淺談退耕還林工程檔案管理

張文娥　卜濤　邸俊鵬

摘 要：退耕還林工程檔案是全面準確記載退耕還林活動、真實反映退耕還林行為的有效手段，記錄了工程實施前后的動態變化，是工程建設情況在文字圖表上的真實反映，是進行工程檢查驗收和政策兌現的重要依據。

關鍵詞：退耕還林工程；檔案管理；建議；對策

退耕還林工程是黨中央、國務院著眼于經濟與社會可持續發展做出的全局性重大決策。該工程是一項龐大的系統工程，涉及面廣、政策性強且兌現時限長、群眾參與程度高。城固縣自1999年開展退耕還林工程以來，截至2013年冬季，共實施退耕還林工程造林25.83萬畝，其中退耕地還林8.5萬畝，配套荒山造林14.23萬畝，封山育林3.1萬畝，工程涉及全縣18個鎮，193個行政村，農戶12486戶。這項工程操作繁雜，在日常管理中產生了大量的檔案資料，做好、管好、用好檔案資料，使它為工程管理有效服務，成為進一步提高退耕還林工程建設質量，保證工程順利有序實施的基本保證。

1 退耕還林檔案管理的意義

1.1退耕還林工程檔案為不斷完善退耕還林工程管理提供科學參考

退耕還林檔案真實地反映了退耕還林工程實施的全過程以及實施過程中出現的新情況、新問題，實施過程中形成的檔案可為政府政策決策部門不斷補充、調整、完善相關法律法規提供更加科學、更加詳實的基礎資料，使政策執行更具可行性和操作性。

1.2退耕還林工程檔案為政策兌現提供直接依據

退耕還林工程是一項惠民工程，退耕還林檢查驗收是為農戶開展政策兌現的唯一依據，同時是鞏固退耕還林成果的一項重要措施。退耕還林檢查驗收形成的檔案資料成為工程質量的直接反映，完整、真實的檔案資料也成為反映工程連續性、長期性、階段性的最重要依賴載體。退耕還林工程檔案資料的健全，使工程各個程序環環相扣、緊密銜接，有利于促進工程有序、良性開展。

1.3退耕還林工程檔案能夠真實反映農村廉政建設成效

退耕還林工程實施過程中的造林設計、檢查驗收、政策兌現、錢糧發放等程序都要求鎮、村、組進行公示，種苗供應環節要求資金實行專戶儲存、專帳管理、單獨核算、專款專用，我縣工程用苗全部實行政府統一招標、采購，做好檔案管理，把農村廉政建設貫徹到工程實施的全過程，有利于使這項惠民工程在實施過程中做到公平、公開、透明，使退耕還林工程真正政策明晰、民心歡暢。

2 退耕還林工程檔案管理的內容

退耕還林工程檔案是指在退耕還林活動中直接形成的、具有保存利用價值的各種形式和載體（包括圖、表、卡、冊、聲、像、計算機存儲介質等）的原始記錄。有文書檔案、技術檔案、財會檔案、資料檔案、音像檔案和實物檔案等。

2.1文書檔案 主要指國家有關退耕還林工程方針、政策、法規、各級下達任務計劃的文件、各級黨政領導講話、工作總結、業務培訓、案件查處等材料。

2.2技術檔案 主要指工程規劃設計、種苗供應、施工作業、檢查驗收、政策兌現、工程管理。

2.3財會檔案 主要指退耕還林工程開展過程中形成的會計憑證和賬簿。

2.4資料檔案 主要指退耕還林工程政策法規、專業資料以及與工程相關的有關資料。

2.5音像資料 主要指工程實施過程中形成的錄音、錄像、照片以及磁帶、光碟等。

2.6實物檔案 主要指工程實施過程中產生的錦旗、獎牌和印章等。

3 退耕還林工程檔案管理存在問題

3.1對檔案管理工作重視程度不夠高

隨著退耕還林工程的不斷深入開展，退耕還林檔案越來越被重視，但仍有單位不注重日常原始檔案的收集與整理歸檔，認為檔案管理就是文書資料的收集和堆積，造成用時忙亂。在單位檔案的借閱制度執行中有松動現象，致使檔案不能保證真實、完整。

3.2缺乏專業檔案管理人員

由于專業管理人員嚴重匱乏，非專業、兼職居多，加之各單位之間人才流動，使退耕還林工程檔案日常維護成為難題，單位人員變動，工作移交不規范容易造成檔案混亂甚至丟失，這都給整個檔案管理工作帶來不便甚至不可彌補的損失。

3.3缺乏鄉鎮退耕還林工程檔案工作的建立

就我縣而言，全縣53.6萬人口，原有24個鄉鎮，隨著2002年、2006年兩次合并鄉鎮后，現有18個建制鎮，全部涉及有退耕還林工程實施。在1999年開始實施退耕還林工程以來，全縣各鎮均已產生大量的退耕還林工程檔案資料，但目前建有獨立退耕還林工程檔案的鎮僅有三個，大部分鎮沒有自己的退耕還林工程檔案資料，一旦需要查閱檔案只有到縣退耕辦，使縣退耕辦檔案管理工作任務量大且十分繁瑣。

4 退耕還林工程檔案管理工作的建議及對策

4.1強化檔案管理人員的業務培訓、教育，提高管理人員素質

檔案管理不是文書材料的簡單堆積工作，它更是一項系統的、專業的工作，尤其是退耕還林工程檔案中檢查驗收資料的保存更關系到千萬戶林農政策兌現的落實、林地、林木確權發證檔案也是處理林權糾紛的有力依據。日常檔案管理工作中應該不斷加強人員培訓教育，增強管理人員的工作責任感，養成良好的職業道德，嚴謹務實的工作態度，牢固樹立“無檔則亂”的檔案管理思想，同時還應學會必要的檔案管理業務技能，熟練掌握檔案工作的方法和規律，并且在熟悉檔案管理的基礎上進一步加強計算機運用能力的提高，逐步實現檔案管理由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。

4.2加強檔案管理硬件建設，加快檔案管理標準化、規范化建設

退耕還林工程建設周期長，政策兌現時限長，群眾參與廣泛，工程建設必定會產生大量的檔案資料，并且隨著工程實施，每年仍然會有相當數量的資料增加，建立專門的退耕還林工程檔案室，并配備“十防”設施十分必要。對退耕還林工程建設檔案妥善保管，科學管理將成為衡量、評估退耕還林工程實施成果的有力依據。在檔案管理中要從一開始的文書資料收集審核抓起，將工程規劃、任務下達、設計批復、設計變更、種苗供應、檢查驗收、政策兌現等分類歸檔、裝訂。爭取使初始文書標準化、規范化，并制定檔案的立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序。編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案查閱提供必要的檢索工具。

4.3及時將鞏固退耕還林成果項目資料納入退耕還林工程檔案管理

自國務院2007年下發25號文件，決定完善退耕還林政策，開展鞏固退耕還林成果項目以來，我縣已相繼開展了生態移民、口糧田建設、能源建設、補植補造、后續產業發展和退耕農民就業創業技能培訓等項目。其中補植補造、后續產業發展和退耕農民就業技能培訓項目由林業部門負責開展，近年來已完成補植補造4.85萬畝，核桃栽植3.77萬畝，連片木本中藥材種植0.4萬畝，林下種植天麻31萬窩，開展農民技能培訓65次，培訓農民2萬余人次。這些工作開展形成的資料也應納入退耕還林工程檔案管理中，使退耕還林工程檔案不斷充實，更加完善，更能真實反映該工程實施全過程的各個細節。

4.4完善檔案管理的相關制度，加強檔案的日常管理

建立《退耕還林工程檔案管理制度》，明確檔案管理人員的工作職責。特別要規范檔案的借閱制度，單位內部借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還，歸還時，檔案管理人員必須當面清點檔案冊數頁數，之后再入庫。非單位人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，經本單位主管同意后方可借閱，并限定借閱、歸還時限。盡早完善鄉鎮林業站退耕還林檔案，保持檔案管理人員的相對穩定。對確需人員變動的，要做好檔案移交、承接。

5 結束語

退耕還林工程是一項龐大的系統性工程，退耕還林工程檔案正是見證這一工程實施過程的真實反映，也是工程建設水平高低的重要標志，建立系統、完整的退耕還林工程檔案，使檔案方便利用，能夠為工程建設服務是檔案管理工作的宗旨和目標。endprint