檔案管理數(shù)字化管理的意義

婁華

摘 要：在各種信息資源中，檔案作為重要的信息資源，它存儲大量的知識和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足信息時代快速發(fā)展的形式。檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機，加強檔案數(shù)字化管理意義重大。

關鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；意義

在信息技術高速發(fā)展的知識經(jīng)濟時代，檔案作為一種原生的信息資源，是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經(jīng)濟價值。隨著生產(chǎn)力的不斷發(fā)展和科學技術的日益更新，現(xiàn)有的檔案信息量越來越大，信息的種類和形式也越來越豐富，傳統(tǒng)而單一的檔案管理機制顯然已不能滿足信息時代檔案工作的需求。在進入信息化時代的當今社會，如何利用先進的計算機網(wǎng)絡技術有效地管理檔案信息，開發(fā)和利用檔案信息資源，提高檔案信息綜合服務水平，已成為檔案工作發(fā)展所面臨的一個重要課題。近年來，檔案信息化建設取得了一些長足的進步和發(fā)展。但是，我們也應該清醒地認識到，我國的館藏傳統(tǒng)檔案資料浩如煙海，檔案數(shù)字化建設無疑是一項艱巨而浩大的工程。同時，日新月異的計算機技術與網(wǎng)絡技術為檔案數(shù)字化長效機制的發(fā)揮帶來重大的影響。因此，檔案工作人員要積極應對挑戰(zhàn)，充分認識檔案數(shù)字化建設的內(nèi)涵、重要性，并針對檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀，探索新的發(fā)展路徑，以提高檔高檔案信息的利用率，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。加強檔案數(shù)字化管理意義重大。檔案信息化建設不僅是檔案工作未來發(fā)展的主流，更是當下時代特征的重要表現(xiàn)。

1 檔案管理數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術將各種紙質(zhì)、圖片、聲像資料等檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的信息，從而完成檔案信息化的基礎建設，這些由計算機存儲的信息通過高速網(wǎng)絡設施相連接，實現(xiàn)真正意義上的資源共享。檔案管理數(shù)字化的本質(zhì)是讓檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的檔案管理工作過渡，而現(xiàn)代社會的特征是多元化、科技化、國際化，因此，檔案管理數(shù)字們左以這些特征為目標進行建設。

數(shù)字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領城中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程，其本質(zhì)上表現(xiàn)為對社會的超越與相互結合，從數(shù)字化的檔案管理以硬件與軟件相結合的這一方面考慮，建設檔案管理數(shù)字化應該進行一些系統(tǒng)的整體規(guī)劃，它應與現(xiàn)代化、未來化相結合，與傳統(tǒng)的檔案管理區(qū)別開來。傳統(tǒng)的檔案管理由于存儲空間大致使查找檢索費時，備份檔案時孺要大最的人力物力，人工處理不可靠.維護起來也不方便。而檔案數(shù)字化管理可大大改善這一問題，檔案數(shù)字化管理一般可通過掃描儀將紙質(zhì)檔案信息錄人到計算機數(shù)據(jù)庫中，通過檢索詞條進行查找相關信息。用計算機存儲檔案信息的優(yōu)點是檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。

2 檔案數(shù)字化建設可以更好的滿足檔案管理要求

這是由數(shù)字檔案本身的特點所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間；紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復，而數(shù)字檔案具有容易備份的特點，可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損；在利用紙質(zhì)檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復，而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便；紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設計、科研等方面的需求，而數(shù)字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多維的記錄要求。

3 實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的必要性

1）檔案數(shù)字化管理提高了檔案管理的工作效率。檔案對發(fā)展科學、系統(tǒng)科學、管理科學的形成和發(fā)展起著重要的參考作用。因此實現(xiàn)檔案數(shù)字化對于使檔案管理部門從封閉走向開放起著重要的意義，它可以有效的在檔案信息資源的合理配置、科學管理方面為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用.由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為主要載體，造成用戶利用、查找不便。此時若通過網(wǎng)絡計算機管理的數(shù)字化檔案進行查找不僅能準確反映情況，而且可使查詢資料的過程變得簡單而輕松—使用戶更加便捷、準確地查找到自己需要的檔案，使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。換言之網(wǎng)絡化的實現(xiàn)可以使由原來的文件實體保管的檔案庫基地變成了提供利用的信息控制中心。

2）檔案數(shù)字化管理使得檔案工作更規(guī)范化、標準化。目前，檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件繁雜是檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀，這些都嚴重影響了系統(tǒng)水平的整體提高。檔案是社會信息資源的組成部分，已日益成為國家進行經(jīng)濟建設、發(fā)展科學文化事業(yè)的重要資源，而檔案數(shù)字化建設本身又是思想上的一次飛躍，它使我們的思維視角從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個方面.因此在積極開發(fā)檔案信息資源時.檔案工作者應以檔案業(yè)務方面規(guī)范化為重點從而提供有價值的檔案信息，真正意義上的實現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展提供更好地服務目標。可見檔案標準和規(guī)范化是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化的建設，建立健全和可實施的檔案標準。把握兩者互相促進，相輔相成的辯證關系。

3）社會快速發(fā)展形式下體現(xiàn)出的需求性。從電子計算機網(wǎng)絡化時代的出現(xiàn)，到20世紀80年代后期，由于采用通信標準，使成千上萬個局城網(wǎng)連成一個地區(qū)網(wǎng)絡.乃至形成全球性的網(wǎng)絡。隨著人類進入信息社會及現(xiàn)代電子計算機技術和通訊技術應用與發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化建設已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。由計算機網(wǎng)絡構筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會的作用與意義已越來越大，現(xiàn)行社會的人們時間意識強，領導做出的決策既要迅速又需準確，各職能部門工作中要求快速及時，社會公眾對檔案信息的需要量也在不斷增加，如學生檔案、醫(yī)院檔案等，因而他們要求信息共享的迫切性越來越明顯，因而數(shù)字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，因此，應緊跟社會發(fā)展的需要，加快實現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡建設，促進檔案信息的共享與利用。

檔案作為一種重要的信息資源，其重要性不言而喻。面對這一挑戰(zhàn)，檔案工作者應積極應對，檔案工作的數(shù)字化建設是順應社會發(fā)展、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，所以應該要不斷的學習科學知識從而更好的掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義精神文明建設服務。

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