涉外文秘專業現狀及改進措施

薛睿

摘 要：涉外文秘是一種國際化的職業。隨著全球經濟一體化趨勢的加強，對于涉外文秘專業而言，無論是人才培養目標還是人才綜合素質全面提升等方面都面臨著許多亟待解決的問題。從涉外文秘的基本屬性來看，其全球性行業屬性使得國際化程度成為其最主要的衡量標準之一。本文從職業特點、涉外文秘專業的設置、師資隊伍建設等方面進行了探討。

關鍵詞：涉外文秘；職業特點；師資隊伍

中圖分類號：G642.0 文獻標識碼：A 文章編號：1673-2596（2014）08-0261-02

作為綜合性工作的一種，文秘工作在企業對外交往以及內部資料整理、文本書寫等方面都發揮著重要作用，這是由文秘行業本身協調性與專業性特點以及服務、管理與督辦職能決定的。不同于一般的秘書工作，涉外文秘還會涉及相關的外語文件處理、對外聯系等事務，這類工作崗位多在政府涉外機構或是外企中。

一、涉外文秘需要具備的基本素質

1.職業道德修養

作為中樞機構中的秘書，其服務對象一般都是企業（或政府涉外機構）領導及各級干部，這就需要文秘人員有著極強的自控能力，能夠在工作當中明辨是非，發揮溝通、協調作用，承擔秘書崗位的工作職責。崗位的性質決定文秘必須有較高的道德修養、良好的思想品質以及扎實、靈活工作作風，這是由涉外文秘崗位的性質決定的。在涉外文秘基本素質當中，對于儀容儀表也有一定的要求，姣好容貌、端莊的儀態會使工作進展得更為順利。

2.專業理論知識

對于涉外秘書而言，必須具有扎實的文秘專業理論知識，同時還要把專業知識和社會知識的融會貫通并轉化為能力，這樣才能更好地完成文秘工作。從知識架構角度來看，人文知識、社科知識、專業理論知識及外語知識是涉外文秘的主要知識構成，而在此基礎上形成的溝通能力、協調能力、外語交際能力以及商務技能是完成涉外文秘工作的根本保障。高校涉外秘書專業開設的專業課程有秘書學、邏輯學、檔案學、心理學以及辦公自動化、外語、企業管理、市場營銷等，這些課程有助于學生獲得涉外秘書的基本技能。

3.組織、溝通與關系協調能力

溝通能力是涉外文秘工作首先要具備的基本素質，一個人是否能夠勝任文秘工作，往往從其人際溝通能力方面就能夠做出判斷。對外溝通、組織、協調能力對涉外文秘從業人員來說十分重要，掌握正確禮儀程序能夠幫助文秘人員更好地待人接物，豐富自身的交際與溝通手段，樂觀向上的人生態度是涉外文秘人員保持與外界之間良好互動關系的必備素質，因此文秘人員應當在與客戶交流或是日常工作中表現出一定的親和力，擺正個人情感與工作之間的關系，事事以組織、協調、溝通各種關系為重。最后，執行能力也是涉外文秘必須具備的重要素質之一，這一崗位在執行力方面要求從業人員從文字、語言、表達到行動等方面都要具有執行能力，這也是涉外文秘工作的一大特點，也是涉外文秘從業人員最為基本的崗位素質與專業能力。

二、涉外文秘專業的發展現狀

涉外文秘專業的設置應更要強調對人才職業能力的培養，強調人才的實用性，強調滿足市場經濟的需求。涉外文秘專業的培養目標與專業的學科構成有密切的關系。涉外文秘專業一般都安排在人文類學院，比如外國語或中文類學院，這是由涉外文秘專業的特點決定的，在沒有設立獨立的涉外文秘專業的情況下，這樣安排也是合理的。目前大多數高等院校將涉外文秘專業設在外語學院（系），這主要與涉外文秘專業的“涉外”有關，因為涉外文秘專業對外語有很高的要求，安排在外語類學院（系）有利于整合資源，提高師資資源的利用率，提高外語教學質量，提高學生的對外交往能力。但是，涉外文秘專業厚外語而輕中文的傾向影響了學生的均衡發展。我們知道，在涉外文秘專業中，英語是不可或缺的，否則就不能有效“涉外”，但是，涉外文秘從業人員還要承擔大量的企事業單位的文秘工作，中文水平的高低一樣影響著他們的工作質量。比如，寫作課涉及商業合同的擬定，而擬定商業合同恰恰是涉外文秘的一項核心工作；企業管理課涉及到企業運作程序，而不懂企業運作程序，文秘工作者又怎么能順利完成本職工作？可見，學科設置不合理，就會影響學生知識體系的均衡發展，進而影響學生整體能力的提高。涉外文秘專業是一個專業面比較廣、實踐性比較強的專業，比如，在一些商務活動中，涉外文秘有時要代表單位接待中外貴賓，這是課本中很難涉及到的，這些經驗只有在實踐才能獲得；再比如，在商事談判中，有時需要臨時修改合同或備忘錄，這涉及到商事程序或商事法律，考驗的是涉外文秘應急處置能力、實踐能力，還有廣泛的知識面。

從涉外文秘專業發展現狀來看，當前存在的問題突出表現在以下三大方面：其一，教育水平有待提高。目前涉外文秘專業仍然沿用著傳統的教學模式，計算機輔助教學或者應用水平不高、或者脫離教學實際，影響了學生素質的快速提高。其二，實踐教學或者欠缺、或者比例偏低，模擬商事活動的課程或者偏少、或者是走過場，這些都影響了學生實踐能力的發展。其三，涉外文秘專業的課程設置顯得凌亂無序，事關學生未來的學科所占權重并不高，而一些無關緊要的課程卻占去了很多課時。這些問題不解決，勢必影響涉外文秘專業的健康發展。

三、涉外文秘專業要加大改革力度

隨著我國工業化進程的加快，涉外文秘越來越不可或缺。為了滿足我國現代化建設的需要，高等院校必須對涉外文秘專業進行改革。

第一，緊緊圍繞市場需求進行改革。涉外文秘作為外貿工作的崗位，具有商務輔助性的行政工作性質，其中與外商的交流是涉外文秘的工作的中心環節。因此，高校在培養目標、課程設置等方面要緊緊圍繞市場對人才的需求進行改革，以便使學生更符合涉外企事業的需要，并能為經濟的發展做出貢獻。

第二，改革涉外文秘專業的人才培養模式。涉外文秘是一個實踐性很強的職業。因此高校除了加強理論知識教學外，還要強化教學的實踐環節，除了安排學生到用人單位實習外，還要開展模擬教學活動，這不僅有利于鞏固學生的理論知識，還能提高他們的實踐能力，使學生獲得全面發展。endprint

第三，打造一支過硬的師資隊伍。良好的師資隊伍是涉外文秘專業健康發展的保障。高校一定要舍得在師資培養上下工夫，要通過在崗培訓、外出進修、自學等途徑，不斷提高教師專業素質。鼓勵教師參加有關的學術交流活動，不斷開闊教師的視野。同時要下大力氣引進高端人才，不斷提高師資水平。師資水平上去了，教學質量也就有了提高的可能。

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（責任編輯 姜黎梅）endprint