發設計、信息管理等多方面的職能，而我國企業信息化建設的綜合型人才明顯缺乏。

2 加強科技檔案信息化建設的具體建議

2.1 強化科技檔案管理系統的建設

科技檔案管理系統是收集和整理檔案信息、實現檔案信息的傳遞、促使檔案信息應用于生產生活實際的綜合性平臺。企業科技檔案對企業的生產經營產生直接的影響，最大程度的發揮科技檔案的作用，建立一個結構嚴謹、內容全面、功能強大的檔案管理系統，是現代企業亟待解決的一個重要問題。具體的來講，建立該系統要做好以下幾個方面：一是完善數據存儲功能。該系統應滿足大容量的信息存儲，同時支持不同格式或不同類型文件的存儲。二是建立方便、快捷的信息網頁瀏覽。建立網頁瀏覽系統能夠更好的為使用者提供信息服務，實現了信息到生產力的快速轉化。三是設置系統管理權限。科技檔案管理人員負責系統的維護、信息的存儲等方面的工作。審核進入到管理系統的人員范圍，對進入系統的人員進行記錄。

2.2 科技檔案信息資源建設

科技檔案信息資源的建設包含兩個方面的內容：一是原始館藏資源的數字化轉化工作。在計算機普遍使用之前，企業生生產經營過程中多采用紙質存儲企業的科技檔案信息資源。這些科技檔案資源數量眾多，并且很多具有極大的參考價值，如我國一五計劃、十年建設時期的一些大型建設項目的科技檔案。一些歷史紙質檔案由于年代久遠已經發生破損的現象，再加上受到地域和時間的限制，為相關人員使用紙質檔案時帶來很大的不便，限制了其功能價值的發揮。將紙質科技檔案轉化為數字化文件，即延長了文件檔案的使用年限，又能方便相關人員的使用。在實際的轉化過程中，企業一般采用相關的掃描設備對紙質檔案進行掃描，把其轉化為圖片文檔的形式。但需要注意的是，在掃描過完成之后要對所掃描的信息進行仔細的核對，防止發生掃描遺漏或者掃描信息不對稱的現象。二是要做好電子文件的收集工作。電子文件的收集包含了對已掃描過的紙質檔案的收集和對新出現的科技檔案信息的收集。在對紙質檔案進行收集的過程中，可能要對部分紙質檔案進行修改，需要收集人員在相應的電子文件上做出說明，而對新出現的科技檔案進行收集時要注意規范電子文件的格式，注明收集的時間和相關信息。

2.3 強化科技檔案信息的安全性建設

科技檔案信息化建設中主要采用計算機、移動硬盤等存貯各類信息，為此做好科技檔案信息化的安全工作的重點也就在于避免各種電子信息資源遭到丟失、更改和破壞。具體的來講，提高電子檔案信息的安全性要做到以下方面：一是增強檔案管理人員的安全意識。要求檔案管理人員對使用人員進行仔細的核實和登記，鑒別各類的檔案信息，控制檔案信息的使用范圍；二是要制定嚴格的安全管理制度。就網絡安全、檢查監督、密碼使用、系統開發、網絡維護、責任歸屬等方面制定嚴格的管理措施，對違反管理規定的企業員工給予一定的處罰；三是要采用高科技的網絡安全技術。利用防火墻技術、公共信息格力技術、安全掃描技術、病毒入侵報警技術等技術手段來保障電子檔案信息的安全，尤其對一些企業科技的核心信息、私密信息，要做好重點的監控和保護。

2.4 強化技術培訓，提高檔案管理人員素質

隨著科學技術的進一步發展和現代企業經營形式的快速變化，企業檔案管理工作日益朝著快捷化、標準化、信息化等方向發展，相應的也對企業檔案管理人員提出了更高的要求。建設一支管理能力過硬、綜合素質較高的企業檔案管理隊伍，滿足企業科技檔案信息化建設的需要，是當前迫切需要解決的問題。作為企業一方面要注重人才的引進，尤其是那些既精通檔案管理又具有嫻熟的計算機操作能力的人才。另一方面也要通過實際的培訓來提高現有科技檔案管理人員的業務素養。

3 結語

現代科技的迅速發展一方面為企業科技檔案管理帶來了壓力，另一方面也為完善企業科技檔案管理工作提供了機遇。強化企業科技檔案的信息化建設是檔案管理工作發展的必然選擇。企業和科技檔案管理者要不斷提高科技檔案信息化的認識，采取行之有效的措施促進企業科技檔案信息化建設的進程，進而實現我國檔案事業的平穩、健康發展。

參考文獻

[1]陳好，吳磊琦.浙江省科技檔案信息化建設的實踐與思考[J].科技檔案.2011（09）

[2]李東輝.淺談如何推進科技檔案信息化建設[J].黑龍江檔案.2013（10）

[3]曾雨.企業科技檔案管理的改革與創新——基于前段控制的現代科技檔案管理體系研究[M].檔案事業改革與創新——2013年全國青年檔案工作者研討會論文集.2013（10）

作者簡介

朱志勇（1980-），男，江蘇省南京市，，工程師，本科，檔案信息化。