淺析數字化轉型中容易忽略的幾個業務流程問題

在傳統出版向數字出版轉型的過程中，企業戰略、數字產品、商業模式和市場營銷往往會成為關注的焦點，一些最基本的工作卻會被忽視或漠視，其中就包括本文談到的傳統出版流程的優化和改造。

筆者不想從宏觀的層面上去談數字出版流程，因為整體的流程設計或流程再造顯然是頂層設計的問題，真正實施起來不僅需要周密的規劃和強力的推動，而且周期也會比較長。基于自己的工作實踐和對行業現狀的認知，筆者認為不妨從小處著眼，從微觀切入，通對現有流程的調整和優化，為數字化轉型奠定必要的基礎。

一、數字化內容資源的存檔

筆者認為，無論學界如何爭論，對于出版社來說，內容始終為王，出版社提供給用戶的無論是產品還是服務，都離不開自己現有的內容資源或能夠組織、把控和調動的內容資源。雖然內容資源的重要性不言而喻，但筆者發現，真正能夠把數字化內容資源的存檔工作做到位的出版社其實并不多。

內容資源的存檔涉及內容、管理兩個層面的問題。

從內容本身來看，存檔就涉及內容的完整性、準確性、關聯性、及時性和可追溯性。所謂完整性，是指出版物相關的文件已收集齊全，比如封面、正文、版權頁、配套音頻、配套視頻、插圖、字體、營銷文件等。所謂準確性，是指上述文件必須是相應版本的最終文件。所謂關聯性，是指要在上述文件之間建立關聯關系（文件夾、一書一檔、內容資源采集工具）。所謂及時性，是指上述文件要在最終定稿的第一時間提交存檔。所謂可追溯性，是指當出現內容修訂時，要能夠追溯到與所修訂內容相關的所有文件，進而完成必要的修正后重新存檔。

從管理的角度來看，內容資源的存檔與出版社內部的許多部門息息相關，其中就包括編輯部、總編室、設計排版部、印制出版部、內容資源管理部、數字產品制作部和市場營銷部。責任編輯需要對內容本身負責；總編室需要協調年度/月度選題計劃；設計排版部需要管理社內外的美編和排版人員，并擬定相應的標準；印制出版部需要協調內容修訂的環節把控；內容資源管理部需要收集和審核需要存檔的內容資源；數字產品制作部需要提出數字產品所需的內容資源及具體要求；市場營銷部需要針對不同的分銷渠道提出對營銷數據和營銷文件的具體要求。

由此可見，數字化內容資源的存檔工作的確比較復雜，無論是哪個環節出現問題，可能都會帶來諸多麻煩。出版社應高度重視內容資源的全流程管理，力求統一流程、明確邊界、界定責權，否則必然會出現流程不暢、效率低下和重復返工的現象。

以下6個問題或許有助于給出版社敲響警鐘：

1.排版廠提交文件的周期和結賬周期分別是多久？（3個月是否太長了？）

2.在哪里可以看到全社每月的選題信息和每月已出版新書的信息？（信息是否不透明？）

3.如果市場人員需要一本圖書第三章和第六章的無角線PDF文件，他如何才能得到？多久才能得到？（是否能提前溝通而不是每次都說急用？）

4.責任編輯是否有權直接找印刷廠更換用于印刷的膠片？（換掉后數字內容的更正誰來負責？）

5.社里決定在微信平臺開設微店，微店所需的封面圖片和書目信息是否需要編輯參與提供？此前在為三大電商提供相關信息時，編輯是否已經參與過？（編輯到底要填多少種表格？）

6.數字編輯是否要從PDF中復制文本出來用于網絡產品的制作？（誰把數字編輯變成搬運工？）

二、電子樣書和營銷文件的制作

隨著出版社宣傳渠道和分銷渠道的多元化，無論是紙質書還是電子書，都會涉及電子樣書制作的問題。移動運營商閱讀基地、三大電商平臺、微店、淘寶旗艦店、版權輸出，全部都離不開樣書的制作，而且每一個渠道對樣書的要求可能都各不相同。在出版社內部，這些需求的發起方很可能是銷售部、市場部和國際部，而不是編輯部或內容資源管理部，但電子樣書的制作工作卻跟這兩類部門密切相關。就筆者觀察，由于缺乏前期的溝通和對彼此的工作性質、工作內容及工作環節缺乏了解，需求部門與樣書的制作部門往往會相互埋怨，結果造成電子樣書無法按時完成制作。

事實上，電子樣書的制作完全可以變被動為主動，社里應組織相關部門一起坐下來認真梳理一下整個流程，思考以下問題：

1.各個渠道的需求有哪些共性和個性？（列出對比表）

2.樣書到底由哪些要素組成，如何做出不同的模板？ （封面、版權頁、目錄、精彩章節、封底）

3.每個要素在出版社內部的哪個環節完成效率最高？（應明確節點和責任）

4.如果要在這個環節完成，需要對現有的工作做何調整？（應就優化措施達成一致意見，比如美編不能僅提供全封文件、版權頁必須存檔PDF文件、目錄必須要有純文本格式、編輯在圖書付印時必須明確精彩樣章的具體頁碼等）

只要能夠真正找到這些問題的答案，不僅可以確保電子樣書及時有效完成制作，而且還能夠同時做好相關的營銷數據和營銷文件。就筆者了解，很多出版暢銷書的民營文化公司都會要求自己的責任編輯在圖書付印前必須制作一個WORD版本的選題信息單，并在公司內部網絡指定位置共享，此信息單的內容可用于圖書的預售，而且在所有分銷渠道宣傳時，都統一使用此信息單中提供的數據和內容，這顯然是一種行之有效的辦法。

三、版權頁的制作

版權頁的組成要素包括版權歸屬信息；圖書在版編目（CIP）數據；出版者、發行者和印刷者的名稱及地點；開本、印張和字數；出版年月、版次、印次和印數；統一書號和定價，等等。在出版社內，通常要由責任編輯負責核對版權頁上所有的信息，在圖書付印前，版權頁也要通過質量管理部門的審核，有些出版社甚至會要求責任編輯、編輯部主任、質量管理部門的負責人和版權頁的排版人員、印制人員在版權頁上簽字。為了這個小小的版權頁，責任編輯不知道要在各個部門之間奔波多少趟，其間的辛苦可能只有自己知道。

事實上，只要把出版社內部的流程和分工做一些小的調整，就可以大大提升版權頁的制作效率，從而顯著降低編輯人員及其他相關人員的工作量。

首先，版權頁上的這些要素及其字體、位置等都有相應的標準要求。

其次，所有的信息基本可以劃分為幾大區域，而且每一區域都能找到相應的歸口負責部門或人員。比如：引進版權圖書的版權聲明可由國際部負責；圖書在版編目（CIP）數據可由總編室負責；出版者、發行者和印刷者的名稱及地點，開本、印張和字數以及出版年月、版次、印次和印數可由出版印制部門負責；書名、統一書號和定價可由責任編輯負責。

再次，出版社內部顯然有常用的圖書開本，異型開本必定是少數，這意味著大部分圖書的版權頁版式都是比較規范的，換句話說，都是可以設計出固定模板的。

最后，版權頁上的所有信息都有比較明確的確定時間，而且能夠理出先后順序。

由此可見，只要在出版社內部做一個簡單的流程管理程序（可以依托ERP、協同編輯平臺或者自動化辦公系統），配置好流程節點和每個節點的角色及權限，就可以讓所有的信息都通過在線的系統流轉，所有的簽字確認在線完成。同時在出版社內部設計出常用的版權頁版式模板，在所有的信息確認無誤后進入排版環節，完成排版的同時輸出PDF文件，一則方便責任編輯最終核對所有信息后提交付印，再則也為后續制作電子書及對外授權合同的簽署奠定基礎。

四、內容資源的版權管理及積累自有版權內容資源的UGC模式

其實出版社的人都很清楚，自己擁有版權的內容資源比較有限，如果僅就數字出版而言，出版社能夠調用的資源更是少之又少。不過，這倒不是說出版社就無法去做數字出版物了。至少在目前看來，出版社還有兩大優勢存在，一是歷史及現有紙質出版物的作者通常愿意讓出版社代為行使自己所創作作品的信息網絡傳播權，二是出版社可以依托掌握的作者資源為特定的用戶和市場定制內容，這一點在專業和教育出版領域表現得更為突出。為了充分發揮這兩大優勢，出版社可以去做兩件事情。

首先，對現有內容資源的版權問題進行一次全面的梳理，明確自己擁有或者可以代理哪些產品的哪些權利，哪些產品的哪些權利是需要盡快去跟作者溝通的，哪些產品是肯定不能用于數字化產品的，哪些產品的哪些權利已經授予了哪些公司。出版社可以建立自己的合同管理系統和版權管理系統，針對每一種內容資源標注以下最基本的屬性，進而實現對內容資源版權的全流程管理：

·來源產品合同號

·版權類型

·（共有）版權方名稱

·已獲得授權項

—授權時間

—授權地區

—授權版本

—版稅結算方法

—是否有轉授權權利

·對外授權情況

—授權時間

—授權地區

—授權版本

—版稅結算方法

如果這些內容資源還有可能去做衍生產品和周邊產品的開發，需要標注的版權屬性就要更加詳細了。

其次，出版社應基于市場需求，對未來的內容資源開發進行前瞻性地規劃，很多有明確需求的碎片化資源完全可以充分利用草根精英的力量，內部策劃，委托創作，進而把這些內容的版權牢牢把控在自己手中。換句話說，就是要設計一個簡單的流程，基于UGC（用戶生成內容）模式快速積累自有版權的內容資源。

下面是來自speak2me網站的一個例子，這是一個很簡單的聽力課程，課程的基本信息如下：

課程的主要頁面如下：

[摘要]數字化轉型升級已成為傳統出版社改革的熱點，這不僅僅是針對數字產品和服務而言，在數字化時代，即便是傳統的紙質圖書出版也同樣面臨諸多的數字化問題，比如紙質書生產流程的數字化、紙質書營銷渠道的數字化等，如果這些問題不能得到很好的解決，整個出版社的轉型升級就會舉步維艱。本文從數字化內容資源的存檔、電子樣書和營銷文件的制作、版權頁的制作、內容資源的版權管理，以及積累自有版權內容資源的UGC模式四個方面，探討如何對傳統的出版流程進行優化和數字化改造。

[關鍵詞]存檔；數字化；版權頁；UGC；電子樣書；版權

[作者簡介]路本福，外語教學與研究出版社。

我們從頁面上可以看出課程主要由幾個部分組成：幾段（限定字數和難度級別的）英文、中文譯文、由外籍人士朗讀的英文語音、詞匯表。其實，這個課程后面還有練習部分和社區分享部分。很顯然，類似這樣的課程并不需要專家或者大牌作者制作，由于設定了固定的模板，完全可以通過網絡方式讓有意愿的用戶自動上傳內容，經過簡單的審核和編輯加工后就可以成為一個完整的微課。出版社如果要針對特定的用戶推出微課產品，完全可以照搬這種UGC模式，設計一個基于Web的采集流程即可快速積累大量內容資源。

以上僅僅列出了幾個比較常見的流程問題，實際上，出版社內部并不是沒有流程，而是流程尚處于自發狀態。很多人都在日復一日地做同樣的工作，但卻很少有人思考某件事情在社內運轉的整個流程是什么，很少有人把這個流程記錄下來并加以研究分析。關于流程的優化和改造，有很多專業的理論和方法，在此，筆者推薦一個簡單有效的模型，即GROW模型。見下圖。

GROW是成長的意思，該模型由目標、現狀、可選方案和意愿四個部分組成，是一個循環往復的過程。

無論面臨的是什么樣的流程問題，只要能按照這個模型去思考，就不難發現問題所在，進而找出可能的改進方法，并最終確定如何去優化當前的流程。

有人說，流程是一個組織管理體系的血脈，如果血液流通不暢，組織一定會運行不暢。在傳統出版社向數字化轉型的今天，如果我們不能從根本上解決好流程問題，那么我們的轉型必將效率低下、舉步維艱。