高等職業(yè)院校綜合檔案室管理工作芻議

韓春紅

摘 要：隨著我國教育體制改革的發(fā)展，高等職業(yè)院校以其獨(dú)有的職業(yè)特色和辦學(xué)理念，在高等教育行列中探索出一條嶄新的道路，與此同時(shí)檔案管理成為高職院校工作的重要組成部分并發(fā)揮著日益顯著的作用。本文以我院綜合檔案室檔案工作為例，淺析高等職業(yè)院校檔案管理工作模式、工作措施和目標(biāo)，充分發(fā)揮信息資源和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，使檔案資源共享、文件檢索、學(xué)術(shù)交流等方面更便利，為檔案資源打開信息傳播的大門。

關(guān)鍵詞：綜合檔案室；工作模式；工作措施；檔案信息共享

一、檔案管理工作在高職院校中的作用

檔案管理作為高職院校管理的重要組成部分，不僅在教學(xué)、科研、人力資源等活動(dòng)中起著服務(wù)作用，而且隨著信息時(shí)代的到來和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案在學(xué)校管理中的地位和作用越來越被人們所重視，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，發(fā)布公文、刊登學(xué)術(shù)論文、優(yōu)質(zhì)教學(xué)課件等，在實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源共享，增進(jìn)理論學(xué)術(shù)交流等方面的作用尤為凸顯。

二、綜合檔案室——檔案管理工作新模式

隨著我院教育教學(xué)事業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作也初具規(guī)模。我院檔案主要分為：文書檔案、人事檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、照片檔案等，按照檔案管理目標(biāo)的要求，我院成立了綜合檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門協(xié)調(diào)合作，各類檔案收集齊全、有序、規(guī)范的檔案管理體系。

綜合檔案室負(fù)責(zé)各部門檔案立卷的指導(dǎo)、督促和檢查，按照有關(guān)要求整理、歸檔各類檔案材料。檔案的鑒定是檔案管理工作的重中之重，綜合檔案室負(fù)責(zé)把關(guān)審核，對(duì)過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按規(guī)定程序經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀處理，并做好備案工作。同時(shí)負(fù)責(zé)檔案的安全和數(shù)字維護(hù)工作，維護(hù)檔案的真實(shí)完整，嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，確保檔案不丟失、不損壞、不涂改，保持檔案的原始風(fēng)貌。綜合檔案室還負(fù)責(zé)檔案的編研工作和各種檢索工具的編制，在工作實(shí)踐中，不斷改進(jìn)檔案管理辦法，掌握計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，探索檔案數(shù)字化建設(shè)。目前綜合檔案室利用學(xué)院局域網(wǎng)已實(shí)現(xiàn)了檔案信息化服務(wù)（除人事檔案信息外），發(fā)揮了檔案工作在學(xué)院發(fā)展建設(shè)中的作用。

三、綜合檔案室檔案管理工作的措施

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理

目前我院已在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下，建立起學(xué)院綜合檔案室及檔案信息化平臺(tái)。綜合檔案室具體負(fù)責(zé)指導(dǎo)，協(xié)調(diào)各教學(xué)系部、處室做好檔案的收集整理工作，文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案等按要求由各教學(xué)系部、處室檔案信息聯(lián)絡(luò)員收集匯總，新學(xué)年開始后，各種檔案材料移交綜合檔案室把關(guān)匯總立卷，統(tǒng)一保管。

2、建立崗位責(zé)任制，各負(fù)其責(zé)，為學(xué)院建設(shè)服務(wù)

人事檔案是反映一個(gè)人成長過程的見證材料，它為組織部門了解、考察和使用干部提供了原始依據(jù)，其材料反映一個(gè)人的職務(wù)晉升、工資晉級(jí)、年度考核、獎(jiǎng)勵(lì)處分等內(nèi)容，如果材料不全，會(huì)影響人的一生。我院建立健全了檔案保管利用保密等制度，確保檔案長期安全保存，保證入檔材料真實(shí)完整，人事檔案主要為組織人事工作服務(wù)，鑒于人事檔案保密性動(dòng)態(tài)性原則，建立了由綜合檔案室領(lǐng)導(dǎo)，專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)保管制度，其材料來源、歸檔時(shí)間、數(shù)據(jù)庫保密、保管方式等與其他檔案有所區(qū)別。

專業(yè)技術(shù)人員檔案主要反映專業(yè)技術(shù)人員的學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)及專業(yè)工作年限、職稱及評(píng)審聘任時(shí)間等內(nèi)容，目前專業(yè)技術(shù)人員檔案已錄入我院微機(jī)管理系統(tǒng)，利用人員只要打開密碼，每一位專業(yè)技術(shù)人員的信息便躍入眼前，這樣為職稱評(píng)審聘用工作提供了利用的便利。

教學(xué)檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)任務(wù)書等內(nèi)容，檔案管理人員通過教學(xué)、科研部門把信息工作引進(jìn)學(xué)校教育工作中。教務(wù)處是對(duì)全校的教學(xué)工作進(jìn)行組織的職能機(jī)構(gòu)，是學(xué)院的動(dòng)脈；各系部是教學(xué)的中心負(fù)責(zé)知識(shí)的傳遞，人才的培養(yǎng)，通過他們可以全面了解學(xué)院的教學(xué)、科研情況、學(xué)術(shù)交流情況。檔案信息工作為他們提供服務(wù)，為教學(xué)、學(xué)生管理提供信息需求。

各部門抓好檔案的信息收集工作，各負(fù)其責(zé)，形成了檔案信息為學(xué)院服務(wù)的總格局。

3、信息系統(tǒng)的建立，為檔案信息化管理開拓了新的空間

在高職院校不斷發(fā)展的今天，對(duì)檔案管理工作也提出了高標(biāo)準(zhǔn)要求，學(xué)校局域網(wǎng)和電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，為檔案信息化管理開拓了新的空間，綜合檔案室利用文書檔案信息庫、人事檔案信息庫、會(huì)計(jì)檔案信息庫等計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)工作平臺(tái)開展檔案管理工作，實(shí)踐證明，信息系統(tǒng)發(fā)揮了不可替代的作用，管理水平直線上升。同時(shí)實(shí)現(xiàn)部分檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)更加有效、快捷、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)各種檔案信息的收集和利用工作。

四、綜合檔案室檔案信息資源開發(fā)和利用工作

1、加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，不斷適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展

學(xué)院重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，對(duì)檔案管理人員、檔案信息聯(lián)絡(luò)員按時(shí)按需集中培訓(xùn)已經(jīng)成為學(xué)院管理的組成部分。檔案管理人員不斷提高知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，在工作中學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，為檔案信息資源的開發(fā)利用準(zhǔn)備了必要條件。

2、把檔案管理與檔案信息開發(fā)利用有機(jī)結(jié)合起來。利用學(xué)校信息化網(wǎng)絡(luò)，把一些典型的有參考價(jià)值的檔案材料分別打印成本，裝訂入冊(cè)，經(jīng)有關(guān)專家審閱后可直接用于學(xué)校的教學(xué)和工作中，把部分檔案信息數(shù)字化，傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享為教育教學(xué)服務(wù)。當(dāng)然要不斷加以補(bǔ)充和剔除，使信息資源最優(yōu)化，使檔案成為師生了解信息，掌握知識(shí)的信息庫。

3、開發(fā)利用信息是高等職業(yè)院校發(fā)展的需要

高等職業(yè)院校的職業(yè)化要求我們面向社會(huì)、面向行業(yè)。除了保密性的檔案材料外，大部分檔案信息都可以面向教職工和學(xué)生開放，他們可以查閱資料，掌握信息，信息共享。提高學(xué)院的教學(xué)水平和工作效率，建立完善安全的檔案信息化服務(wù)平臺(tái)，將是綜合檔案室的未來發(fā)展趨勢(shì)和工作目標(biāo)。

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