企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)模式探討

張璐

【文章摘要】

企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理工作中重要的一部分，在檔案管理工作中業(yè)務(wù)人員技術(shù)水平以及專業(yè)素養(yǎng)關(guān)系到檔案管理工作能否順利開展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要對檔案管理工作充分重視，對于工作中出現(xiàn)的問題要及時修正，克服效率低、檔案泄密、丟失等問題的出現(xiàn)，因此對于當(dāng)前出現(xiàn)的問題就要采取有效的措施提升企業(yè)檔案管理的機(jī)制和技術(shù)水平，加強(qiáng)人員的職業(yè)素質(zhì)，建立并完善電子檔案中心，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，充分整合檔案資源，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理水平的提升，讓企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與管理水平同步提升。

【關(guān)鍵詞】

企業(yè)檔案管理；團(tuán)隊；創(chuàng)新；服務(wù)模式

1 企業(yè)檔案團(tuán)隊的管理及檔案管理的創(chuàng)新

1.1建立檔案管理小組

企業(yè)要做到創(chuàng)新檔案管理工作首先要做到的及時建立一個配合得當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊，因為在企業(yè)中任何一項工作都不是人能獨(dú)立完成的，只有借助團(tuán)隊的力量，才能將工作做完善，對于企業(yè)龐雜的檔案管理來說更是如此，單純依靠檔案主管的力量是不能做好整個工作的，因此專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊對于企業(yè)來說至關(guān)重要，它能幫助企業(yè)檔案有效地組織和落實(shí)，檔案小組能有效監(jiān)督檔案管理工作。在收集檔案的過程中，要確保檔案小組責(zé)任的落實(shí)，讓每一個成員都能發(fā)揮自身的作用，合理分工，并在組長的帶領(lǐng)下有序的開展工作，在收集檔案資料并整理記錄后，將資料遞交到檔案室，還要記錄好交接檔案的情況。

1.2提升管理人員素養(yǎng)

在企業(yè)的檔案管理小組中，主管要不斷參加專業(yè)學(xué)習(xí)活動，完善自身業(yè)務(wù)水平和管理水平，同時要對企業(yè)中負(fù)責(zé)和參與管理檔案的人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)不僅包括到崗之前的培訓(xùn)，還包括在崗人員的定期培訓(xùn)，幫助工作人員提升職業(yè)素養(yǎng)，提升檔案管理的創(chuàng)新工作，另外，管理人員還要在實(shí)際工作中結(jié)合企業(yè)信息化發(fā)展趨勢，提升信息技術(shù)的應(yīng)用能力，培養(yǎng)管理人員對于信息技術(shù)的適應(yīng)性，讓他們成為適合企業(yè)需要的全方位人才。

1.3創(chuàng)新管理理念和方式

一個企業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新意識，檔案管理團(tuán)隊只有具備充分的創(chuàng)新觀念，才能真正促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的完善和發(fā)展，對于檔案管理小組中的主管來說，要完善檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和管理機(jī)制，同時應(yīng)指導(dǎo)各檔案小組的工作人員拓寬工作思路，樹立現(xiàn)代化的管理意識，堅持“走出去”的工作作風(fēng)，真正將創(chuàng)新的思想融入到檔案管理工作中去，并且將信息化管理方式融入到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的方式。在整個管理過程中，要本著“以人為本”的管理理念，以先進(jìn)的工作理念指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案利用率最大化，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

1.4 完善企業(yè)規(guī)章制度

企業(yè)要做好檔案管理工作除了要設(shè)立檔案管理小組，具有創(chuàng)新理念外，還要建立完善的企業(yè)規(guī)章制度，保證企業(yè)檔案管理工作有規(guī)章可循，對于不同的檔案要采用不同的歸檔方式，確保檔案能準(zhǔn)確、完整的保留。在進(jìn)行檔案移交歸檔時，負(fù)責(zé)人要與被移交人對資料進(jìn)行審核和記錄，特別是企業(yè)基建檔案和企業(yè)重要數(shù)據(jù)的資料，要做好詳細(xì)的記錄登記和資料歸檔工作，嚴(yán)格按照歸檔范圍以及歸檔要求經(jīng)雙方確認(rèn)后簽字，完成移交手續(xù)。這樣才能嚴(yán)格保證檔案資料的真實(shí)以及完整性，促進(jìn)企業(yè)文化的發(fā)展。

1.5 加強(qiáng)企業(yè)會計檔案的管理

企業(yè)會計檔案室對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的數(shù)據(jù)記錄，因此要想提升企業(yè)的管理水平，保存和管理好會計檔案對于科學(xué)發(fā)展來說非常重要，檔案管理部門要完整保存檔案以備審計部門審查，企業(yè)完善的會計資料對于會計師事務(wù)所審計核算有關(guān)鍵作用，企業(yè)必須嚴(yán)格遵守國家的政策方針，對企業(yè)財務(wù)預(yù)算、決算的真實(shí)性負(fù)責(zé)。企業(yè)的會計檔案對于提供企業(yè)真實(shí)的資金及經(jīng)營情況有著重要作用，也是打擊經(jīng)濟(jì)犯罪的必要手段。

1.6 完善聲像檔案管理

聲像檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的記錄有著重要的作用。要確保設(shè)備要與時代主流相吻合，要與工作人員的水平相適應(yīng)，要充分發(fā)揮聲像檔案管理工作者的價值，要把設(shè)備、人員與企業(yè)的日常公共活動有效的搭配在一起，要使資料處理、收集、保管的人緊密配合。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視聲像檔案管理的服務(wù)工作，不能以公謀私，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況配備聲像設(shè)備，讓企業(yè)的發(fā)展符合市場的發(fā)展需求。

1.7 借助信息技術(shù)

檔案主管應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)各檔案管理小組利用先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立統(tǒng)一的檔案平臺系統(tǒng)，通過創(chuàng)新對檔案資料及信息資源進(jìn)行有限整合及管理。使檔案管理的各部門對檔案進(jìn)行收集、加工及利用環(huán)節(jié)中都盡可能借助先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行有效管理，使用計算機(jī)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行保存、分類及傳輸，以使檔案的信息資源的管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、智能化。

2 企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新

2.1 在信息化平臺上進(jìn)行創(chuàng)新

在WEB平臺的基礎(chǔ)上，建立完善的檔案管理服務(wù)模式，以對企業(yè)的檔案工作進(jìn)行全面開發(fā)與利用。使各小組的檔案服務(wù)向多元化發(fā)展，即根據(jù)企業(yè)的具體情況及市場需求，并利用信息化方法對傳統(tǒng)檔案的服務(wù)方式進(jìn)行不斷優(yōu)化及創(chuàng)新，通過對檔案的宣傳內(nèi)容、方式進(jìn)行適當(dāng)改變，以企業(yè)檔案的服務(wù)功能不斷完善。

2.2 完善檔案管理目錄，實(shí)現(xiàn)資源共享

要實(shí)現(xiàn)檔案的資源互補(bǔ)，就要對企業(yè)的檔案資料進(jìn)行充分利用，并通過先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行互補(bǔ)與共享，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)，讓企業(yè)檔案資源能充分得到利用。另外，還要保證合同檔案會計檔案、人事檔案、文書檔案等各小組的檔案管理朝專業(yè)化、系統(tǒng)化、特色化方面發(fā)展，以在最大程度上為企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案對于企業(yè)來說是十分重要的資料，不僅關(guān)系到企業(yè)的建立發(fā)展，還記錄了企業(yè)的經(jīng)營管理水平，因此保存好檔案對于企業(yè)來說至關(guān)重要。而在如今信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷更新檔案管理管理理念、規(guī)章制度、方式方法，改善傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式，本文對于當(dāng)前企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新方式展開了分析，希望能為企業(yè)檔案管理工作提供新的方向。

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