檔案信息化管理初探

鄭月

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在檔案管理中，也應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；技術(shù)更新；網(wǎng)絡(luò)安全

近年來(lái)，檔案管理模式從實(shí)體管理逐漸走向數(shù)字模擬管理，并通過建立局域網(wǎng)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)模式的檔案管理信息化系統(tǒng)，提高檔案管理的綜合性與系統(tǒng)性，集檔案收集、整理、分析、保管于一體，逐步完善檔案管理工作，提高檔案使用效率，更方便快捷地提供檔案信息服務(wù)，充分體現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用。

一、加大財(cái)力投入，增設(shè)配套設(shè)施

為了提高檔案管理的信息化水平，應(yīng)增加必要的財(cái)力投入，配置與現(xiàn)代化檔案管理相適應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施。目前，各檔案部門的財(cái)力主要來(lái)自于各級(jí)政府的支持和投入，作為上級(jí)檔案管理部門，要加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通與協(xié)作，提出解決問題的有效措施，同時(shí)要及時(shí)為下級(jí)部門創(chuàng)造良好的條件，以加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

二、不斷更新管理技術(shù)，整合信息化手段

檔案管理技術(shù)需要不斷更新、不斷發(fā)展、不斷改進(jìn)，通過綜合利用、集成整合等方式，不斷提高檔案管理水平。現(xiàn)今的信息化技術(shù)雖然已經(jīng)發(fā)展得比較成熟，人們經(jīng)常采用普通的電子數(shù)據(jù)保存檔案，但是，電子文檔保存數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較高，因?yàn)樗⒉环稀霸胶?jiǎn)單越可靠”的保存原則，龜殼上的文字可以保存上千年，紙質(zhì)文字可以保存數(shù)百年，而電子文檔到底能夠保存多長(zhǎng)時(shí)間，仍然需要時(shí)間的檢驗(yàn)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，必須在整合和集成上下工夫，積極構(gòu)建完善和堅(jiān)固的電子檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理和信息化手段管理的有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮各種管理模式的優(yōu)勢(shì)作用。

三、加強(qiáng)檔案管理的安全性，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全

隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來(lái)的就是增強(qiáng)信息化建設(shè)的安全性，但是，安全性建設(shè)工作并不是一蹴而就的，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。建設(shè)初期一定要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全建設(shè)，嚴(yán)密防范系統(tǒng)病毒的侵入，增設(shè)查閱權(quán)限與安保加密功能。

總之，檔案管理信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，作為檔案管理人員，應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，不斷學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究和規(guī)劃；而檔案管理部門，更要適當(dāng)加大管理投入，及時(shí)配備相應(yīng)的人才與設(shè)施，促使檔案管理水平走上一個(gè)新的高度。

參考文獻(xiàn)：

郭冰.信息時(shí)代檔案管理存在的安全問題與對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2008（4）.

（作者單位 吉林省梨樹縣救助管理站）

編輯 代敏麗