鄭月
摘 要:隨著社會的發展和科技的進步,信息技術已經被廣泛應用于各個領域當中,在檔案管理中,也應加強信息化建設,提高檔案管理的信息化水平。
關鍵詞:檔案管理;信息化;技術更新;網絡安全
近年來,檔案管理模式從實體管理逐漸走向數字模擬管理,并通過建立局域網,構建網絡模式的檔案管理信息化系統,提高檔案管理的綜合性與系統性,集檔案收集、整理、分析、保管于一體,逐步完善檔案管理工作,提高檔案使用效率,更方便快捷地提供檔案信息服務,充分體現了現代信息技術的優勢作用。
一、加大財力投入,增設配套設施
為了提高檔案管理的信息化水平,應增加必要的財力投入,配置與現代化檔案管理相適應的硬件和軟件設施。目前,各檔案部門的財力主要來自于各級政府的支持和投入,作為上級檔案管理部門,要加強與相關部門的溝通與協作,提出解決問題的有效措施,同時要及時為下級部門創造良好的條件,以加快檔案管理信息化建設的步伐。
二、不斷更新管理技術,整合信息化手段
檔案管理技術需要不斷更新、不斷發展、不斷改進,通過綜合利用、集成整合等方式,不斷提高檔案管理水平。現今的信息化技術雖然已經發展得比較成熟,人們經常采用普通的電子數據保存檔案,但是,電子文檔保存數據的風險系數較高,因為它并不符合“越簡單越可靠”的保存原則,龜殼上的文字可以保存上千年,紙質文字可以保存數百年,而電子文檔到底能夠保存多長時間,仍然需要時間的檢驗。所以,在檔案管理信息化建設進程中,必須在整合和集成上下工夫,積極構建完善和堅固的電子檔案系統,加強傳統檔案管理和信息化手段管理的有機結合,充分發揮各種管理模式的優勢作用。
三、加強檔案管理的安全性,保證網絡系統的安全
隨著檔案管理信息化程度的提高,隨之而來的就是增強信息化建設的安全性,但是,安全性建設工作并不是一蹴而就的,是一個循序漸進的過程。建設初期一定要加強紙質檔案的保存與管理工作,可以采用雙軌制度,以防止檔案的遺失,確保檔案信息的完整性與安全性。同時,要加強網絡系統安全建設,嚴密防范系統病毒的侵入,增設查閱權限與安保加密功能。
總之,檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢,作為檔案管理人員,應提高認識,不斷學習,認真研究和規劃;而檔案管理部門,更要適當加大管理投入,及時配備相應的人才與設施,促使檔案管理水平走上一個新的高度。
參考文獻:
郭冰.信息時代檔案管理存在的安全問題與對策[J].機電兵船檔案,2008(4).
(作者單位 吉林省梨樹縣救助管理站)
編輯 代敏麗