淺談企業(yè)信息化管理存在的問題及對(duì)策

盧余軍 張曉珂

摘 要：本文介紹了企業(yè)信息化的概念以及內(nèi)涵，同時(shí)指出當(dāng)前信息化管理過程中普遍存在的問題，并提出了相應(yīng)的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：信息化管理；問題；對(duì)策

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。信息化代表了一種信息技術(shù)被高度應(yīng)用，信息資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會(huì)物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，是個(gè)人行為，組織決策和社會(huì)運(yùn)行趨勢(shì)于合理化的理想狀態(tài)。信息化是各企業(yè)管理運(yùn)用中必須強(qiáng)化的一項(xiàng)內(nèi)容。

一、企業(yè)信息化的概念與內(nèi)涵

（一）概念。企業(yè)信息化是指企業(yè)引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)[1]，本著優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的主線，通過對(duì)信息資源的深化開發(fā)和廣泛利用， 控制和集成化管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各種信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息的共享和有效利用，同時(shí)提高企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率，包括提高企業(yè)生產(chǎn)效率，增加企業(yè)收入，減少不在范圍內(nèi)支出，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)在市場(chǎng)上占有穩(wěn)定市場(chǎng)份額并具有一定的競(jìng)爭(zhēng)力。

（二）內(nèi)涵。企業(yè)的信息化有三個(gè)層面的內(nèi)容。第一個(gè)層面是數(shù)據(jù)的信息化。數(shù)據(jù)的信息化是指數(shù)據(jù)平臺(tái)的建設(shè)和數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過信息管理系統(tǒng)把企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息集成起來，共享信息和資源。第二個(gè)層面是流程的信息化。流程信息化是指利用信息技術(shù)規(guī)劃企業(yè)業(yè)務(wù)流程，通過有效的信息化管理保障已經(jīng)實(shí)施的項(xiàng)目發(fā)揮其應(yīng)有的作用，保障各種系統(tǒng)能夠正常、穩(wěn)定、高效和安全運(yùn)行。第三個(gè)層面是決策的信息化。決策的信息化是指企業(yè)信息化建設(shè)必須服從于企業(yè)的總體規(guī)劃和戰(zhàn)略，有效的保障企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，有效地支撐企業(yè)的決策系統(tǒng)，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力[2]。

二、企業(yè)信息化管理過程中存在的問題

（一）數(shù)據(jù)采集不全，信息不對(duì)稱。由于平臺(tái)不一致，不同的部門以及崗位在不同的平臺(tái)可能會(huì)錄入同樣的數(shù)據(jù)，但是在不同的系統(tǒng)中反應(yīng)不一樣，這種定義的多元化，不僅會(huì)引起工作量的增大也會(huì)給信息管理帶來很多不便，因?yàn)闆]有統(tǒng)一管理平臺(tái)，同樣的數(shù)據(jù)卻定義了不同的功能，會(huì)浪費(fèi)很多信息資源。

（二）信息系統(tǒng)（軟件系統(tǒng)）難以支撐高速發(fā)展的市場(chǎng)環(huán)境。信息化管理依賴信息技術(shù)這個(gè)工具，但同時(shí)信息化管理同樣需要了解企業(yè)自身的管理需求更新。一方面，企業(yè)追求最新的技術(shù)，不斷及時(shí)更新自己的信息系統(tǒng)，甚至是購(gòu)買新的信息系統(tǒng)，但這會(huì)導(dǎo)致原來系統(tǒng)里面的很多數(shù)據(jù)分析都失去作用，因此，更新系統(tǒng)的同時(shí)必須要保證數(shù)據(jù)的連貫性；另一方面，有些企業(yè)則為了節(jié)約成本，沒有及時(shí)對(duì)信息系統(tǒng)升級(jí)更新，這樣分析出來的數(shù)據(jù)會(huì)不全面，同樣影響信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確發(fā)揮，這兩者都是從軟件系統(tǒng)自身出發(fā)進(jìn)行分析。

（三）信息系統(tǒng)僅發(fā)揮了有限的作用。信息系統(tǒng)是用來改善企業(yè)管理流程的，可是在實(shí)際運(yùn)用中，一些企業(yè)員工出于操作麻煩，沒有用來管理企業(yè)工作流程，而是利用記錄一些數(shù)據(jù)、查詢和匯總、輸出管理者們所要的報(bào)表。信息系統(tǒng)的主要作用只是多了一個(gè)存檔的工具，可以從這個(gè)系統(tǒng)里讀取備份的數(shù)據(jù)信息，并沒有從根本上優(yōu)化管理的流程，當(dāng)然也沒有辦法幫助企業(yè)獲得更加高效的辦公效率，所以使得信息管理系統(tǒng)非常雞肋，這其實(shí)很大程度是因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)的使用不當(dāng)造成的。

（四）管理者對(duì)信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不夠。從源頭來說，管理者對(duì)信息系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)沒有得到重視，使得很多工作者都沒有養(yǎng)成應(yīng)用信息系統(tǒng)的良好習(xí)慣，這又會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)沒有發(fā)揮出它強(qiáng)大的管理功能，這兩者也是相輔相成，沒有應(yīng)用所以沒有效用。個(gè)人認(rèn)為，這個(gè)有待提高傳統(tǒng)管理人員的認(rèn)識(shí)度。

（五）對(duì)信息化存在的特征把握不準(zhǔn)確。對(duì)中小及微型企業(yè)的信息化市場(chǎng)開發(fā)是極具市場(chǎng)潛力的，同時(shí)這也依賴于各種軟硬件產(chǎn)品的開發(fā)，對(duì)市場(chǎng)的定位以及強(qiáng)大的技術(shù)背景支撐，但這一切都蘊(yùn)含著巨大的商機(jī)。那么這就意味著，一方面，前期的工作，關(guān)于企業(yè)本身的信息化建設(shè)需要投入大量的人力物力財(cái)力，另一方面，建設(shè)好的信息化系統(tǒng)也會(huì)反過來促進(jìn)同類的企業(yè)有效的管理運(yùn)營(yíng)。

（六）對(duì)信息化建設(shè)沒有有效的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。目前，雖然信息化的概念強(qiáng)調(diào)的很多，但是真正的對(duì)信息化程度以及作用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并沒有建立。因此，也很難量化信息化之后所帶來的產(chǎn)能提升幅度以及優(yōu)化進(jìn)程，也正是沒有量化指標(biāo)，所以對(duì)信息化的發(fā)展沒有直接幫助。

三、進(jìn)一步深化企業(yè)中信息化管理的對(duì)策及建議

信息化對(duì)企業(yè)的重要意義已經(jīng)在很多大型跨國(guó)企業(yè)中得到驗(yàn)證，這得益于大型企業(yè)規(guī)范的管理，精確的數(shù)據(jù)來源，因此，作為中小及微小企業(yè)，也應(yīng)該奮起直追，抓住信息化管理所帶來的積極作用，諸如提高生產(chǎn)效率，提高產(chǎn)能以及為企業(yè)制定戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供有效的數(shù)據(jù)支撐。如何對(duì)中小及微型企業(yè)應(yīng)用信息化管理，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，并優(yōu)化企業(yè)的流程，提高企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)效率，這是關(guān)鍵所在，以下針對(duì)這個(gè)目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際情況，提出如下幾點(diǎn)對(duì)策及建議：

（一）企業(yè)做好信息化建設(shè)的前期工作。信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，要完成整個(gè)企業(yè)的信息化進(jìn)程，首先，需要公司從戰(zhàn)略上重視，從理念上接受信息技術(shù)，其次，要從成立專項(xiàng)小組出發(fā)，設(shè)立專門的信息小組，該小組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)項(xiàng)目以及該小組一方面要收集現(xiàn)有的各個(gè)部門各個(gè)指標(biāo)的數(shù)據(jù)，另一方面也要提出企業(yè)需求，通過現(xiàn)有數(shù)據(jù)，以及專業(yè)的信息技術(shù)，如何實(shí)現(xiàn)這些需求，簡(jiǎn)化企業(yè)流程，提高運(yùn)營(yíng)效率。這兩方面也是一個(gè)整體，需要從供求的角度各自分析，一方面對(duì)本公司運(yùn)營(yíng)的狀態(tài)非常了解，另一方面也會(huì)信息化技術(shù)有基本的認(rèn)識(shí)，才能將這種需求轉(zhuǎn)化為實(shí)際。

（二）整合信息資源。很多企業(yè)現(xiàn)在已經(jīng)開始應(yīng)用市場(chǎng)上的多種信息化系統(tǒng)，比如ERP，OA這些，這些系統(tǒng)中，也會(huì)有不同的模塊，企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際使用情況進(jìn)行購(gòu)買，比如通用的人事模塊，而有些功能則是根據(jù)企業(yè)需求定制出來的，需要建立屬于自己的特殊模塊，這樣就需要整合企業(yè)內(nèi)部的各種資源，協(xié)同工作，不讓資源重復(fù)利用，導(dǎo)致人力物力的浪費(fèi)。同時(shí)細(xì)化企業(yè)運(yùn)營(yíng)的流程，從業(yè)務(wù)初期的銷售，拿到訂單，制定計(jì)劃，采購(gòu)，生產(chǎn)，庫(kù)存，物流，運(yùn)輸，等等，這些資源相互整合，形成一個(gè)完整的供應(yīng)鏈。

（三）把實(shí)施信息化深入到各個(gè)部門。有機(jī)會(huì)分步驟的對(duì)員工進(jìn)行信息化管理培訓(xùn)，同時(shí)編制出實(shí)用的使用手冊(cè)，讓員工置身于信息化管理所帶來的高效便捷中，也使員工切身體會(huì)到這種管理的規(guī)范性，也減少人為的錯(cuò)誤，提高工作效率，一切數(shù)據(jù)，指標(biāo)都從系統(tǒng)中得到，這樣能使業(yè)務(wù)流程更加透明，使管理方式更加直接，依靠信息化技術(shù)完成有計(jì)劃分層次地對(duì)職工進(jìn)行信息化教育、計(jì)算機(jī)培訓(xùn)、系統(tǒng)操作，各個(gè)部門設(shè)立專門的負(fù)責(zé)人來協(xié)調(diào)部門與部門之間的銜接作用。

（四）創(chuàng)建出良好的外圍秩序。當(dāng)今世界瞬息萬變，來自國(guó)家地區(qū)以及新技術(shù)的變革會(huì)不定時(shí)的沖擊我們的業(yè)務(wù)，作為公司的前沿窗口，信息部門更應(yīng)該時(shí)刻保持這種警惕度，從國(guó)際、國(guó)內(nèi)以及經(jīng)濟(jì)環(huán)境所帶來的各種變化都應(yīng)該及時(shí)反映在信息化建設(shè)中，這又是信息化所帶來的直接后果，迅速做出反應(yīng)，避免或者抓住市場(chǎng)先機(jī)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張軍.推進(jìn)中小企業(yè)信息化管理的解決方案[J].中國(guó)管理信息化，2009（19）

[2] 趙宏婧.淺談企業(yè)的管理信息化[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010（09）