論信息化在企業發展中的黃金介入點

張周濤

摘要：計算機的出現，及其的飛速發展，為人類的工作、生活、學習帶來的革命性的改變。隨之人類不斷的學術研究、技術完善，計算機信息技術在各領域、各行業廣泛應用，毋庸置疑我們已經進入了信息時代，網絡時代，由此對我們的企業同樣需要順應潮流的發展，才能在復雜的市場環境中生存發展，因此企業的信息化建設刻不容緩。但在信息爆炸的時代，我們同樣需要理智的去應對一切，任何盲目行動都會帶來嚴重的負面影響，因此信息化在企業的發展中如何找到自己的切入點，如何針對企業自身情況量身定制，是我們在信息化建設中必須考慮的問題。

關鍵詞：企業發展； 信息化； 信息技術； 管理軟件；

20世紀40年代第一臺計算機問世以后，信息技術給整個世界帶來了翻天覆地的變化，短短幾十年間就席卷全球。當信息技術在政治、經濟、文化、教育、科技、軍事等領域得到越來越廣泛的應用時，人類社會也逐漸從工業時代進入信息化時代。在企業管理領域，時代的變遷使得曾在工業時代創造輝煌業績的管理方式如明日黃花，管理方式不斷創新的同時，也推動著管理軟件的發展，在信息技術廣泛普及的今天，管理軟件在企業發展中起著越來越關鍵的作用。

首先，讓我們看一個本土企業的案例。1984年，中科院11名研究人員投資20萬元成立了聯想公司。我們都知道財務管理是現代企業管理的核心，因此企業初期，財務人員進行嚴格的手工財務核算工作，隨著企業的擴張，財務部每年都要增加50%的人手，面對國內外的競爭壓力，聯想必需把自身從繁重的重復勞動中解放出來，將財務基礎工作全面轉向互聯網。

在這個環境下，2001年，經過流程再造，聯想實現了網上報銷。網上報銷系統利用信息系統將財務的票據流、信息流和資金流分開，將業務和財務人員從繁瑣的報銷流程中解脫出來。系統投入使用后，財務人員的工作量減少了30%，勞動生產率提高了2%，前臺的財務人員減少，使得大家可以多做分析工作，提高了工作積極性，大大提高了企業整體的工作效率。

聯想是一個科技公司，以信息技術來提高工作效率本就是科技公司的強項，而對傳統行業而言，是不是也能復制這樣的成功呢？20世紀的兩個零售業巨頭凱馬特和沃爾瑪的故事告訴我們：在傳統行業，IT與管理創新的有機結合也能成為企業以弱勝強的利器。

凱馬特和沃爾瑪是20世紀的兩個傳統零售巨頭，在信息技術革命帶來的挑戰面前，兩個企業采取了不同的措施，從而導致了不同的結局。80年代以前，凱馬特是零售巨頭，沃爾瑪是小零售商；而到了2002年，凱馬特申請破產，沃爾瑪如日中天，成為世界500強之首。為什么在短短的幾年間兩家企業會有如此不同的結局呢？當然企業在競爭中決定成敗的因素是復雜多樣的，因此我們單從信息技術這個側面來分析一下。當信息技術革命到來時，給企業發展帶來了前所未有的機遇，沃爾瑪正是看到了信息技術的力量，不斷加強了信息化的投資。1969年，沃爾瑪在分銷中心和各分店間運用軟件管理，用實時存貨管理系統進行庫存控制。1983年，整個連鎖店一改傳統的銷售模式，全部都用上了條形碼掃描系統。1985年，安裝了公司專用的衛星通訊系統，用于總部和分店間的雙向數據傳輸。1090年，沃爾瑪的電子數據交換系統投入運行，該系統又稱無紙貿易系統，從集中采購發出采購指令到最終向分店的裝運清單，能準確把握產品的具體情況。而對手凱馬特雖然也在投入，但不論從投入時間還是投入規模都大大滯后于沃爾瑪，沃爾瑪利用信息技術和管理的融合，在零售這個傳統行業領域，獲得了持續增長的基礎。

從以上例子可以看出，管理軟件運用得當，可以顯著提升工作效率，使企業在激烈競爭中處于優勢地位，企業變革的核心是管理的變革，而信息技術恰恰給管理的變革帶來了前所未有的機遇。然而，在機遇面前，有成功的經驗，也有失敗的教訓，管理軟件運用不當，也會給企業帶來嚴重的負面影響。

山東省某企業，為了順應信息化的潮流，在資金緊張的情況下，把信息化當作救命稻草，籌資購置服務器和網絡設備，引進了一套成熟的辦公軟件，以求實現無紙化辦公，提高企業工作效率。購置的網絡辦公軟件很快安裝到位，其功能十分強大。但也許是功能太豐富，在工作人員實際使用過程中暴露了兩個主要問題：一、不能充分體現企業本身的辦公特點；二、軟件操作方式上的繁瑣。同時，由于當時工作人員信息技能普遍匱乏，面對復雜的操作界面、拗口的技術術語，工作人員普遍表現出了抗拒情緒。“無紙辦公”推進嚴重受阻。在經過了一段時間痛苦的使用之后，高價購置的網絡辦公軟件被無可奈何地“束之高閣”，停止了使用。人們又開始延用傳統的辦公方式，最多依靠它發發電子郵件，傳遞信息。經過狂熱的信息化建設之后，員工開始質疑信息化的作用，管理層的信息化熱情也受到一定挫傷，更使企業原本就緊張的資金問題雪上加霜。如何有效發揮信息化的優勢，依托電子技術，為員工提供便利，從而更好地服務于客戶。是企業在危機下面臨的巨大挑戰。

由此可以看出，管理軟件推廣不利，會對企業造成嚴重的影響，甚至是毀滅性的打擊。誠然，信息化對企業管理的提升是顯著的，但一旦把握不住，其所造成的負面影響更是企業無法承受的。那么如何才能真正發揮信息化的優勢呢？我認為：重在分析形勢，規劃出信息化開展的最佳時間——黃金介入點。

如何找到信息化的黃金介入點呢？首先，行業的必要性分析。行業的特點決定著信息化和管理的融合程度，比如那些大量耗用紙質，在流程上頻繁傳遞單據的行業，可以用信息流代替單據的流動；人員比較多的密集型行業，往往人員的增加帶來了管理成本呈幾何數的增加，信息化可以大大限制管理成本的增長；業務邏輯性較強行業，復雜的業務邏輯很容易讓一個企業嚴重依賴某類專業相關人員，既增加了人力成本，又限制了業務的擴張，信息技術的使用很好得解決了這個問題。其次，企業的遠近業務量分析。業務量的大小決定著信息化所能發揮的作用大小。這里并不是單純的以業務量的絕對指數去衡量信息化的作用，而是立足現有業務，著眼未來發展，以業務量的未來趨勢分析介入時機，才能體會到信息化對業務的促進作用，否則滯后的信息化會不同程度得制約業務的增長。最后，要考慮成本因素。除了顯而易見的直接成本外，還要考慮兩個成本，一個是推廣成本，推廣成本容易被忽視，卻又不容忽視，因為這個既包含推廣花費，又包含廢除傳統模式所帶來的損耗。另一個是維護成本，這同樣是一個不容忽視的長期花費，企業在發展，業務在變化，因此信息化的投入是持續性的。

在介入點確定之后，介入的過程中企業需要注意二個問題：第一，推廣前一定要有試點。往往在管理軟件完成的過程中，會經過反復論證，經歷細心測試，但推廣后還會發現新的問題，這個問題也許不是管理軟件本事的問題，而是預期與現實的必然差距，這個差距是“問題”，更是提升完善的“空間”。第二，推廣后要及時跟進。推廣前有論證、有測試、有試點，但這都僅僅是針對于現有業務的，企業要發展，業務要變化，因此推廣后要及時聽取業務人員的使用反饋，不斷更新，以適應企業的需要。

信息化曾經是一個未知的機遇，當時的企業有的保守，有的勇于探索，而今天信息化不再是未知的機遇，它在企業發展過程中將起到關鍵性的作用，這已經是當下企業管理者所達成的共識，而介入點的選擇又是關鍵中的關鍵。古時，黃金分割點的發現，向人們揭示了造型設計更具美感的規律，而信息化在企業發展中的黃金介入點，有著異曲同工之妙！

參考文獻：

[1] 張瑞君[著] ，e時代財務管理

[2] 查理哈莫爾[著] ，沈葳[譯] ，沃爾瑪王朝