淺談提高電力企業辦公室文秘工作水平的途徑

劉艷 張寧

國網冀北大城縣供電有限公司 065900

摘要：隨著電力企業改革和形勢的發展，辦公室的工作任務日益加重，要求也越來越高。企業辦公室作為企業組織結構體系中一個十分重要的部門，既是企業的參謀部、指揮部，也是企業的綜合管理部門，在企業運轉過程中發揮著參謀助手、協調綜合、審核把關、運轉保障、督促檢查等多重職能。作為企業辦公室工作人員，要用心謀事、用心做事，做到參之有道、謀之有方。

一、電力企業秘書工作的重要性

1、是領導工作的鋪墊

秘書工作中很多事務都是為領導工作作鋪墊。如領導決策前秘書的信息收集處理工作、領導召開會議前，秘書的會前籌備，會中服務，會后整理工作。領導出差，秘書的出差事務準備工作、領導批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。秘書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領導工作的進程及其效率和效果。因此，秘書一定要準確把握領導工作目標，明確領導工作進程的環節，明確領導工作進程各環節的時間要求、任務內容與各相關方面的關系，以及要取得的階段性效果等。還要明確領導在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準備，并且要加強與領導的溝通。

2、是領導工作的拓展和伸延

領導工作的拓展與伸延，具體表現在，領導作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領導決策內容用文字準確表達，制成文件，下發各單位；文件發布后，收集反饋，協助領導把握執行動態、反映及效果；領導召開的會議結束后，秘書要做會議文件的立卷歸檔工作，會后的落實、催辦工作；領導出差以后，秘書要整理領導帶回的有關材料，辦理后續事務等。對領導工作拓展伸延，要以保證取得領導工作的預期效果為目標，嚴格按照要求辦事，在注重整體連續性和承繼性的同時，注重適變和應變，使工作落在實處，產生實效。

二、當前電力辦公室文秘工作存在的問題

1、缺乏解決問題的能力

針對辦公室集文秘、服務、企業文化、接待等綜合職責，文秘人員經常沉浸于紛繁復雜的事務中，沒有把握住工作重點，有時統籌協調、解決問題的能力不高，以至于出現上下溝通不夠，協調不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。

2、文秘人員的綜合素質較低

由于電力企業的工作要求越來越高，辦公室文秘人員現有的專業知識已遠遠不能適應新形勢下對文秘人員的要求。許多文秘人員專業知識欠缺，現在的文秘人員基本是半路出身，沒有系統學過文秘專業知識，不能滿足工作的需要。另外，文秘人員的知識更新過慢，思路不寬。辦公室人員外出學習培訓機會少，視野不開闊，工作思路不寬，知識更新慢，無論是辦文、辦會、辦事都與領導的要求還有差距。

3、文秘人員工作負擔重

目前，電力企業主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時候出現頭痛醫頭腳痛醫腳，顧此失彼的現象。雖然還要經常加班，但效率不高、質量不好、領導不滿意，嚴重影響了辦公室工作的開展。

4、缺乏敬業精神

對應了解和掌握的辦公常識和業務技能，只知大概，不能精益求精，領導吩咐的工作，只滿足于過得去的完成，不求過得硬，不能積極提高成效。從而忙于現狀不求創新、安于現狀不愿 創新，導致了辦公室工作的惰性、無計劃性和延后性，使辦公室工作常處于被動應付位置。

5、深層次服務不夠

由于辦公室工作的綜合性、復雜性較強，辦公人員多忙于事務性工作，對于信息、督察、調劑等繁瑣的工作做得還不深刻，不扎實，以致于不能全面的為領導提供深層次服務，對提出的意見和建議不能恰到 好處的謀在點子上，謀在關鍵處，不能充分發揮參謀助手的作用。

三、加強辦公室文秘人員工作的對策

1、提高文秘人員綜合素質

工作方式的創新來源于勤奮學習、善于學習。我們要緊緊圍繞企業生產經營和發展的中心，按照“超前謀劃、提前落實、注重細節、保證質量”的要求，進一步加強對集團公司和油田重要政策、法律法規、業務知識等方面的學習，提高思想認識和政治敏銳性，學會從政治的角度來辯證地分析問題和解決問題。“吸眾家之長，補一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點來勤學苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”。另外，要加強文秘人員的培訓。辦公室文秘人員由于工作性質的關系，相對于其他業務部門來說培訓機會較少，文秘人員現有的知識很難滿足工作的需要。因此，要著力加強辦公室人員的“三基本”建設培訓，即：基本思路訓練、基本能力培養、基本素質教育，進一步提高文秘人員的思維能力、履職能力、執行能力，做到履職有思路、辦事懂規則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節奏”上超前，在“精實”上下功夫，在“創新”中出思路，在“優質”上提水平，促進企業又好又快發展。

2、理清思路，做好本職工作

辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。我們要分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時，還要善于思考，別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調動各方面積極性，不斷摸索工作規律，防止埋于事務堆中，而無時間抓信息宣傳工作和調研工作。尤其是在遇到工作任務多的情況下，一定要冷靜思考，按工作的輕重緩急來依次處理。

3、抓住重點，做好辦公室服務工作

辦公室文秘人員的工作重點主要是辦文、搞好信息宣傳。首先，要會議未開，文秘先行。文秘人員在起草領導講話稿前，必須要領會領導的意圖，認真思考，精心構思，閱讀相關資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報送、重要事項督辦、重要會議和重大活動籌辦，確保萬無一失。其次，做好文件的上傳下達工作。要在嚴格做好公文處理及發文審核工作的同時，努力做好文件的上傳下達工作，尤其是一些重要文件的上傳下達工作，防止因錯誤領悟領導意圖，錯傳錯發文件。最后，積極主動，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業工作動態，交流工作情況，展示工作成果，為上級領導科學決策提供有效服務的媒介和載體。信息的基本報送原則就是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結合。所以，在報送信息的時候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領導注意。

4、注重細節，加強溝通

“細節決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中我們要按照“超前謀劃、系統落實、注重細節、保證質量”的工作方針，堅持“嚴、細、快、實”的工作作風，低調做人、潛心做事、謙虛謹慎，以更加認真、更加負責的態度，強化大局意識，積極思考，投入100%的精力，一絲不茍；同時要正確認識和對待組織、自己和他人，以實際行為來感染和帶動其他同事，這樣才能真正協調好各部門的關系，有利于各項工作的開展。

結語

文秘人員是聯系企業領導和基層工作最為重要的紐帶，是企業領導的左肩右膀，文秘崗位在辦公室以及整個企業的工作中一直都占據著十分重要的地位。新的歷史時期，知識經濟不斷發展，這對于文秘工作提出了更高的要求。只有提高電力企業文秘的工作能力，才能更好的發展電力企業。

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