編外合同制用人對高校人事檔案管理的影響

紀可研

摘 要：近年來，各大高校編外合同制的人員數量明顯增加，為高校人事檔案的管理工作帶來了一定影響。本文主要就編外合同制對高校人事檔案的影響進行了簡單分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：編外合同制用人 高校人事檔案管理 影響

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（c）-0205-01

1 編外合同制用人對高校人事檔案管理的影響

1.1 高校人事檔案管理觀念無法適應新形勢

高校人事分配制度的改革衍生出了編外合同制用人方式，對于高校人員的管理工作逐步由起初的身份管理向崗位管理轉變。但人事檔案的管理卻無法適應新形勢下編外合同制用人制度的要求，即使檔案管理主體的身份被淡化了，傳統觀念仍未發生實質性改變。加上人事檔案的管理只是將原來的身份檔案管理轉變成了編內外職工人事檔案，且覆蓋面也并不全面。而對于編外職工的檔案直接劃歸為流動人員，對于這類人員的檔案資料按規定理應交由人才流動中心進行代管，也就是所說的人才代理制。同時，普遍認為編內職工的人事檔案屬于高校人事檔案管理，而編外職工的人事檔案則交由人才中心負責代管，但人才中心對此并未引起高度重視，最終造成編內外職工人事檔案管理的失衡。

人才代理制下，高校與人才交流中心對于編外人員的檔案管理職責混亂。高校只注重對人員資料的使用和管理，卻忽視了其收集整理工作，而人才中心只負責接受檔案，無視檔案的管理工作，造成編外人員檔案信息不健全或不完整現象的發生，使得現有的資料無法全面的反映出該人員的信息。這種情況容易導致編外職工缺乏歸屬感。

1.2 高校人事檔案管理服務功能無法適應新形勢

高校人事檔案能夠為高校進行人才的選拔提供一定的理論依據，從而促進學校科、教、文事業的發展。近年來，各大高校順應歷史發展潮流進行編外合同制的推行，努力實行勞動合同管理制度，招聘過程中過分注重人才的高學歷高資歷，卻忽視了應聘者的人事檔案，后期也未采取相應措施對其進行查詢，弱化了人事檔案在人員招聘中的功能。而對于編外人員的約束僅限于勞動合同的簽訂，并未涉及到人事檔案。更讓人擔憂的是，高校對于編內職工的人事檔案也逐漸疏于管理，檔案管理人員，甚至是上級領導，對人事檔案的認識程度仍然不夠，片面的認為只要能勝任崗位職責即可。在后期進行編內人員補充工作時，無法排除錄用人員是編外人員的可能性，這種情況下，就存在著因資料不全而無法正確了解本人實際情況的問題，一定程度上弱化了人事檔案的服務職能。更有甚至，在市場競爭下，部分求職者會進行年齡、學歷、工齡等基本信息的偽造，不同程度上降低了人事檔案的使用價值。

2 對策建議

2.1 重視對編外人員的人事檔案管理

作為高校人事管理工作的重要組成部分，人事檔案管理工作應根據分配制度改革的要求進行必要的變革。在高校分配制度中，人事管理由先前的身份管理過渡到當下的崗位管理的過程中，人事檔案管理工作人員也應順應時代發展，不斷解放思想、實事求是，樹立崗位意識，從而拓寬人事檔案管理的范圍，在管理編內人員的人事檔案的同時積極收集編外人員的人事檔案管理，并做好各項移交工作，保證其編外人員人事檔案的有效性。

2.2 建立健全完善的高校人事檔案

高校人事檔案存在的價值在于其在日常招聘等活動中的服務功能的運用。檔案信息的真實性、完整性是人事檔案管理存在的前提條件。隨著計算機網絡信息的發展，高校人事檔案管理工作逐步實現全員化、網絡化和數字化。從高校人力資源出發，有目的的建立高校全民人事檔案的信息儲備和搜索工作，包括編外人員人事檔案的收集和整理，利用網絡化對高校全民人事檔案進行科學化、系統化、規范性的管理，從而實現高校內部人力資源的優化配置，科學合理的使用和管理編內外職工，實現真正意義上的人盡其才，才盡其用，從而為高校的發展奠定基礎。

2.3 加強對高校人事檔案管理人員的培訓工作

高校檔案管理工作是一項專業性強，且具有一定技術含量的工作，這要求工作人員既要具備專業的知識和技能技巧，熟練掌握和人事檔案相關的各類法律法規政策，還要熟悉現下人事分配制度的改革方案和編外人員人事檔案管理工作的基本流程。因此，學校可定期組織工作過人員進行知識競賽、專業探討或專項培訓等各類活動，以此來提高工作人員的綜合素質。同時，高校人事檔案管理人員需定期與人才交流中心進行溝通交流，以保證編外人員人事檔案信息的完整性和有效性，逐漸將編外人員人事檔案納入到日常管理工作中。為此，高校在進行人事管理工作時就需注意以下兩點工作：一方面，做好編外人員在本校工作期間的檔案資料的收集整理和移交工作；另一方面，建立協調機制，定期向人事檔案代辦機構查詢招聘入校的編外人員的人事檔案，對其年齡、學歷、工齡等各方面信息進行核實。

3 結語

總之，編外合同制用人方式的應用一定程度上推動了人事檔案制度的改革，高校傳統的人事檔案管理要想適應新形勢下的發展需要就必須解放思想、實事求是、與時俱進、創新機制，唯有如此，才能夠促使人事檔案管理水平的提高，實現高校檔案的管理服務功能，從而推動高校事業的穩步發展。

參考文獻

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