檔案信息化管理初探

鄭月

摘 要：隨著社會的發展和科技的進步，信息技術已經被廣泛應用于各個領域當中，在檔案管理中，也應加強信息化建設，提高檔案管理的信息化水平。

關鍵詞：檔案管理；信息化；技術更新；網絡安全

近年來，檔案管理模式從實體管理逐漸走向數字模擬管理，并通過建立局域網，構建網絡模式的檔案管理信息化系統，提高檔案管理的綜合性與系統性，集檔案收集、整理、分析、保管于一體，逐步完善檔案管理工作，提高檔案使用效率，更方便快捷地提供檔案信息服務，充分體現了現代信息技術的優勢作用。

一、加大財力投入，增設配套設施

為了提高檔案管理的信息化水平，應增加必要的財力投入，配置與現代化檔案管理相適應的硬件和軟件設施。目前，各檔案部門的財力主要來自于各級政府的支持和投入，作為上級檔案管理部門，要加強與相關部門的溝通與協作，提出解決問題的有效措施，同時要及時為下級部門創造良好的條件，以加快檔案管理信息化建設的步伐。

二、不斷更新管理技術，整合信息化手段

檔案管理技術需要不斷更新、不斷發展、不斷改進，通過綜合利用、集成整合等方式，不斷提高檔案管理水平。現今的信息化技術雖然已經發展得比較成熟，人們經常采用普通的電子數據保存檔案，但是，電子文檔保存數據的風險系數較高，因為它并不符合“越簡單越可靠”的保存原則，龜殼上的文字可以保存上千年，紙質文字可以保存數百年，而電子文檔到底能夠保存多長時間，仍然需要時間的檢驗。所以，在檔案管理信息化建設進程中，必須在整合和集成上下工夫，積極構建完善和堅固的電子檔案系統，加強傳統檔案管理和信息化手段管理的有機結合，充分發揮各種管理模式的優勢作用。

三、加強檔案管理的安全性，保證網絡系統的安全

隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強信息化建設的安全性，但是，安全性建設工作并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程。建設初期一定要加強紙質檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時，要加強網絡系統安全建設，嚴密防范系統病毒的侵入，增設查閱權限與安保加密功能。

總之，檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢，作為檔案管理人員，應提高認識，不斷學習，認真研究和規劃；而檔案管理部門，更要適當加大管理投入，及時配備相應的人才與設施，促使檔案管理水平走上一個新的高度。

參考文獻：

郭冰.信息時代檔案管理存在的安全問題與對策[J].機電兵船檔案，2008（4）.

（作者單位 吉林省梨樹縣救助管理站）

編輯 代敏麗