淺談高校圖書(shū)館檔案管理

武育杰

摘要：圖書(shū)館檔案是在圖書(shū)館工作實(shí)踐中直接形成的具有參考價(jià)值并按一定規(guī)律保存起來(lái)以備查考的各種文件、材料、數(shù)據(jù)體系。它來(lái)源于圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作本身，能全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映圖書(shū)館發(fā)展概貌、活動(dòng)規(guī)律、成敗教訓(xùn)，是圖書(shū)館發(fā)展變化的歷史見(jiàn)證。本文闡述了高校圖書(shū)館檔案管理工作的內(nèi)容、作用及現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)高校圖書(shū)館檔案管理工作的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館 檔案管理

圖書(shū)館作為高等院校的文獻(xiàn)信息、情報(bào)服務(wù)中心，也是為教學(xué)和科學(xué)研究服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，其發(fā)展?fàn)顩r直接影響到高校培養(yǎng)人才的質(zhì)量。檔案管理工作作為圖書(shū)館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書(shū)館評(píng)估考核的一個(gè)重要方面被人們重新認(rèn)識(shí)。各高校圖書(shū)館都在加強(qiáng)圖書(shū)館檔案的建設(shè)和管理工作。然而，隨著檔案管理工作的深入展開(kāi)，在管理過(guò)程中出現(xiàn)了一些有礙于檔案管理和利用的問(wèn)題，規(guī)范檔案管理解決檔案管理工作面臨著的一些問(wèn)題是高校圖書(shū)館迫在眉睫的任務(wù)。

一、轉(zhuǎn)變觀念，重視加強(qiáng)高校圖書(shū)館的檔案管理工作

轉(zhuǎn)變觀念必須落實(shí)到實(shí)處，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要親自抓檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好圖書(shū)館檔案管理工作的關(guān)鍵。要深刻認(rèn)識(shí)圖書(shū)館檔案是圖書(shū)館管理工作中不可或缺的重要信息資源。圖書(shū)館檔案像一面鏡子，系統(tǒng)地、全方位地反映了圖書(shū)館各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，是對(duì)圖書(shū)館客觀、公正地回顧和總結(jié)，是高校圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)。要設(shè)有專(zhuān)職的檔案管理人員，做好檔案的管理和利用對(duì)圖書(shū)館管理工作有著非常深遠(yuǎn)的意義。以往每年同樣是辛苦做出大量的管理服務(wù)工作，然而因?yàn)闆](méi)有重視檔案管理工作，沒(méi)有及時(shí)地將圖書(shū)館管理工作過(guò)程中產(chǎn)生信息資料及時(shí)的收集歸檔，沒(méi)有及時(shí)地建立健全完整的檔案資料。各方面的工作沒(méi)有支撐材料，無(wú)法清晰、明確地展現(xiàn)。因此，在做好圖書(shū)館工作的同時(shí)加強(qiáng)了圖書(shū)館檔案建設(shè)管理工作，總結(jié)時(shí)以完整的工作檔案為依據(jù)，用完整的檔案信息資料說(shuō)話(huà)，以事實(shí)成果服人。

二、建立健全檔案管理制度

規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度是做好圖書(shū)館檔案管理工作的保證。要搞好圖書(shū)館檔案管理工作，必須建立一系列科學(xué)、合理、適用的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書(shū)館自身的工作特點(diǎn)和具體情況，制定出既符合《檔案法》的要求，又適應(yīng)于高校圖書(shū)館工作開(kāi)展的各項(xiàng)檔案管理的規(guī)章制度，圖書(shū)館檔案管理包括檔案的基礎(chǔ)工作和檔案的利用工作。

有了完善的規(guī)章制度檔案管理就可以按要求來(lái)規(guī)范檔案從材料收集、整理、編目到形成案卷的全過(guò)程。規(guī)章制度包括：制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的分類(lèi)、組卷和編目和建立完善的檢索體系等內(nèi)容。這一系列的規(guī)章制度和規(guī)范化管理是搞好圖書(shū)館檔案管理工作的保障。在制度的建立時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)針對(duì)性，要結(jié)合圖書(shū)館實(shí)際根據(jù)本館檔案管理具體工作任務(wù)及管理人員狀況來(lái)制定制度。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)有全面性、科學(xué)性、效果性、嚴(yán)肅性。

三、配備必要的設(shè)備、專(zhuān)職的檔案管理人員

在高校圖書(shū)館現(xiàn)代化和數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化水平嚴(yán)重滯后于圖書(shū)館發(fā)展水平，這勢(shì)必將影響圖書(shū)館事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)于檔案管理，提高檔案管理工作效率。加大對(duì)圖書(shū)館檔案管理投入力度，配備必要的設(shè)備。設(shè)置專(zhuān)職檔案員接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，通過(guò)現(xiàn)代化手段管理圖書(shū)館檔案，進(jìn)一步提高圖書(shū)館檔案管理中收集、處理、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)、利用檔案信息的能力。

四、提高圖書(shū)館檔案管理人員素質(zhì)

圖書(shū)館檔案工作人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量和利用。面對(duì)信息時(shí)代的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，作為檔案管理工作者，我們不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)當(dāng)要有勇于開(kāi)拓創(chuàng)新。因此，要加強(qiáng)對(duì)高校圖書(shū)館檔案工作管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問(wèn)題的基本能力等方面的培訓(xùn)。使圖書(shū)館檔案管理人員既有一定的政治素養(yǎng)、具備檔案專(zhuān)業(yè)和相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又能夠適應(yīng)時(shí)代、勇于創(chuàng)新，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)地管理。

五、加強(qiáng)檔案資源的特色化建設(shè)

高校圖書(shū)館應(yīng)加強(qiáng)特色專(zhuān)題檔案建設(shè)，各管要根據(jù)本館的管理活動(dòng)特色進(jìn)行重點(diǎn)的收集、整理、儲(chǔ)存，形成資料數(shù)量大、利用頻繁、能夠突出圖書(shū)館特色的檔案。將有特色的資料有選擇、有重點(diǎn)地形成專(zhuān)題，比如將讀書(shū)活動(dòng)設(shè)計(jì)、讀書(shū)活動(dòng)的展開(kāi)、讀書(shū)活動(dòng)的成果、以及讀書(shū)活動(dòng)的反饋信息等全部資料集中歸類(lèi)整理形成專(zhuān)門(mén)的特色活動(dòng)檔案，這樣一整套的特色活動(dòng)檔案不僅豐富了館藏檔案資源，也形成高校圖書(shū)館管理活動(dòng)中的特色化建設(shè)。

六、完善管理體制和館員業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，激勵(lì)員工工作積極性

在圖書(shū)館中長(zhǎng)時(shí)間的工作就會(huì)使館員覺(jué)得繁瑣枯燥并產(chǎn)生消極情緒，通過(guò)輪崗和轉(zhuǎn)變服務(wù)方式是把工作做活的途徑，由此將館員的被動(dòng)工作變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，所以合理安排員工工作，不斷完善管理體制是一種促進(jìn)圖書(shū)利用的方法之一。定期對(duì)館員進(jìn)行培訓(xùn)或者多途徑提供繼續(xù)教育機(jī)會(huì)，使圖書(shū)館員對(duì)于圖書(shū)館計(jì)算機(jī)集成系統(tǒng)的利用逐步精通。同時(shí)館員在工作崗位上也應(yīng)該大膽探索和實(shí)踐，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，更新服務(wù)手段，積極開(kāi)拓適應(yīng)新時(shí)期讀者需求的創(chuàng)新服務(wù)方式，以更好地為讀者提供真正有效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，檔案管理是高校圖書(shū)館管理工作中不可或缺的一項(xiàng)工作。圖書(shū)館的許多工作都離不開(kāi)檔案工作的支持。首先應(yīng)當(dāng)樹(shù)立正確的理念，建立健全檔案管理規(guī)章制度，不斷加大和改善經(jīng)費(fèi)投入，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，做好檔案收集管理和利用工作，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，為圖書(shū)館事業(yè)的快速發(fā)展提供便捷的信息咨詢(xún)服務(wù)。

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（責(zé)編 張景賢）