淺述如何做好供電企業的檔案數字化管理

王麗霞

摘要：在科學技術飛速發展的今天，對于供電企業而言，若想在激烈的競爭中立足與發展，就必須采用信息化的管理手段，才能在市場中搶得先機。檔案是供電企業十分重要的智能資源，能為電氣企業的健康發展提供必要的軟實力。但是目前我國大多數供電企業檔案管理模式陳舊落后，已經無法滿足當今新時期信息化時代的發展需求。因此必須加強供電企業檔案管理，扭轉傳統的管理模式，逐步向數字化檔案管理模式過渡?；诖它c，本文就如何做好供電企業檔案的數字化管理進行分析研究。

關鍵詞：供電企業檔案管理數字化管理

1 概述

全球信息化發展使得大多數企業的管理模式都逐步轉向數字化，這也是信息全球化的發展要求。作為我國國民經濟基礎的電力行業來講，只有實現其檔案的數字化管理，縮短電力從業人員與檔案之間的距離，為企業提供了更加便捷快速的服務，提高供電企業的競爭力，使其在激烈的市場競爭中立于不敗之地，促進供電企業在未來得到更好的發展。本文就從供電企業實行數字化檔案管理的需求著手，提出了供電企業做好檔案數字化管理的有效措施。

2 供電企業實行檔案數字化管理的必要性

2.1 有利于供電企業對檔案的保存與使用

隨著社會的發展與進步，供電企業在員工生產和經營活動中對檔案的利用率越來越高，需要查閱檔案的機會越來越頻繁，檔案對供電企業的正常運轉有著非常重要的作用。另外，不同的檔案有不同的保存方式與時間，如果對檔案的原件進行反復使用，就會影響原件長期的保存與使用，這就對檔案管理提出了更加嚴格的要求。但是我國目前大多數供電企業的檔案管理模式都陳舊落后，完全不能滿足當今時代發展的需求，也不利于供電企業對檔案的長期保存與使用，對檔案的實際使用產生了一定程度的限制。隨著檔案數字化管理模式的出現，打破了傳統紙質檔案管理模式，避免了供電企業管理人員反復借閱檔案時對檔案造成一定的損害，滿足了供電企業員工的需求，使得供電企業更好的運行。因此必須加快供電企業紙質檔案管理模式向數字化管理模式過渡，使供電企業員工能對檔案的使用更加方便、快捷，同時數字化檔案管理模式十分利于供電企業對其檔案的保存，為后期供電企業的發展目標與決策指明道路與方向。

2.2 有利于供電企業對檔案的管理與使用

隨著我國經濟的快速增長，供電企業不斷改革發展，每個部門每一項管理都需要進行詳細的登記，以保證供電企業的管理工作能順利開展。在供電企業檔案管理方面，傳統的紙質檔案管理模式已經難以滿足企業的發展需求，一定程度上阻礙了企業的發展。在供電企業檔案管理上引入數字化管理，能及時準確的將發生變革以及采取新的管理方式記錄在檔案中，很大程度上方便了供電企業對管理的使用。另外，數字化檔案管理還可以提高供電企業檔案管理水平，及時發現檔案管理中存在的問題，并有針對性地采取有效的措施進行改進，進一步提高供電企業在檔案方面管理的水平，同時對供電企業整體管理水平有較大的促進作用。

3 做好供電企業檔案數字化管理的有效措施

由上述對供電企業實行檔案數字化管理的必要性分析可知，數字化檔案管理模式對供電企業未來的發展是十分有利的。因此必須做好供電企業數字化管理，促進企業更好、更快的發展。

3.1 提高對檔案數字化管理的意識

在對供電企業檔案實行數字化管理過程中，首先應該提高企業領導對檔案數字化管理的意識，定期召開相關的組織會議，向各個部門的人員積極宣傳和貫徹檔案數字化管理的知識，從而提高供電企業領導以及企業員工的檔案數字化管理意識，并讓其深刻的認識到數字化檔案管理的重要性和必要性，這樣才能進一步開發企業內部檔案信息資源，推動供電企業檔案數字化工作的有效開展，使數字化管理模式在企業檔案管理中發揮最大的價值。

3.2 全面落實檔案管理制度

供電企業檔案事業的發展離不開檔案管理模式的發展，完善和落實檔案管理制度是實現供電企業數字化管理關鍵所在。因此供電企業領導應該重視檔案管理工作，認識到檔案工作在一定程度上可以實現企業的經濟效益和社會效益。檔案數字化管理建設是一項比較長遠復雜的工程，需要企業領導和員工的全面支持和重視，從而為落實檔案管理制度、檔案數字化管理創造有利的條件。首先需要對檔案管理部門組織機構相關制度進行完善，以保證部門管理的穩定性與健全性。另外，檔案管理數字化是在計算機技術、計算機多媒體技術、掃描技術為載體，大量資金為經濟支持基礎下，引入先進的技術和設備對其進行嚴格的管理。所以相關部門必須積極構建滿足檔案管理要求的物質環境，完善相關的檔案資金管理制度，以爭取更多的資金和政策支持。再者供電企業需要科學合理的配置檔案管理人員，制定檔案數字化管理人員制度，保證整個管理團隊的穩定性。

3.3 管理人員重視檔案數字化建設

管理人員對檔案數字化建設的重視程度直接關系著檔案數字化管理水平，這也是檔案數字化管理模式在供電企業更好應用與推廣的前提。供電企業實現檔案數字化管理是一個長期的過程，需要相關管理人員重視檔案數字化建設，才能為檔案數字化管理模式的實施創造有利的條件。因此供電企業相關管理負責人應該重視檔案管理隊伍的建設，不斷引入專業的檔案管理人員，提高企業檔案管理水平。同時應該積極聘請有經驗的檔案管理人員，定期對供電企業檔案管理人員進行專業的培訓，提升原有檔案管理人員的水平，使其能熟練的掌握計算機技術、計算機多媒體技術、數據庫以及掃描技術等，培養一支高素質、高技術、高水平的專業數字化管理隊伍。另外，應該注意協調各個管理部門之間的關系，使其能協助檔案部門進行檔案管理，為供電企業實現檔案數字化管理奠定堅實的基礎。

3.4 建立檔案數據管理庫

供電企業應該建立完善的檔案數據管理庫，推動檔案數字化管理前進的步伐。首先，需要建立供電企業檔案目錄數據庫，把企業檔案按類別、檔案分號、檔案名等信息輸入電腦，建立一套完善的供電企業檔案目錄數據庫，這樣對員工查詢相關檔案資料提高了及時性和便利性，還有利于對企業檔案的管理與保存。其次應該完善供電企業檔案狀態數據庫，把企業的新信息、新資源，通過計算機網絡技術傳輸到狀態數據庫中，能幫助領導和員工及時查詢最新的檔案信息，同時也為檔案管理人員提供了將各個檔案準確分類的充足時間。

4 結束語

總而言之，供電企業檔案數字化管理是滿足當今新時代發展需求的管理模式。供電企業若想在激烈的市場競爭中立足與發展，就必須轉變傳統的檔案管理模式，向數字化管理方向發展，提高員工對檔案數字化管理的認識，完善各項檔案管理制度，重視檔案數字化建設和數據庫建設，從而提高供電企業管理水平，促進企業健康、可持續發展。

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