如何更好的搞好檔案管理工作

徐國生

摘 要：檔案管理工作是企業管理工作中的重要內容，對于企業的管理能夠產生積極的作用，企業的正常運營需要以檔案管理工作為基礎，為企業的科研提供資料和幫助，為企業獲取信息資源提供渠道。本文就企業檔案管理工作如何提升，如何進一步的完善進行了簡單的探討，為企業檔案管理工作的價值發揮提供幫助，對企業的經濟建設和工作闡述了一些筆者的想法。

關鍵詞：企業 檔案工作 科學管理法

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）08（c）-0206-01

企業檔案涉及企業的各個歷史階段，在企業的各個領域中都有其作用，對企業的生產活動進行記錄，其中有很多都是無法取代的歷史資料以及憑證，是未來進行研究和生產以及調整的基礎資料，檔案作為企業的資產一部分，是企業生產、經營、管理的基礎，能給企業的生產和發展提供一些必要的保障，為企業的發展提供保險措施，因此，企業的檔案管理必須要重視。怎么樣進行企業檔案管理，怎么樣科學的進行企業檔案管理，讓企業的檔案管理工作能夠進一步提升，這是我們要思考的，筆者就此進行了一些個人的想法闡述。

1 領導對檔案管理工作給予重視

檔案工作是企業各項管理工作的基礎，各級領導一定要重視支持檔案工作，要以對歷史高度負責、對職工高度負責的態度，切實加強對檔案工作的領導，做到對檔案工作重視到位、投入到位，對檔案工作人員關心到位。

2 收集收齊歸檔文件材料

“巧婦難為無米之炊”，做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準確、系統的基礎。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個環節、各個部門的關系，對檔案形成的全過程進行動態監督與檢查，同時要不斷提高全員檔案意識，實現全方位的有效管理，采取各項有力措施，做好企業檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率才有可能達到高標準。

3 檔案集中統一管理

集中統一管理本單位形成的全部檔案，是企業檔案工作的基本原則，是檔案法律法規對企業檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。集中統一管理有三層含義：一是檔案實體集中，企業各部門形成的各種門類、各種載體的檔案，都要集中到本單位綜合檔案室統一管理；二是人員集中，各部門檔案管理人員都要納入本單位檔案管理部門管理；三是管理集中，各單位的檔案、人員要在檔案部門的統一管理下開展檔案工作，提供檔案利用。

4 建立健全企業檔案工作管理體制

建立健全企業檔案工作管理體制，包括建立檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導和直接負責人，建立健全專兼職檔案管理網絡，制定本單位檔案管理辦法、歸檔范圍、分類方案、保管期限表、各項檔案管理制度及“三納入”“四參加”“四同步”制度，“三納入四參加四同步”是《企業檔案工作規范》中明文規定企業必順建立的制度。如果一個單位沒有落實“三納入”制度，就難以保證檔案工作的組織領導與健康發展，使檔案工作無法與企業的改革和發展同步。如果不落實“四參加”“四同步”制度，就無法把企業生產經營管理活動所形成的重要檔案全部保存下來，無法保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統。

5 建立檔案管理標準制度和規范，建設信息化管理模式

檔案管理信息化是企業的信息資源整合的基礎，能夠為企業的信息資源利用帶來便利性，從信息的收集到信息的管理和利用，通過檔案信息化建設工作的開展都能夠獲得便利性，讓檔案信息管理工作變得更加的高效，更加全面的為企業的決策和活動提供參考和服務，這一潛在價值是無法進行估算的。信息檔案管理標準化是能夠讓檔案管理工作有序進行，為企業的檔案管理工作的嚴謹性提供幫助，讓流程規范，準確度更高，進一步提升了檔案的質量和價值。

6 完善檔案管理措施

檔案的保護是檔案管理工作的重要內容，保護檔案的工作在目前的社會中重要性越來越突出。

除了要對紙質檔案進行保護外，電子檔案也是重要的對象，首先，紙質檔案必須要進行防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防有害氣體、防光、防高溫工作，這些是基礎，需要有相應的設施來進行保障。電子檔案除了要進行以上的防護措施外，還需要對載體進行保護，對電子檔案的信息進行保護。

7 加強檔案開發利用工作

檔案信息的價值需要通過檔案利用得以體現，檔案對于企業的發展具有很大的幫助。首先，通過對檔案的研究分析，對數據的分析，能夠了解企業的社會效益和經濟效益，從而對自身的現狀有一個清晰的認識。對自身潛在價值進行分析，通過分析來讓檔案的價值得以體現，使用多渠道的檔案利用方式來讓檔案的價值得到最大化的體現；其次，提供檔案利用以及跟蹤服務。檔案工作需要轉變被動的工作方式，積極主動的對大干利用情況進行更新和跟蹤，了解其發展方向和動態，提供跟蹤服務。最后，通過對比分析，對檔案利用的中心問題和熱點問題進行把握，圍繞其展開工作，推動檔案的利用力度。對檔案信息利用和開發基于重視，為其他的部門利用檔案提供便利。

8 培養優質檔案管理人才

新的時代環境下，檔案工作要求檔案管理人員需要具備一定的能力和素養，否則無法勝任這一工作，對現代檔案事業的快速和信息化都必須有足夠敏銳的反應能力。因此，為了能讓檔案工作順利的開展，具備這一素質的檔案人才也是非常重要的，建立一個優秀的檔案管理隊伍能夠讓檔案管理工作變得快速、高效。作為檔案工作人員要具備基礎的檔案業務能力和知識，對計算機等信息設備也能夠熟悉，了解企業的情況，能夠對信息進行分析，具備組織規劃能力，這樣復合型人才將會是檔案管理工作的核心力量。

9 使用六步循環

檔案管理工作可以使用六部循環工作法，將一個季度作為一個循環周期，分為目標、措施、執行、考核、總結、交流這六步，現在主要是對總結和交流進行探討。

一是總結。檔案管理工作者對于檔案管理的最終目標一定要明顯，根據目標和措施來進行工作，總結好工作材料，對工作中的不足進行自我審視，吸取經驗，為后續的工作制定完善的計劃。總結可以為檔案工作人員的寫作能力進行鍛煉，這也是工作中所需要的能力。

二是交流。內部檔案人員以及系統單位，甚至是全國的檔案人員都是可以交流的對象，通過這種交流可以讓檔案工作人員的檔案管理知識得到強化，對于一些典型的和先進的工作范例進行推廣和傳播，讓更多的檔案人員能夠獲取學習的機會，通過信息反饋來為檔案工作的發展提供幫助。endprint