如何在新形勢下做好辦公室行政管理工作

韓寧

一、辦公室工作的重要性

辦公室在一個單位中的地位和作用是非常重要的，它是一個單位的“窗口”。首先，從辦公室的地位來看，辦公室是單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”，辦公室及其工作人員是聯系上下工作的保證。比如，電話結轉這個工作，它就代表著聯系內外、左右單位的第一形象，他要反應上級指示、各種問訊以及最新情況等。所以，辦公室工作雖然處理的都是一些瑣碎事物，每天都是簡單的重復，但卻是一個單位的“窗口”。辦公室工作人員在認識到這一點后，就必須在事前充分掌握單位的基本情況，在處理相關人員的咨詢時注意講話的態度和意識，才能使咨詢者滿意，維護好單位的美好形象。其次，從辦公室效率來看，辦公室綜合協調、處理、解決單位每項工作各個環節的合理、準確、及時的鏈接。所以，辦公室工作人員必須找準、認識到行政管理工作的位置和職能，以全方位服務為理念，盡心盡力為領導服務、為機關服務、為基層服務。這樣才能樹立一個良好的“窗口”形象，把辦公室工作效率提高起來，有序開展辦公室的各項工作。[1]

二、辦公室的行政管理職能

辦公室處理的主要是上級部門和本單位下達的工作，其行政管理職能主要包括以下四個方面：

參謀職能。辦公室人員要做好領導的參謀，深入一線，掌握和了解基層情況，進行經驗總結，提出合適的改革建議，并及時向領導匯報情況，適時的提出自己的意見。這樣，領導人員才能真實掌握基層情況，并作出相應的調整和改變。

助手職能。辦公室人員也是領導的助手，辦公室人員要嚴格按照上級機關的部署，結合領導意見，貫徹執行領導的指令，檢查落實執行結果。只有做到了這些方面，才能更好的加強機關管理、保證工作質量、維護工作的正常秩序。

保障職能。辦公室是上級部門和本單位布置的各項具體工作及時有效完成的重要保障。辦公室不僅要保證領導集中精力處理工作問題，還要注意與單位各部門建立良好的工作關系，與他們進行良好的溝通，傾聽他們的意見。這樣才能使員工工作更有積極性，形成一種團結的工作氛圍，共同完成工作任務。

協調職能。我們前面提到過，辦公室在單位里起著承上啟下、聯系內外的作用，它在行政管理工作中主要負責協調各方面的工作，維持工作正常秩序，傳達上級領導的指示，協調好各部門的關系。因此，辦公室必須做好協調工作，協調單位上下級以及各部門之間的關系，保證單位工作的正常的運行。[2]

三、做好辦公室行政管理工作的建議

辦公室其實也是一個單位的服務部門，是單位的“窗口”，所以辦公室人員必須提高自身服務意識，主動為人服務。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//www.ems86.com總第539期2014年第07期-----轉載須注名來源辦公室的作用主要是貫徹執行領導決策、及時反饋群眾意見以及協調內外之間的關系。辦公室人員在工作時要增強工作的預見性，對于事情要盡量全面一些。另外，辦公室人員雖然只是傳達上下級的意見，但在工作中還是要提高創新意識，與時俱進，以開拓創新的精神來工作，這樣才能適應企業發展的需要。還有要積極思考，善于提出問題，發現問題，并對于出現的問題及時采取各種措施予以解決。

辦公室是一個單位對外形象的“窗口”，并且經常在領導身邊工作，所以辦公室人員必須樹立良好的形象，這樣才能不失領導的形象。對于此，要加強廉政建設，幫助辦公室人員樹立正確的價值觀，工作上忠于職守，生活上樂于奉獻，思維上勇于創新，這樣才能樹立良好的形象，同時也做好了單位的“窗口”，為企業的形象大大加分。

辦公室是一個整體，是一個團隊，在工作上必須注重團結協作，同心協力，共同配合。企業管理人員要堅持以人為本的管理思想，鼓勵辦公室人員主動發表自己的看法，同時也要認識到他們各有各的特點以及特長，所以要注重激發工作人員的潛能，鼓勵他們發揮自己的特長，為企業貢獻自己的一份力量。最后，還可以適當的采用激勵機制，鼓勵創新，做到人盡其才，人盡其用。只有形成這樣一個具有活力且團結的團隊，才能把辦公室行政管理工作做好。

前面我們提到過辦公室具有參謀職能，所以辦公室人員必須做好調研工作，為領導決策提供正確有效的依據。辦公室人員在做好調研后，要認真寫好調研報告，并提出行之有效的建議和意見。另外，辦公室工作人員在制定工作目標時，要注重效率以及目標的可行性，將預期目標與奮斗目標相結合。

從辦公室工作人員個人來說，要多學習，多思考，注重提高個人素質。這樣才能不斷進步，不斷更新思想，才能適應當前不斷發展的形勢。第一、辦公室人員必須有辨別政治是非和理論聯系實際的能力，所以必須加強政治理論的學習，了解和掌握現階段的改革發展的思路和方針，樹立堅定的政治信念。第二、辦公室人員要提升法律觀念，注重學習法律法規。同時還要監督其他部門學習，依法辦事，這樣才能整體提高單位的依法行政水平。第三、辦公室也需要全面型的人才，必須具備政治理論、政策法規、科學文化、專業知識、行政管理以及公共關系等各方面的知識，所以辦公室工作人員必須不斷學習，完善知識結構，才能適應企業發展的需要。第四、現在計算機已被運用到各個領域，所以辦公室人員不僅要提高自身業務水平，還要熟練掌握辦公室自動化系統，這樣才能提高工作效率。[3]

（作者單位：中國科學院過程工程研究所）