地方高校電子文件歸檔工作的思考

肖永菊 莫曉龍

(湖北醫(yī)藥學(xué)院,湖北十堰 442000)

地方高校電子文件歸檔工作的思考

肖永菊 莫曉龍

(湖北醫(yī)藥學(xué)院,湖北十堰 442000)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展,信息化進(jìn)程的不斷加快,高校也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件已逐步被自動(dòng)化產(chǎn)生的電子文件取代。高校電子文件是信息時(shí)代高校教學(xué)、科研、管理活動(dòng)中的原始記錄,它具有與紙質(zhì)檔案同等的參考和用價(jià)值。但是,電子文件的歸檔工作在一些高校沒有得到應(yīng)有的重視,特別是有的地方高校很多教學(xué)、科研、管理方面的重要電子文件游離于檔案的管理之外,造成館藏檔案不完整,給學(xué)校的管理工作和利用者造成不可挽回的損失。因此,電子文件的歸檔工作是地方高校檔案部門亟待研究和解決的問題。

高校 電子文件 歸檔管理

1 電子文件的特點(diǎn)

電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁盤、磁帶或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。其特點(diǎn)在于：一是電子文件不同于紙質(zhì)文件，它的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)和利用都依賴于計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)備及信息網(wǎng)絡(luò)。它同其它載體的文件一樣，要求由法定的作者制發(fā)，具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用，具有規(guī)范的體式和特定的處理程序。二是電子文件具有極強(qiáng)的技術(shù)性，電子文件的信息內(nèi)容皆以二進(jìn)制代碼形式存在，是一種純粹的數(shù)字化信息，因此具有非人工識(shí)讀性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性、信息的易更改性、載體與信息內(nèi)容的分離性、信息存貯的高密度性、載體的不穩(wěn)定性等。

2 地方高校電子文件歸檔管理現(xiàn)狀

(1)電子文件出現(xiàn)時(shí)間不長 ，電子文件的管理在很多地方高校處于起步階段，電子檔案管理設(shè)備落后 ，硬件設(shè)施建設(shè)層次不一，沒有建立現(xiàn)代的檔案管理系統(tǒng)。

(2)電子文件歸檔意識(shí)淡薄，觀念落后，習(xí)慣于紙質(zhì)文件的管理模式和方法，大部分檔案人員缺乏信息管理知識(shí)和技術(shù)， 更談不上在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下收集、歸檔文件，有的對(duì)電子文件的管理束手無策，極大地制約了電子文件歸檔的廣泛深入開展。

(3)地方高校檔案部門專業(yè)技術(shù)人員少，技術(shù)力量薄弱，沒有應(yīng)對(duì)檔案信息化的能力，沒有制定系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范的電子文件歸檔制度。

(4)電子文件歸檔管理系統(tǒng)不完善，無法在線歸檔。隨著地方高校信息化“數(shù)字化校園”建設(shè)的逐步深入，學(xué)校各部門已普遍使用辦公自動(dòng)化(OA)、每年都有大量電子文件產(chǎn)生，而學(xué)校檔案信息化、數(shù)子化建設(shè)已明顯緩慢滯后，電子文件無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)歸檔。[1]隨著時(shí)間的推移，對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)磁盤上的電子文件，無法得到妥善保存，導(dǎo)致已經(jīng)產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件(檔案)流失現(xiàn)象嚴(yán)重。

(5)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)欠合理，從目前大多數(shù)地方高校檔案管理工作現(xiàn)狀來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良，結(jié)構(gòu)合理，科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一是大部分專職檔案工作人員專業(yè)不對(duì)口，且相當(dāng)一部分檔案工作人員未接受過檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識(shí)及檔案信息化建設(shè)基本技能；部分專職檔案工作人員雖專業(yè)對(duì)口，但學(xué)歷結(jié)構(gòu)，知識(shí)結(jié)構(gòu)，年齡結(jié)構(gòu)，職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。二是一些高校對(duì)檔案工作重視不夠，把檔案部門視為可有可無的附屬機(jī)構(gòu)，忽視檔案管理人員的配備，使檔案管理隊(duì)伍不但數(shù)量不足，而且素質(zhì)參差不齊。

3 地方高校電子文件歸檔管理工作的對(duì)策

(1)隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展和深入，目前，地方高校電子文件歸檔管理，也以傳統(tǒng)的檔案管理手段正在發(fā)生變化，漸向計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方式過渡。地方高校有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越條件。特別是校園局域網(wǎng)的開通和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的不斷推進(jìn)，為電子文件歸檔管理提供了契機(jī)。地方高校檔案部門應(yīng)利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)開展電子公文歸檔管理系統(tǒng)的建設(shè)，首先是配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤、DVD刻錄機(jī)、光盤打印機(jī)等硬件設(shè)備，達(dá)到文檔管理一體化的要求。其次，地方高校檔案部門相互合作購置或研發(fā)先進(jìn)、實(shí)用的辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)等軟件。按照“相對(duì)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)通用”的原則要求，加快地方高校電子文檔一體化的信息管理軟件建設(shè)。做好電子文檔管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的銜接。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的互聯(lián)。

(2)解放思想、更新觀念、提高對(duì)電子文件歸檔管理重要性的認(rèn)識(shí)、破除封閉僵化觀念、樹立現(xiàn)代意識(shí)，改變現(xiàn)行的工作方法和行為習(xí)慣，是開創(chuàng)電子文件歸檔管理工作新局面的前提。地方高校要加大對(duì)檔案管理有關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的技能。檔案工作者與工程技術(shù)人員的有機(jī)結(jié)合將是搞好電子文件歸檔工作以及利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)至關(guān)重要的保障和措施。充分發(fā)揮檔案人員的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)工程技術(shù)人員發(fā)揮電子專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，兩者取長補(bǔ)短，有機(jī)結(jié)合，可有效地解決電子文件和電子檔案的設(shè)計(jì)，形成，歸檔以及管理中的專業(yè)技術(shù)問題，這是搞好電子文件歸檔管理工作的重要舉措。

(3)加強(qiáng)地方高校檔案管理部門相關(guān)人員專業(yè)技術(shù)和信息化知識(shí)的培訓(xùn)。把與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等現(xiàn)代管理知識(shí)列入培訓(xùn)計(jì)劃中，每年至少組織一次培訓(xùn)，外請(qǐng)專家、教師講授檔案信息化知識(shí)。重點(diǎn)、定向培養(yǎng)網(wǎng)頁制作、軟件指導(dǎo)、硬件維護(hù)、資源加工、電子檔案(文件)管理等各方面人才。同時(shí)，地方高校按照國家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，結(jié)合實(shí)際加快研究和制訂地方高校電子文件歸檔管理辦法、電子文件生成、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵(lì)機(jī)制，推動(dòng)地方高校檔案信息化建設(shè)有序開展。

(4)加快在線歸檔管理體系建設(shè)，確保電子文件檔案資源整合。是地方高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)檔案信息化或數(shù)字館建設(shè)的思想基礎(chǔ)和追逐目標(biāo)，核心是將來自各方面的電子文件(檔案)能夠通過網(wǎng)絡(luò)向校檔案館實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔。根據(jù)檔案信息化管理的要求，地方高校協(xié)同合作，制定科學(xué)合理統(tǒng)一的管理辦法，共同研究地方高校電子檔案接受、保管、利用的技術(shù)方法；加強(qiáng)對(duì)本高校電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)；開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件，保證有保存價(jià)值的歸檔電子文件(檔案)的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。[2]同時(shí)，要加強(qiáng)電子文件歸檔管理。實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制。對(duì)立檔單位產(chǎn)生的永久、長期保管的檔案，在向檔案館移交時(shí)，必須按照檔案管理部門的統(tǒng)一要求，將紙質(zhì)文件和電子文件同步移交，缺一不可。同時(shí)加快基礎(chǔ)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的實(shí)時(shí)接收、歸檔、管理、利用和統(tǒng)計(jì)。

(5)以人為本，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。隨著高校辦公自動(dòng)化，信息網(wǎng)絡(luò)化的步伐日益加快，地方高校檔案管理正邁進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，電子文件歸檔管理勢(shì)在必行。因此，建設(shè)高素質(zhì)的地方高校檔案管理隊(duì)伍已成為當(dāng)務(wù)之急。高校檔案管理者自身要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，走出對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，切實(shí)增強(qiáng)緊迫感和危機(jī)感，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。[3]要著眼于學(xué)校發(fā)展之大局，深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性和必要性，改變過去忽視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的傾向和做法，制訂適合本校實(shí)際的檔案管理隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃。切實(shí)配足，配好檔案管理人員，使檔案管理隊(duì)伍在學(xué)歷結(jié)構(gòu)，知識(shí)結(jié)構(gòu)，年齡結(jié)構(gòu)，職稱結(jié)構(gòu)等方面更加合理，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化，正規(guī)化。

總之：電子文件歸檔管理工作是新時(shí)期地方高校檔案管理工作中的一個(gè)新課題，需要掌握新的知識(shí)理論與技術(shù)手段。高校所有的工作人員都應(yīng)當(dāng)具有電子文件的歸檔意識(shí)及新時(shí)期檔案工作的參與意識(shí)，使地方高校電子文件歸檔管理工作邁上新臺(tái)階，取得新成效。

[1]周虹.高校電子文件歸檔淺談[J].福建電腦,2007,(4);40-62.

[2]楊艷娜.高校電子文件的歸檔與管理[J].鞍山科技大學(xué)學(xué)報(bào),2005,(2);158-160.

[3]牛福蘭.關(guān)于高校電子檔案管理問題的思考[J].太原教育學(xué)院,2003,(2);121.

肖永菊,女,漢,副研究館員,湖北醫(yī)藥學(xué)院。