新形勢下提升院系級教務管理工作效率的對策探討

張黎

[摘 要]院系級教務管理工作是高校教學教務工作的基礎組成部分，對于保障整個高校教學活動正常有序進行有著極為重要的作用。為了進一步提升院系級教務管理工作效率，針對新形勢下院系級教務管理工作具有的政策時效性強、復雜服務性強、管理協同性強等特點，應該加強院系教務人員在事務性統籌、信息化處理、協同創新等上的業務素質，以大力推進院系教務管理工作，更好地為高校教學工作提供優良的基礎性教務保障。

[關鍵詞]教務 院系 效率 管理

[中圖分類號] G647 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2014）16-0179-02

一、引言

近幾年來，隨著高校教學和管理體制改革的不斷深入，推行院系兩級管理改革已成為本科高等院校改革的必然選擇，國內大部分本科高校原有的一級集中管理體制，已逐步向院系二級管理體制轉化。在本科教學管理重心下移背景下，本科教務工作的工作中心普遍下移，高校二級學院本科教學管理過程中的具體事務性工作的組織和實施，在很大程度上由各不同專業學院的專職教學秘書來完成。教務管理工作是學校教學工作的中樞，是維持學校教學機制正常運轉的樞紐，不僅要重視教學教務分級管理，更要研討如何進一步提升院系級教務管理工作的效率和成效，這對于保障高校教育教學質量有著很重要的現實意義。

二、院系級教務管理工作范圍及特點

在日常的院系教務管理中，院系教學秘書的工作職責主要包括：（1）協助主管本科教學的領導處理日常教學的事務性工作，及時準確地將學校教務處及院系的各項教學規章制度、相關規定傳達給本院師生，以有力保障院系各項教學順利進行；（2）在正常教學過程中，協調處理學校教務處、院系、師生之間的關系，具體落實教學計劃制訂、主講教師安排、日常調停課、學生考試、監考、成績管理等具體的教務管理工作；（3）對院系日常本科教學計劃實施過程進行常規管理和質量監控，協調各部門完成本科招生、學生入學、學年培養、課程實習、畢業設計、學位授予等各項本科專業的教務管理工作。

從上述院系級教學秘書承擔主要工作職責，可以看出院系教務管理工作具有政策時效性強、復雜服務性強、管理協同性強等顯著特點。

（一）院系教務管理工作具有很強的政策時效性

院系教務管理工作體現的大都是基層教學單位的日常教學活動，而學校整體教學活動一般由教務處統籌制定政策、計劃運籌和執行指揮。學院教學秘書就是聯系學校教務處、院系教學活動的中間聯絡站，經常性地需要及時向本院內部的分管領導和師生，傳達下發學校教務處的相關教學政策文件和具體執行規定。與此同時，也需要階段性地抓住當前的各項教學政策重心，精心安排，最大限度地準確把握各項教學任務的精神實質，為院系廣大教師和學生做好時效性政策咨詢安排，能對相關重點政策性問題進行粗略性解釋。教務管理人員必須有能力順暢地建立院系師生與學校教務處的進一步溝通渠道，以使全院的教學活動能夠按照學校教務處的整體部署計劃，有條不紊地開展下去。

（二）院系教務管理工作的復雜服務性強

院系教務管理工作是一項綜合性的服務工作，其日常直接服務對象是廣大的教師和學生，工作內容范圍涉及面很廣，每天都要從事大量的常規性教務管理工作，包括教學管理、學務管理、考務管理、成績管理、教學檔案管理、教學運行管理等諸多方面，工作任務繁重而復雜。

（三）院系教務管理工作的事務協同性強

教學秘書作為全院辦公機構的重要組成人員之一，日常教務管理工作需要在學院統一領導之下進行。其除了及時傳達學校上級部門的各項文件精神外，也需要經常性地與學院其他工作人員、部門之間進行溝通，以便更好地了解本院教師學生的教學動態，從而能夠及時將相關教學動態信息上報給主管領導。只有教學秘書與院系其他工作人員、部門一起協同合作，才能更好地完成日常事務性工作，從而使全院的日常教學管理工作平穩有序的推進。

三、提升院系級教務管理工作效率的對策探討

（一）提升事務性統籌素質

院系級教務管理工作繁雜多變、頭緒很多，政策時效性強，若事務性統籌能力不強，教務工作就很有可能處于一種混亂失序的狀態。教學秘書必須清楚地掌握本院系的本科教學工作中所涉及的學生入學、教學培養、實習實踐、畢業設計、日常運行等各個關鍵性環節，熟練掌握事務性統籌管理的專業理論和技能，學會運用一些適用的、科學的事務性統籌管理方法，從而使院系級教務管理工作更加規范化和科學化。

為了高效有序地開展院系級教務管理工作，教學秘書必須注意到該項工作政策責任大、時間要求迫切的特點，針對每學年每學期的重點教學工作目標，必須提早制定周密的計劃，以增加工作的主動性和預見性。當政策性具體工作任務下達后，院系教學秘書需妥善安排現有的各項工作順序，分清當前時段中教務工作的輕重緩急，以增強教務工作的計劃性和條理性。在日常的院系教務管理工作過程，也需要注意加強與兄弟院系教學秘書的聯系，交流與研討工作中遇到的問題和典型案例，取長補短，多渠道提升自身的事務性統籌素質和能力。

（二）提升信息化處理素質

當前，高校教務管理正向信息化、現代化方向發展，隨著計算機應用的普及和校園局域網系統的開發應用，高校教學管理手段也日益現代化、規范化。絕大多數高校都已經建立了專門的教務管理系統、教學質量監控系統、畢業設計管理系統、OA辦公系統等多方面的管理信息系統，院系級教務檔案也逐漸呈現出“無紙化”辦公的新趨勢。這時，教學秘書就應主動適應信息化環境下對教務管理提出的新要求，通過熟練掌握使用計算機、網絡、電子表格軟件等多種信息化技術工具和手段，從而實現日常院系級教務管理工作的半自動化或自動化。這樣就能夠大幅度地提高教學計劃管理、學生選課管理、課程成績匯總分析等院系級教務管理的工作效率。

高校方面也應盡可能地為院系級教學秘書多提供一些信息化培訓機會，既可在校內組織專門的業務培訓，也可以聯系其他院校，組織院系教學秘書到校外參加相關的教務管理信息化專題培訓。通過多種形式的學習和培訓，讓教學秘書不斷地了解、熟悉、掌握相關的計算機、網絡系統、電子處理軟件等信息化知識，利用各類信息化技術來處理各種教務信息，并努力實現院系級教務管理的網絡信息共享，使傳統的紙質化、零散化、人工化的院系級教學管理模式，不斷朝著現代信息環境下的院系級教務管理無紙化、共享化、綜合自動化方向發展。

（三）提升協同創新素質

目前，為了滿足社會高速發展的需要，高校本科教學規模日益擴大，不同專業院系的辦學方式也越來越多樣化，普通本科、校企聯合、定向培養、短期集中培訓、雙學位等多種教學培養形式并行。因此，院系級教學秘書的工作涉及面就很廣，既要和學校內部上級教學管理職能部門人員、其他各院系的師生打交道，也要同聯合定點企業、送培單位等機構接觸。在日常的院系教務管理工作中，碰到的新問題和矛盾也日益增多，上述情況都要求教務秘書通過必要的協同和創新方法，來確保院系級教務管理活動的高效推進。

作為高校方面，應該盡可能為院系教學管理人員提供專門的鍛煉學習機會，鼓勵有志向的教學秘書進一步學習深造，使其有機會和時間得到專業系統的關于院系教務工作處理原則性、靈活性和應變性等方面的協同創新素質培訓。同時，可通過科學合理地制定院系教學秘書考核管理辦法，獎勵教務管理工作中表現突出的人員，從而拓展出教學秘書良好的個人發展空間，以充分調動他們的協同創新積極性，進一步強化個人協同創新素質修養。與此同時，院系教學秘書在各自的實際工作中，面對教務管理出現的新形勢、新任務、新問題，也要不斷勇于嘗試更好的工作新途徑、新方法，有意識的深入探索利用協同創新思維解決院系級教務管理問題的新方法，以適應不斷變化的教務管理工作，提高自身的工作效率和效果。

四、結論

在全國高校教學和管理體制改革深入推進的新形勢下，高校院系級教學管理工作的地位不僅更為重要，而且對教務管理人員也提出了更多、更高的工作要求。廣大基層的教學秘書要善于運用事務統籌化、工作信息化、協同創新化的思維，大力推進院系教務管理工作，不斷深入探索基層教務管理工作新的模式，以更好地為高校教學工作提供優良的基礎性教務保障。

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[責任編輯：鐘 嵐]