論中央企業檔案管理模式的選擇

薛曄

摘要：隨著中央企業現代企業制度的建立，傳統檔案管理模式就需要進行改革，需要確立檔案資源共享的管理理念，確立檔案信息化、知識化發展方向，選擇適合本企業發展需求的檔案管理模式。

關鍵詞：中央企業企業檔案檔案管理

中央企業是國家經濟發展的命脈，在經濟和社會發展中發揮重要作用。中央企業檔案工作在國家檔案事業中也占有一定的地位，央企檔案管理模式的創新，制度體系的完善，對企業檔案工作乃至國家檔案事業發展均有重要意義。

一、中央企業檔案管理模式面臨的挑戰

我國大型集團公司基本是由國有大型企業經過近二十年體制改革發展而來，取得了令人矚目的業績。但大型集團公司的檔案管理模式卻遠遠滯后于集團公司的現代管理要求，集團內各企業檔案管理往往各自為政，沒有形成系統化、標準化的管理體系，檔案信息、知識資源不能在集團范圍內有效利用。同時，信息化的發展也帶來新的問題。一方面，隨著信息化的發展，檔案工作從管理的內容到形式等方面均發生較大的變化，管理的內容向知識化、信息化方向發展，管理的形式從紙質向電子化方向發展，這些變化迫使檔案管理方式也發生改變。另一方面，檔案的集中管理不再是傳統意義上的集中，電子化的集中使集團化管理模式更容易實現。如何改變管理思路，建立適合信息化、知識化、數據化特點的企業檔案管理模式，建立適應于該模式的制度化、標準化檔案管理體系，成為中央企業檔案工作者迫切需要思考和解決的重要課題。正如前國際檔案理事會主席瓦洛先生在《檔案思想自由貿易：加拿大對北美檔案發展的看法》中描述的那樣：“檔案事業正處于一個完全被重新塑造和重新接受的時代”。

二、大型集團公司檔案管理模式的探索

公司成立之初即成立檔案室，隨著企業的不斷發展，經濟實力的日趨雄厚，集團檔案管理模式的改變也經歷了一個曲折的階段。經過數年探索，集團總部已樹立集團化、標準化、知識化的檔案管理理念，并逐步推進。

（一）確定現代企業檔案管理理念

為建設適應企業發展的檔案管理模式，集團檔案室確立檔案工作發展堅持三個指導思想：集成管理、服務方向、知識管理的思想。

1.集成管理：確立資源共享的理念。企業在創新檔案管理工作中，必須樹立資源共享利用的理念。就是企業檔案管理的全部實踐活動中將解決實際問題、滿足企業發展需求為重點，利用數字化、網絡化優勢，使集團內各企業的檔案信息資源更好的集中，避免重復的信息投入，實現高效利用。

為實現資源共享，達成對各子企業的檔案資源管控，先實現公司電子檔案集中管理，實體檔案各單位自行管理，建立起檔案分級管理、保存體系，對電子檔案進行直接管理，對實體檔案進行監管管理。在適宜的情況下，建立企業檔案館，最終實現實體檔案的集團化集中。

2.服務方向：為企業經營決策服務。檔案人不是給自己做檔案工作，而是給業務部門和領導決策做檔案工作，不能腦子里只有自己和規定，更要有公司的經營活動，要理解部門需求并為公司發展服務。檔案工作人員要有服務意識，要專心、用心、創新。專心：認真負責。用心：應多方面學習，了解自己的工作也了解別人的工作。創新：在信息化時代，檔案人員應培育信息化思維、加強IT尤其是應用軟件的學習，用信息化的方法去解決信息化時代的檔案工作，否則就容易落后于時代，跟不上企業發展步伐，導致邊緣化。

3.知識管理：樹立檔案的知識意識。檔案管理應該將文件、檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件、檔案實體轉向文件、檔案所蘊含的知識，關注文件、檔案的情報性價值、現實價值與利用價值。應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動，挖掘企業檔案的知識價值，為企業價值創造活動服務，進而實現檔案價值升值，提高檔案管理的地位。

（二）集團公司對檔案管理模式進行的探索

為實現檔案集團化、知識化、服務化管理目標，華僑城集團進行了檔案管理模式的改革。

1.集團總部建立統一管控、分層實施的管理體制。集團總部檔案室負責整個集團的檔案監督、管控，明確檔案管理目標，建立檔案管理體系，提出檔案管理業務要求。在北京、上海、武漢、云南等區外項目及深圳本地各子公司設置本公司檔案室，負責本公司檔案管理工作。在各事業部（酒店物業事業部、旅游事業部、歡樂谷事業部）建立本部檔案室，負責該事業部檔案管理工作；各職能部門設置兼職檔案員，負責該部門文件資料整理工作，這三層之間分工清晰，職能明確，信息反饋流暢，形成了一套嚴密的檔案管理網絡結構。

2.以知識管理為平臺，全面實施檔案信息化建設。集團2011年實施知識管理項目，以該平臺為基礎，檔案信息化建設與企業信息化建設工作同步規劃、同步建設、同步開展。推進步驟包括實現庫存重要紙質檔案數字化、其他載體形式檔案（傳統聲像檔案和榮譽檔案）數字化、完成檔案資源目錄數據庫建設和全文數據庫建設、健全網上查詢功能與流程、檔案管理系統與知識管理平臺融合。

3建設標準化、專業化的檔案管理制度。堅持企業的制度化管理是企業檔案管理的必然之路，從文件材料的形成至銷毀各個環節都有序運行。根據公司文件形成特點，并結合國家標準和地方標準，制定檔案管理全套制度，如《華僑城集團檔案管理制度》、《檔案管理操作規程》等等。使檔案工作的流程規范化，工作人員的操作專業化。并逐步將制度、標準推及到上海、北京、武漢、成都等各個區外項目及深圳本地企業，至此，實現了集團檔案管理流程有序運作。設立了企業行政管理檔案、經營管理檔案、合同檔案、產品檔案、設備檔案、科研檔案、商標檔案、會計檔案、基建檔案、房產檔案、員工檔案、特殊載體檔案等多個門類檔案，囊括了公司所有的檔案資料。

4.整合檔案資源，增強集團的控制力。以檔案信息化建設為基礎，全面整合檔案資源，將檔案信息化上線企業的檔案工作連為一體，全面推進、綜合控制。推進了包括實現線上企業檔案目錄信息的集成管理和監控、實現線上企業歸檔電子文件和實體檔案掃描件的在線管控和共享、實現業務系統和辦公系統等應用系統數據歸檔共享、在檔案層面實現關聯信息的集成管控和完整利用、在條件成熟的情況下積極推行檔案、圖書、情報、文化產品等知識資源的集成管理與服務等等。經過多年的探索，華僑城集團尋找到適合本企業發展的檔案管理之路。

三、建立適合本企業特點的檔案管理模式

集團公司的檔案管理模式經驗包括：一是統一管控，統一標準，分層管理的原則是適合一個企業集團的檔案管理的原則；二是這種管理模式適應于檔案管理信息化、知識化發展方向，能夠更有效地發揮檔案的知識、信息、情報價值；三是適應于企業發展需要，避免重復投資，知識浪費。當前企業的情況千差萬別，市場在不斷發展變化，雖然不存在統一的、適用于所有企業集團的檔案管理模式，但檔案管理的著眼點和發展思路，卻有著某種共性，如能把握這些共性，同時結合企業集團的發展，檔案管理就會有一個質的飛躍。這些共性包括：

（一）檔案組織機構發揮管控作用。目前企業集團一般都建立了檔案機構，其職能、性質、作用各不相同，有些履行了職能，有些卻處于松散的狀態，難以發揮作用。作為企業集團的檔案機構，既負有保管檔案的職責，又負有檔案行政管理職能。集團總部檔案機構需要建立統一的、逐層領導的檔案管理體制，加強對企業的業務指導、檢查、監督，促使從屬企業檔案管理體制的建立。同時，建立規范化、標準化業務指導體系，進行檔案的業務宣傳與培訓，促進檔案人員業務素質的提高。只有這樣，才不會使企業集團的檔案管理工作出現斷層和滑坡，才能促進檔案工作健康可持續發展。

（二）檔案基礎工作扎實開展。檔案管理基礎工作包括企業集團文件材料的開展、積累和歸檔工作。這項工作應貫穿企業業務活動的始終，成為企業管理一項不可分離的內容，對于促進企業集團和各項管理規范化起到積極作用。但這項工作也是檔案管理中的薄弱環節。檔案部門應引起高度重視，加強宣傳，同時制定有力的措施，加強文件材料形成、積累過程中的檢查和指導，確保歸檔文件材料的準確、完整，提供檔案材料的真實可靠。

（三）檔案信息化工作逐步實施。企業隨著信息技術發展日益增多的電子文檔，以及各項業務系統工作流程中產生的大量電子文件，使電子文檔的管理要求日益迫切，檔案信息化建設在檔案工作發展中的作用也顯得更為關鍵。檔案信息化包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等多個方面，它是一個系統工程，需要根據企業特點，逐步實施。

隨著科學技術的發展，企業集團的進一步強化，其檔案管理需要找到一條合適本集團發展的管理模式，為生產經營、企業管理各項工作提供良好的檔案信息資源服務。

作者單位：深圳華僑城股份有限公司