對新形勢下做好辦公室工作的創新思考

馬銳

（中煤三建集團凍結工程處，淮北235000）

0 引言

在煤炭市場發展壓力大增的今天，行業競爭日趨激烈，煤炭企業發展面臨著巨大的挑戰，企業轉型、調整等一系列動作牽引著企業各職能部門的重新定位和業務開展，如何跟上形勢變化的節奏，跟上企業發展的步伐，實現企業“做優做強”的目標，不僅是企業發展需要重視的新問題，也對辦公室工作提出了更高、更新的要求。辦公室作為一個單位的中樞，具有很強的職能性，其“參謀、服務、協調”的功能，關系到一個單位的方方面面。面對新形勢，如何做好辦公室工作，滿足企業發展對辦公室工作的要求，是擺在辦公室面前的一個亟待解決的重要問題。

1 思想認識上

辦公室是一個綜合辦事機構，在一個單位中起著承上啟下、綜合協調、參謀助手、督促檢查和服務保障的作用。它的工作可分為兩大類，一類是事務性工作，一類是政務性工作。政務性工作主要包括：調查研究、綜合分析、收集反饋、當好領導的參謀和助手。事務性工作主要包括：公文處理、公務接待、上傳下達、溝通協調、后勤保障等。概括起來就是：參與政務，管理事務。這就決定了辦公室工作事多且雜，這是大家公認的，但是在諸多繁雜的事務中，卻有著非常強的專業性，譬如，公文文種的選擇、信息流轉的程序、文字材料的思路、檔案管理的標準、后勤保障的高效、綜合協調的分寸等等，都具有很強的專業性，而且覆蓋面大，觸角延伸廣，不經過一定的業務培訓和學習，是不可能做好這些工作的。但是，在一些企業里，尤其是在一些老國有企業中，辦公室工作的重要性沒有得到特別的體現，在一些人的思維中，仍然把辦公室當成勤雜處，認為辦公室工作不外就是端茶倒水、接打電話、收發文件、打掃衛生、傳遞東西等，辦公室人員就是勤務員、服務員、傳遞員，更重要的是，很多辦公室工作人員也認為辦公室工作既產生不了經濟效益，也干不出什么成績，工作比較被動。甚至在一些地方，辦公室工作人員是一人兼任多職，模糊了辦公室工作的專業性和重要性。

2 業務素質上

辦公室工作具有很強的政治性、政策性和專業性，工作人員不僅要具備較高的政治素質和政治敏銳性，還要具備較強的業務能力和文化素養，既要有綜合分析、文字表達的能力，又要有溝通協調、調查研究的能力，還要會使用各種辦公室設備，這些能力的要求，就需要辦公室工作人員的知識結構豐富、視野廣闊、思維清晰，要具備知識“復合型”人才的標準。但同時，辦公室工作的廣度，決定了它的選擇面的寬度，有些工作，譬如，打字、傳真、復印、會務招待等，被認為不需要有多么專業的知識，只要按部就班地做，好像人人都可以做，人人也都能做好似的，所以，很多時候，在這些崗位上安排的工作人員的專業素質及業務水平要相對低一些，而且有些單位，把老一輩的經驗照搬照抄，師承很好，創新全無，也有些“半路出家”的人員，沒有合適的部門可去，首選辦公室，如此等等，從而造成辦公室工作人員素質參差不齊、專業水平不強、人員結構不合理等。

3 服務質量上

“辦公室工作無小事”，體現了辦公室工作服務一切的核心，服務工作是衡量辦公室工作質量和水平的重要標準。做好服務工作，不僅要有服務意識，更要有服務實效，提供優質高效的服務。新形勢下，隨著各項工作任務的增多，對辦公室工作提出了新的要求，促使辦公室人員在節奏加快的同時，要不斷創新思維能力，主動工作、超前服務，不斷提高服務的質量和品質。隨著社會飛速發展，知識更新日新月異，現代化辦公也早已進入到辦公室工作中，尤其是當前推行的信息化辦公等，還包括一些新型的辦公設備的操作、運用、維護、管理等，辦公室工作人員不僅要人會我會，更要人會我精，才能確保工作的高效開展，滿足各方面的需求，做好服務工作。但是，從當前的一些情況來看，還存在著被動工作，執行力疲軟的情況，有事做事，無事閑坐，工作狀態是低水平運轉，缺少創新和工作的熱情。從小的方面來說會更加凸顯辦公室“無甚大用”的尷尬局面，限制了辦公室工作的深入開展，從大的方面來說，可能會影響領導的決策和工作部署，影響到全局的工作。

針對上述情況，筆者認為，做好辦公室工作還需要做好以下幾點工作：

3.1 加強認識，轉變觀念“只有真正認識和了解自己的工作才能從心底熱愛它”，辦公室的紐帶作用，使得辦公室成為聯系上下、溝通內外、旁通左右的一個中心樞紐，也使得辦公室工作的任務更加繁重。它的工作任務可以簡單地概括為：“辦文、辦會、辦事”，這六個字，看似簡單，但是卻涵蓋了極其豐富的工作內涵。文件，反映著一個單位的信息傳遞、工作效率、執行力度等，會議承辦反映著一個單位的形象和作風；各類事務的處理，則反映了一個單位的工作特點和能力。所以辦公室工作很重要，它的重要體現在“事無巨細，務必執行到位”，辦公室工作人員要轉變觀念，充分認識到自己工作的重要性，并保持強烈的事業心和責任心，努力做好本職，奉獻崗位。

3.2 加強學習，提高業務 新形勢賦予辦公室工作新的內涵，也對辦公室工作人員的知識結構、能力素質提出了更高的要求。做辦公室工作，入門不難做好難，辦公室工作人員不僅需要強烈的事業心和責任心，更需要具備很強的綜合素質，概括地說，要努力做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，通過廣泛的“看、聽、思、寫”來認真地分析、研究、協調問題，只有這樣，才能結合自己的工作特點和性質，做好辦公室工作。所以，辦公室工作人員要樹立學習意識，與時俱進，把提升能力，提高業務水平作為職業生涯不斷前進的目標。一方面要加強政治理論學習，培育高水平的政治理論素養，建立全局視角，為辦公室工作打好理論基礎；一方面，要不斷強化崗位業務學習和培訓，認真學習業務書籍，結合每年開展的崗位培訓和崗位練兵工作，強化學習，查缺補漏；另一方面，認真向有經驗、有成績的同行和同事取經，汲取他們有建設性的實踐經驗。同時，還要多實踐，多摸索，善于發現問題，認真總結經驗，做到干中學，學中干，把指導實踐、解決問題、推動工作作為學習的出發點和落腳點，努力實現四個“能”，即“能說、能寫、能干、能想”。

4 加強規范化建設

辦公室工作曾一致被公認為忙、雜、繁、亂，事情干得倒不少，但是又感覺好像沒做什么，這就是工作規范化的缺失。新形勢下，要實現辦公室工作質量和效率的統一，確保單位其他各項工作的正常開展，只有不斷規范辦公室工作，提高工作的層次性，才能使各項工作有章可循、有序可依。首先要規范辦公室工作流程和體系，理順各環節之間的關系，建立簡單明了的工作臺賬，做到職責清晰、管理科學、程序規范，使工作有記錄，執行有內容，操作有章法，從而提高工作效率；其次，加強執行力建設，辦公室工作機動性強，事無巨細，牽一發而動全身，加強執行力建設，嚴格執行首問負責制，確保其他各項工作落實到位，才不會出現因辦公室工作的這一個環節出現問題而影響整個工作的進展；最后，加強督查督辦，督查督辦的目的是為了更好地落實，規范督查程序，完善督辦方式，加大督查力度，從根本上減少或杜絕執行不到底、落實沒下文的情況，使重要的文件有執行、重要的會議有落實、重要的事務有進展，從而提高工作效率，使各項工作有序進行。

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