淺談城建檔案信息化建設

蔡曉然

隨著計算機信息網絡技術的應用和推廣，信息技術以其快捷、便利、高效等諸多優勢正被社會各行各業爭相推廣應用。隨著我國經濟的平穩發展，我國多數城市的規模正不斷的擴增，城市的數字化建設進程也正在迅猛的發展，而城建檔案作為城市發展的記錄載體也必將走向信息化發展的道路。

城建檔案信息化建設是指城建檔案館利用現代信息技術，通過信息資源的深入開發和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、指導、管理決策的效率和水平，進而提高城建檔案館的經濟效益和社會效益的過程。具體到每一個城建檔案館，城建檔案信息化就是要實現檔案管理的自動化，管理方式的網絡化，決策的智能化和檔案信息利用的電子化。

我國城建檔案信息化建設總體上還處于初步發展階段。這一現狀與社會現代化發展要求不相適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。目前，城建檔案信息化建設中存在的問題有： 一、城建檔案信息化管理觀念落后，沒有得到政府和相關部門的足夠重視，規范性管理制度不健全；工作人員信息化管理和計算機操作水平不高，城建工程檔案專業管理知識急待更新和提高。二、信息化程度不高。由于城市工程建設檔案管理基礎工作比較薄弱，檔案管理部門配套設施不夠完善，信息化程度仍然處于初始化水平，難以適應城市建設和信息化技術的快速發展。三、城建檔案管理業務涉及到政府部門以及開發、建設、施工等若干單位，權限設置情況較為復雜，較難協調，難以為政府、行業、部門提供快捷高效的服務，更不能實現不同層次服務對象的資源共享。

要解決城建檔案信息化建設中存在的問題，加快推動城建檔案信息化建設的步伐，可從以下幾方面入手：

一、城建檔案機構的領導和工作人員要轉變思想觀念、樹立檔案信息化意識。只有相關機構和部門領導觀念得到轉變，真心重視和支持檔案工作，才能促進和推動檔案信息化的改進和不斷完善。檔案工作人員是城建檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業相互結合，共同發展。

二、提高城建檔案信息化水平。根據當前城建檔案存在的問題，首先應該配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發、應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。其次是逐步完善檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會加快檔案信息數字化的進程。 此外還應對上網信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。

三、提高城建檔案信息化管理水平。信息技術的廣泛應用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉變。現今，在計算機管理滲透的形勢下，計算機管理軟件的應用為實現檔案管理現代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統開發和檔案利用過程中發揮著重要作用。隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。早在2002年，國家檔案局就發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作； 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度。實行城建檔案信息化管理能提高工程檔案管理的效率與效益。一是加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件；二是建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力；三是檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中；四是數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。

（作者單位：秦皇島市城市建設檔案館）endprint