編外合同制用人對高校人事檔案管理的影響

紀可研

摘 要：近年來，各大高校編外合同制的人員數(shù)量明顯增加，為高校人事檔案的管理工作帶來了一定影響。本文主要就編外合同制對高校人事檔案的影響進行了簡單分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：編外合同制用人 高校人事檔案管理 影響

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（c）-0205-01

1 編外合同制用人對高校人事檔案管理的影響

1.1 高校人事檔案管理觀念無法適應(yīng)新形勢

高校人事分配制度的改革衍生出了編外合同制用人方式，對于高校人員的管理工作逐步由起初的身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變。但人事檔案的管理卻無法適應(yīng)新形勢下編外合同制用人制度的要求，即使檔案管理主體的身份被淡化了，傳統(tǒng)觀念仍未發(fā)生實質(zhì)性改變。加上人事檔案的管理只是將原來的身份檔案管理轉(zhuǎn)變成了編內(nèi)外職工人事檔案，且覆蓋面也并不全面。而對于編外職工的檔案直接劃歸為流動人員，對于這類人員的檔案資料按規(guī)定理應(yīng)交由人才流動中心進行代管，也就是所說的人才代理制。同時，普遍認為編內(nèi)職工的人事檔案屬于高校人事檔案管理，而編外職工的人事檔案則交由人才中心負責(zé)代管，但人才中心對此并未引起高度重視，最終造成編內(nèi)外職工人事檔案管理的失衡。

人才代理制下，高校與人才交流中心對于編外人員的檔案管理職責(zé)混亂。高校只注重對人員資料的使用和管理，卻忽視了其收集整理工作，而人才中心只負責(zé)接受檔案，無視檔案的管理工作，造成編外人員檔案信息不健全或不完整現(xiàn)象的發(fā)生，使得現(xiàn)有的資料無法全面的反映出該人員的信息。這種情況容易導(dǎo)致編外職工缺乏歸屬感。

1.2 高校人事檔案管理服務(wù)功能無法適應(yīng)新形勢

高校人事檔案能夠為高校進行人才的選拔提供一定的理論依據(jù)，從而促進學(xué)校科、教、文事業(yè)的發(fā)展。近年來，各大高校順應(yīng)歷史發(fā)展潮流進行編外合同制的推行，努力實行勞動合同管理制度，招聘過程中過分注重人才的高學(xué)歷高資歷，卻忽視了應(yīng)聘者的人事檔案，后期也未采取相應(yīng)措施對其進行查詢，弱化了人事檔案在人員招聘中的功能。而對于編外人員的約束僅限于勞動合同的簽訂，并未涉及到人事檔案。更讓人擔憂的是，高校對于編內(nèi)職工的人事檔案也逐漸疏于管理，檔案管理人員，甚至是上級領(lǐng)導(dǎo)，對人事檔案的認識程度仍然不夠，片面的認為只要能勝任崗位職責(zé)即可。在后期進行編內(nèi)人員補充工作時，無法排除錄用人員是編外人員的可能性，這種情況下，就存在著因資料不全而無法正確了解本人實際情況的問題，一定程度上弱化了人事檔案的服務(wù)職能。更有甚至，在市場競爭下，部分求職者會進行年齡、學(xué)歷、工齡等基本信息的偽造，不同程度上降低了人事檔案的使用價值。

2 對策建議

2.1 重視對編外人員的人事檔案管理

作為高校人事管理工作的重要組成部分，人事檔案管理工作應(yīng)根據(jù)分配制度改革的要求進行必要的變革。在高校分配制度中，人事管理由先前的身份管理過渡到當下的崗位管理的過程中，人事檔案管理工作人員也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展，不斷解放思想、實事求是，樹立崗位意識，從而拓寬人事檔案管理的范圍，在管理編內(nèi)人員的人事檔案的同時積極收集編外人員的人事檔案管理，并做好各項移交工作，保證其編外人員人事檔案的有效性。

2.2 建立健全完善的高校人事檔案

高校人事檔案存在的價值在于其在日常招聘等活動中的服務(wù)功能的運用。檔案信息的真實性、完整性是人事檔案管理存在的前提條件。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，高校人事檔案管理工作逐步實現(xiàn)全員化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。從高校人力資源出發(fā)，有目的的建立高校全民人事檔案的信息儲備和搜索工作，包括編外人員人事檔案的收集和整理，利用網(wǎng)絡(luò)化對高校全民人事檔案進行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范性的管理，從而實現(xiàn)高校內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置，科學(xué)合理的使用和管理編內(nèi)外職工，實現(xiàn)真正意義上的人盡其才，才盡其用，從而為高校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3 加強對高校人事檔案管理人員的培訓(xùn)工作

高校檔案管理工作是一項專業(yè)性強，且具有一定技術(shù)含量的工作，這要求工作人員既要具備專業(yè)的知識和技能技巧，熟練掌握和人事檔案相關(guān)的各類法律法規(guī)政策，還要熟悉現(xiàn)下人事分配制度的改革方案和編外人員人事檔案管理工作的基本流程。因此，學(xué)校可定期組織工作過人員進行知識競賽、專業(yè)探討或?qū)ｍ椗嘤?xùn)等各類活動，以此來提高工作人員的綜合素質(zhì)。同時，高校人事檔案管理人員需定期與人才交流中心進行溝通交流，以保證編外人員人事檔案信息的完整性和有效性，逐漸將編外人員人事檔案納入到日常管理工作中。為此，高校在進行人事管理工作時就需注意以下兩點工作：一方面，做好編外人員在本校工作期間的檔案資料的收集整理和移交工作；另一方面，建立協(xié)調(diào)機制，定期向人事檔案代辦機構(gòu)查詢招聘入校的編外人員的人事檔案，對其年齡、學(xué)歷、工齡等各方面信息進行核實。

3 結(jié)語

總之，編外合同制用人方式的應(yīng)用一定程度上推動了人事檔案制度的改革，高校傳統(tǒng)的人事檔案管理要想適應(yīng)新形勢下的發(fā)展需要就必須解放思想、實事求是、與時俱進、創(chuàng)新機制，唯有如此，才能夠促使人事檔案管理水平的提高，實現(xiàn)高校檔案的管理服務(wù)功能，從而推動高校事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻

[1] 李超宇.事業(yè)單位人力資源管理環(huán)境分析及改良對策[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊，2010（24）：105-107.

[2] 蔡穎.論人事代理制下的高校人事檔案管理[J].人力資源管理，2011（3）：64-65.

[3] 劉南山.論檔案工作創(chuàng)新目標及保障[J].中國檔案，2011（1）：36-38.

[4] 武金平.我們是如何強化檔案管理工作的[J].檔案天地，1999（1）：28.

[5] 席飛艷.公共部門人力資源在應(yīng)對危機事件中的素質(zhì)研究[J].時代金融，2011（12）：89.endprint