淺析企業文書檔案工作人員素養及提高

巴圖蒙克

摘 要：在各個企業單位中，都離不開文書檔案管理，文書檔案管理工作具有一定的特殊性。新形勢下，對于從事文書檔案管理的文書人員應具備的素質也有了更高的要求。本文通過對文書檔案管理崗位中，文書人員應該具備的素質進行概述，對企業文書人員素質與文書檔案管理進行了分析，提出了提高文書人員素質，加強文書檔案管理的有效措施。

關鍵詞：企業文秘；素質；文書檔案；管理工作

一、文書檔案工作人員應具備的素養

1.思想政治理論。與其他各行業的專業工作人員相同，一名專業文秘，也需要具備一定的政治素質。專業的文書人員應該執行黨與國家的方針政策，守紀律，講道德，不計較個人得失，遵守法律法規。文秘檔案工作是機密性較強的工作，這就要求文書人員應該具備嚴守機密，決不泄露的思想素質。同時服務性也是文秘工作的一項重要特點，文書人員應具備良好的服務意識。

2.科學文化知識。 科學文化知識素養是一名專業文書人員的基本素養 ，在不同的企業單位中，文書人員的文化水平應與其文書檔案工作相符合，尤其是在高科技單位的文書檔案管理中，不光要求文書人員要具備文書檔案管理的基礎知識，同時文書人員應該對與自身工作相關的其他科學知識進行掌握，例如管理學知識、情報學知識、領導學知識等。隨著近年來文書檔案管理工作引入了現代信息技術，傳統手工操作的工作形式已被計算機取代，這對文書人員提出了新的要求即掌握計算機信息技術，從而實現對檔案管理的數字化、電子化。通過對信息進行快速收集，能夠保護信息的安全完整性，能夠提供準確的信息實現信息的最大應用價值，為本單位領導與業務部門提供相應的檔案信息需求服務。所以文書人員應該具備科學文化知識素養。

3.管理協調能力。文書檔案工作與本單位的各項業務聯系密切，所以對文書人員的管理能力提出了要求。在文書檔案管理工作中，文書人員需要經常與其它部門或人員進行及時有效的溝通協調，獲得支持與配合，從而促進文書檔案管理的有效進行，同時也有助于提高文書檔案的質量。這一過程不單單依靠單位的一些制度支持，主要在于文秘本人的溝通協調能力。所以說專業的文書人員應該具備管理能力素養。

4.專業工作素養。文書檔案管理工作具有較強的專業性，所以也要求進行檔案管理工作的文書人員應具備一定的專業素養。最為一名合格的檔案管理人員，文秘應做好本職工作并熱愛自己從事的工作，具有較強的責任心、事業心，掌握與文書檔案相關的知識如文書學、檔案保護技術學、檔案管理學、中外檔案史以及檔案文獻編纂學等基本知識，了解黨和國家對檔案工作制定的方針政策與法規，熟悉本單位的業務工作內容，才能與自己進行的文書檔案管理工作的有效結合，通過靈活運用各種知識與專業政策、法規，提高文書檔案工作的質量與效率。在文書檔案管理工作中，對文書人員的文字處理能力也有一定要求，通過對文書檔案的編輯整理，為單位的各種業務提供優質服務。

二、提升文書檔案工作人員素養，提高文書檔案工作質量

1.加強領導重視，提供工作保障。目前來看，一些單位的領導沒有意識到文書檔案工作的重要性，所以不夠重視。而隨著政治管理體制與經濟管理體制的不斷完善，文書管理工作面臨了巨大的壓力。所以單位的領導應該重視文書檔案管理工作，提高檔案意識，明確當前文書管理工作需要什么樣的文書人員，加大對文書檔案工作的資金、人員、制度等方面的支持。文書人員須及時向領導匯報每一階段的文書檔案工作，做好服務工作，為領導提供需要的檔案信息，突出文書檔案管理工作對單位的重要性。所以單位領導應該加強對文書檔案工作的重視程度，保障檔案管理工作的順利進行。

2.加強自住學習，提高綜合素質。單位可以制定相應的補助、獎勵制度，如對具有高學歷、專業職稱的文書人員給予適當的獎勵，促使文書人員提高學歷水平，積極學習獲取專業職稱。結合自己的工作崗位，文書人員可以一邊學習一邊實踐，掌握現代化的管理技能，提高自身的綜合業務素質，同時加強計算機與信息技術的學習，為成為一名兼具信息技術與網絡技術的專業型文書人員不斷努力，適應現代文書檔案管理工作的新要求。

3.強化培訓力度，提高專業水平。為了提高文書人員的綜合素質，提高文秘檔案管理水平，需要對相關文書人員進行定期的業務培訓，培訓的具體內容根據自己單位的具體情況、業務要求進行設計。在學習專業理論知識的同時，進行計算機與網絡知識的培訓，完善文秘檔案管理員的知識結構，培養強烈的檔案管理意識。從而增強文書人員在文書檔案管理工作中運用科技手段、先進管理方法的技能，滿足現代檔案工作的高要求。

4.營造良好氛圍，提高工作效率。為了提高文書檔案管理的工作效率，單位應該樹立科學、合理的人才觀念，避免高學歷傾向，為文書檔案工作營造一個能力為主，而非身份為主的健康、公平的競爭環境。通過建立一種心理契約關系，提高文書人員作為單位主人翁的意識。指導文書人員設計自己的職業生涯，引導其職業生涯規劃與本單位發展相一致。與此同時，應該加強本單位的制度建設，從而引導文書人員樹立正確的服務觀念，發揮積極主動性，為單位各項業務提供優質的服務。鼓勵相關文書檔案管理人員關注單位工作方向，培養其對形勢的認識、判斷能力，以便及時有效的提供檔案信息服務。提高文書檔案管理的工作效率。

三、結束語

文書檔案工作在單位的各項工作中占有重要位置，由于其工作的特殊性，對文書檔案工作崗位的文書人員要求嚴格，不光要具備一定的專業知識，同時也要增強計算機技術與信息技術，熟悉與文書檔案相關的其他專業知識。不斷的豐富自身的專業知識，創新工作思維，改變傳統工作方式，運用現代化的手段提高文書檔案管理的工作效率、工作質量，為單位事業發展提供優質服務。

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