淺談新時期如何做好企事業單位的檔案管理與服務工作

摘要：在新形勢下，企事業單位的檔案管理與服務工作必須與時俱進，積極探索新路子、新方法，增強檔案管理與服務工作的時效性和針對性，使檔案管理與服務工作能更好地服務于企事業單位的科研、管理和生產經營決策，為企事業發展提供多層次全方位的檔案信息，讓檔案管理與服務工作更上一層樓。

關鍵詞：檔案管理與服務

企事業單位的檔案是企事業單位的歷史活動的重要記錄，是企事業單位文化的珍貴載體，企事業單位的檔案部門應適應社會發展和企事業單位的科研生產的需求，將檔案信息資源最大化地發掘出來，以起到推陳出新，繼往開來的目的，是利用檔案服務于社會和企事業需求的重要環節。

1 檔案工作的重要性

企事業單位的檔案是企事業各部門之間的公務往來，以及企事業員工在科研生產活動中產生出來的。它包括兩個方面：其一是企事業單位在履行其職能，在完成其工作任務中，產生了大量的文件，而檔案就是由其中有價值的的文件中轉化形成；其二是企事業單位的員工在科研生產活動中形成的設計、計算、試驗資料等，其中作為有價值的歷史記錄保存下來的就是檔案。①歷史記錄。檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為機關工作提供備查的依據。②真憑實證。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能代替的作用，它主要指檔案的憑證作用和參考作用。③傳承和借鑒。檔案具有儲備知識的功能，是后人對過往知識進行傳承和借鑒的重要基礎，并且檔案還具有傳播信息和宣傳教育等功能，相關部門可以利用檔案舉辦展覽，制作音像作品。

2 檔案工作的特點

隨著數字化技術、計算機技術和網絡技術的高速發展，企事業單位的檔案工作較傳統紙質檔案保存時期有了顯著的變化：①檔案的數量和類別激增。隨著數字化技術、計算機技術和網絡技術的發展而帶來的信息共享，海量的信息管理增加了檔案數量和類別。②資源信息來源廣泛。現代技術的發展，打破了傳統紙質檔案時期檔案來源的單一性，使檔案來源不再受地域和時間的局限，從而使檔案來源更為廣泛，檔案的內容也更為多元化。③檔案、圖書和情報資料一體化。隨著市場競爭日益激烈化，對企事業單位來說，單一的檔案信息已無法滿足在日益激烈的市場競爭中的信息需求。必須實現企事業單位的文件、檔案、圖書、資料等一體化，并通過各種途徑獲取外部信息，如先進的國際標準、經營管理模式、先進的經營理念和技術、國內市場動態、政策動態等，來滿足自身科研生產的需要。④載體多樣化。雖然目前紙質檔案仍然占據檔案數量的大部分，但是隨著數字化時期的到來，特殊載體形式的檔案將大量出現，尤其是電子檔案將會逐漸普及，這樣將促使檔案的保存和檔案的傳遞利用方式發生變革。

3 檔案管理工作

①依法治檔。堅持依法治檔，這是做好檔案管理工作的必由之路。要做好企業檔案管理工作，必須以“依法治檔”為根本，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案工作規范》和企業相關規章制度進行檔案管理，實現檔案管理的法制化、制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，開創檔案管理工作的新局面。因此，企事業單位的檔案工作的發展必須堅持走依法治檔的道路，才能使檔案管理工作發揮其應有的作用。②以人為本。檔案管理的實施者也就是檔案管理者，是做好檔案工作的關鍵。因此，做好檔案工作首先要從檔案管理者著手。檔案管理者必須是知識型素質人才，要具有專而廣的知識結構，并樹立終身學習的思想觀念。在如今的信息化時代，檔案工作者必須要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要。為了使檔案工作人員能夠適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，從組織協調能力和信息技術應用能力等方面進行自我提高。③檔案信息化。企事業單位應該加快檔案信息化基礎設施的建設。如果沒有計算機技術和網絡技術的結合，檔案現代化管理只能是一句空話。目前，企事業單位的檔案管理系統需要處理的檔案類型比較豐富，包括有各種文件、表格、單據、圖紙、照片、錄音、錄像等多媒體資料等，非常需要計算機技術和網絡技術進行分類歸檔管理，才能及時提供檢索利用。檔案資料管理的電子化、網絡化是數據信息共享的基礎條件，在辦公系統中，所有辦理過的文件都需要進行歸檔，以備日后查詢。企事業單位的檔案信息化和網絡化的應用實現了檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理，尤其是使用多媒體技術，傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現全屏幕自動檢索。

4 檔案服務工作

檔案工作的核心要義在于服務，檔案管理工作歸根結底還是為了給檔案使用者提供更有效、更準確的檔案數據服務。做好檔案服務工作，可以從以下幾個方面做起：

4.1 創新檔案服務工作的方法，改變思想觀念 檔案服務工作與其他服務行業有著共同的屬性，服務質量和服務效率是檔案管理工作最直接的價值體現。所以，檔案管理部門的領導及其基層員工都要學會積極轉變思想觀念，在工作中不斷探索新的方法。①要提升中心意識。現階段我國以經濟建設為中心，檔案管理工作要圍繞服務經濟建設這個中心任務來進行。所以，在管理檔案過程中，工作者要積極與設計單位、科研及管理部門聯系，主動提高服務的中心意識。②提升時效意識。現代社會對信息傳遞的實效越來越高，在檔案管理領域檔案信息也是服務檔案使用者的主要信息。所以必須要建立起信息靈敏、反應快捷、優質高效的檔案工作服務機制，增強檔案管理工作的預見性、針對性和時效性。③切實提高檔案管理工作的質量意識。檔案管理工作，涉及信息繁多，而且許多資料和個人信息十分重要，這就要求檔案管理工作者必須切實提高檔案管理的工作質量。④提高檔案管理工作的開放意識。從檔案室封閉的小圈子中跳出來，面向市場，掌握先進的現代化管理技術和管理知識，用現代化信息工具為市場需求服務。開展檔案編研工作，搞好超前服務。

4.2 在履行職能上創新 ①強化服務職能。服務工作是檔案管理的核心內容，檔案管理工作人員要提高服務的層次和深度，挖掘服務要樹立高度服務意識，站在全方位服務的高度位置上，對檔案的來源、使用、保管進行調查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對用戶要起到參謀和咨詢作用。②強化綜合協調職能，綜合協調就是檔案工作者把檔案合理有序地滿足每個用戶的需要，提高檔案的利用率。在實際工作中，協調好各種關系，積極主動地為用戶服務，做到不推、不擋，合理快捷地安排好用戶對檔案的利用。③提高檔案工作者的業務水平。檔案工作者業務水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學習專業知識，提高服務本領。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業務技術要精，這樣才能擴展服務面，提高服務質量。④強化聯絡職能。檔案的價值在于其被充分利用時，所以檔案管理工作在平時要做好基礎準備，在需要用的時候能夠提供準確地檔案信息。而且檔案管理工作要改變過去的被動服務模式，現代社會信息交流節奏加快，信息資源的服務比的是迅速、高效、及時、準確，所以，檔案管理單位要主動聯絡檔案需求客戶，積極挖掘潛在的市場，擴大檔案資源的服務范圍，提高檔案管理的社會服務價值。

4.3 在服務機制上創新 檔案室是檔案管理工作的基本單元，也是檔案管理工作的最基礎工作。檔案室的各個部門、人員要做到科學分工，責任要明確劃分，服務機制要適應時代的發展，提升服務效率，在改革中不斷創新。用新的激勵政策鼓勵檔案室工作人員做好基礎的檔案管理工作，切實加強與管理部門的聯系，形成科學的服務流程規范，指引檔案管理工作者更好的去開展工作。

5 結束語

在市場經濟和改革開放的新形勢下，企事業單位的檔案管理與服務工作必須與時俱進，積極探索新路子、新方法，加強學習，提高自身素質，不斷增強檔案管理與服務工作的時效性和針對性，使檔案管理與服務工作能更好地服務于企事業單位的科研、管理和生產經營決策，為企事業經濟的快速發展提供多層次全方位的檔案信息，讓檔案管理與服務工作更上一層樓。

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作者簡介：劉兵（1967-），女，遼寧阜新人，大學本科，副研究館員，主要從事檔案編研工作。

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