淺析供電企業檔案管理

黃賽男

【摘要】供電企業檔案是電力企業工作管理全過程的真實反映，是可以利用的寶貴資源。隨著社會的不斷發展進步，電力檔案管理人員應該全面加強對電力檔案的收集、整理以及開發利用，增強自身能力素質，提高信息化管理水平，充分發揮電力檔案的寶貴價值，以求真務實的工作作風，一點一滴做起，與進俱進，為本單位乃至整個電力行業提高優質的服務。筆者結合多年工作實踐，對電力檔案管理工作認知，總結一些粗淺見解，以供借鑒參考。

【關鍵詞】檔案管理；機制；業務素質

前 言

電力企業檔案是電力企業工作全過程的真實歷史記錄和反映，是電力工程建設和竣工驗收的必備條件，更是投產后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據。電力檔案作為電力科技的詳細資料，對整個電力的運營和維護都有著重要的現實意義，如果電力檔案科學、規范、詳細、信息化程度高，就會對今后的電力運營與維護起到很好的促進作用，反之，則會給這些工作帶來很大的麻煩，造成不必要的損失。因此，做好電力檔案管理工作是十分重要而有意義的事，必須加以重視。

一、要提高對檔案工作重要性的認識

首先，企業的領導者和決策者要重視檔案工作，充分認識到企業檔案對企業的生產經營提供重要的信息資源作用，讓企業領導者更好地了解過去、把握現在、預見未來。企業檔案充分體現了它的特殊的、不可替代的特性。所有企業領導要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃中，列入領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。其次，領導重視了檔案，我們檔案工作者首先就要根據電力系統檔案工作的特點，認真執行上級電力部門的各項檔案管理規章制度，并結合自身實際情況制定和完善檔案工作的各項實施措施。使我們的檔案工作做到有章可循，有制可依，工作標準化和規范化。再次，要加強檔案法制的建設。檔案法制建設是檔案管理的重要內容，是發展檔案事業的重要保障。要讓單位全體領導和員工認真學習和貫徹國家《檔案法》，以增強他們的檔案法律意識和檔案法制觀念，明確檔案法規定每個公民應盡的義務和應享受的權利，懂得檔案法的基本條款，從而讓企業檔案工作在法治進程中沿著健康有序，有條不紊地方向不斷前進。

二、制定有效的檔案管理工作機制

檔案管理并不是單純檔案室的工作或者是檔案員的業務，而是整個企業和全體員工的事。它客觀真實地記錄著電力干部員工的德能軌跡和創業歷史，它是企業政務及管理重要的信息支持系統，與企業發展息息相關，與每名員工密切相聯，全體員工應該共同加強檔案工作，才能促進企業發展，保持企業穩定。因此，電力系統要按照檔案管理要求，制定好切合實際的檔案工作目標和措施，把檔案工作納入系統有序的管理軌道，建立企業領導重視，所有部室參與，專職人員負責的檔案管理領導機構，形成專兼職配合，部室和檔案室貫通，上下聯系，左右協調，縱橫結合的檔案工作網絡。同時，要加強教育培訓，組織網絡人員系統地學習《檔案法》《新世紀檔案管理與建設》《檔案微機化管理及其應用》、《規范化管理》等檔案專業知識，增強他們對檔案工作重要性的認識，提高資料管理水平。要建立健全電力檔案收集歸檔、整理保管、利用服務等各項規章制度，把檔案的建、管、用列入企業綜合目標管理的重要內容，作為和諧企業建設、行風建設、誠信服務和電力政務管理的一項重要任務，上下參與，齊抓共管，實現與重點工作同部署、同要求、同檢查、同考核、同獎懲。

三、提高檔案工作者的業務素質

檔案工作是一項專業性很強的企業基礎工作，檔案人員政治、業務素質的提高，是保證檔案工作順利進行的根本保障，也是檔案管理水平得以提高的重要條件。所以檔案人員應具有較高的、相應的專業知識，即不僅學習掌握檔案學理論知識，還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術。對電力企業的檔案工作人員，企業應該經常把他們送出去培訓專業知識，同時也培訓相關的計算機以及企業管理知識，讓他們既懂檔案業務知識，又知道企業管理知識，更明白如

何運用計算機去管理檔案。當然，電力企業檔案工作者也應主動努力提高自身的業務素質和修養，積極主動去學習專業知識。同時也要利用業余時間去學習相關的專業知識，譬如：電力系統專業知識、文史知識、社會學、情報學、傳播學、計算機基礎知識及現代化設備的操作技術等，完善自己的知識結構體系，切實提高自身的整體素質和綜合能力，做到電力企業檔案分類、歸檔準確、規范、標準，同時對于檔案信息的開發和編研起到促進和推波助瀾的作用。

四、配備必要的檔案設備設施

檔案改革的軟件具備了，它的硬件一樣是必不可少的條件，那就是檔案的基礎設施。檔案現代化管理體制自然要配以現代化的設施?，F代社會是網絡信息化的時代，人們都借助網絡信息了解事物和解決問題。檔案管理工作也就必然要借助網絡向人們傳遞它的訊息，提供它的利用價值。從而原始的傳統的人工的檔案工作方式、方法已經限制了檔案工作的發展，使檔案工作變得死氣沉沉，嚴重阻礙了電力企業的向前發展。取而代之的是計算機技術在檔案管理工作中的廣泛運用，因而企業就要為檔案工作開發或購買必要的檔案管理軟件，改造或新建檔案庫房，將鐵柜換成現代化的密集架，購置現代化管理所需的計算機、復印機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機、數碼相機和數碼攝像機、光盤庫等。

五、采取有效措施，搞好檔案利用

在檔案信息利用時，嚴把檔案利用審查關，既要保證檔案信息實體不丟失、不損壞，又要保證檔案信息內容不失密、不泄密。

㈠對紙質檔案的控制檔案人員在借出和接收歸還紙質檔案時，要嚴格履行借閱手續，交接手續要清楚；檔案文件在沒有入庫前要進行妥善保管；非檔案人員不允許進入檔案庫房；對外提供借閱，由主管領導審批后方可辦理手續；利用者未經檔案人員允許，不準私自抄錄、復印等。

㈡對電子檔案的控制維護電子檔案安全，是要確保檔案信息內容的完整性、保密性、可用性，利用過程中，必須采取各種措施進行控制。一是對網絡系統的控制，電力企業現在辦公普遍使用的是協同辦公系統，在工作中要實行內部局域網和一切外網的物理隔離，不能和Internet 交叉使用，確保檔案信息網絡傳輸的安全；登陸協同辦公檔案管理系統，要設置密碼；非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質；二是計算機要裝上“防火墻”防病毒軟件，并注重及時更新；三是檔案管理人員應根據電子檔案密級程度，確定借閱范圍，并要及時跟蹤催還；四是電子檔案庫房環境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定。

結 語

總之，電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應21世紀的時代要求，樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時代理念；全面加強對電力檔案的收集、整理、保護、開發與利用，不但要為電力事業的今后發展留下寶貴的檔案資料，還要增強自身素質，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發揮檔案這一無形資產的寶貴價值，積極為本單位乃至整個電力行業提供多渠道、全方位、高效率的優質服務，為我國電力事業的發展做出應有的貢獻。

參考文獻：

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[2]李霞.新時期電力企業檔案管理的新思維[J].浙江檔案.2006.

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